Gelen Telefon Görüşmelerinde Zamandan Nasıl Tasarruf Sağlanır - Telefon İpuçları

Gelen telefon görüşmeleri çok fazla zaman harcayabilir ve sizi diğer görevlerden uzaklaştırarak üretkenliğinizi ciddi olarak düşürebilir. Ancak, zaman yönetiminizi artıracak giden telefon görüşmelerinin işleme şekilleri olduğu gibi, telefonla konuşurken yaktığınız süreyi kısaltmak için gelen telefon çağrılarını işleme yöntemleri vardır - çağrılan kişiye kaba olmadan sen. Bu telefon cevaplama ipuçları yardımcı olacaktır.

Gelen Aramalar İçin Telefon İpuçları

1) Telefonunuzu uygun bir iş telefonu tebrikiyle cevaplayın.

Örneğin, telefona cevap verirken "Cypress Technologies, Susan konuşurken nasıl yardımcı olabilirim?" Gibi bir şey söylüyor. Bu yalnızca arayan kişiye bir işletmeye ulaştıklarını bilmelerini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda "Bu Cypress Teknolojileri mi?" Ve boşta chit sohbeti gibi keşif sorularına zaman kazandırarak soruyu cevaplamaya zorlar.

2) Konuşurken düşünün ve öncelik verin.

Çağrı şimdi en iyi işleme tabi tutuluyor mu yoksa daha sonra mı? İşletmelerin aldığı telefon görüşmelerinin birçoğu, kolayca cevaplanan hızlı sorulardır, örneğin "Ne kadar geç açıyorsunuz?" Gibi. Ancak diğerleri daha karmaşık ve zaman alıcı yanıtlar gerektirir. Durum buysa, arayan kişiye öyle söyleyin ve onu ne zaman görüşmek üzere geri çağırmanın uygun olacağını sorun.

3) Telefon görüşmelerini sürdürebilmek için ifade ve özetleme gibi teknikleri kullanın.

Telefondan sohbet etmek isteyen veya konuşmak istemeyen biriyle konuşuyorsanız, "Peki sizin söylediğiniz şey …" veya "Öyleyse anahtar noktalar … "veya" Is (özet eklemek) ne dürüst olduğunuzun özet bir özeti mi? " Sohbet etmeyi reddeden biri ile konuşkan olmak zor.

4) Siz ve arayan her hangi bir eylemde bulunmayı kabul ettiğinizin özetiyle her gelen telefon görüşmesini kapatma alışkanlığı kazanın.

Bu, çoğu durumda yalnızca birkaç saniye sürecek olsa da, hataları önleme ve tekrar kontrol etme gereği ile çok fazla zaman kazandırabilir. Örneğin, bir müşteriyle bir görüşme düzenlediğiniz bir konuşmadan sonra, "İyi.

" diyebilirsiniz. Sizinle ofisinde görüşürüz. ) Yarın saat 10.00'da, örnekleri bir araya getireceğiz. "

5) Bir telefon kulübesi bulundurun ve tüm telefonlarınızla aletler yazarken, görüşme sırasında ayrıntıları not edin.

Bu, yalnızca o anda iyi bir zaman yönetimi değil, konuşmaya odaklanmanıza yardımcı olur, ancak belirli bir sohbetin ayrıntılarını bulmanız ve / veya gözden geçirmeniz gerektiğinde daha sonra zaman yönetimine yardımcı olur.

6) Müşterilerinize ve müşterilerinize e-posta seçeneği verin.

Birçoğu, e-posta adresinizin ne olduğunu bildikleri takdirde, telefon etmek yerine sizinle iletişime geçmek için e-posta kullanacaktır.Şirketinizin e-posta adresinin kartvizitlerinizde ve web sitenizde varsa, bunlardan önemli olduğunu doğrulayın. E-posta adresiniz varsa, mevcut müşterilerinize ve müşterilerinize e-posta gönderin, e-posta seçeneğini belirtin ve iletişimi iyileştirmenin bir yolu olarak sunun.

7) Telefona cevap verme sürenizi yönetmek için teknolojiyi kullanın.

Asgari olarak, işletmenizin telesekretere ve telesekretere sahip olması gerekir. Bunları uygun işletme komutlarıyla kurun ve ofis dışındayken veya kesintisiz bir şey üzerinde çalışmanız gerektiğinde sizin için telefonu yanınıza almak için kullanın. Ardından, bu telefon mesajlarını her gün cevaplayacak zamanı planlayın.

Zaman yönetimi bakımından, telefon görüşmelerini bir araya getirerek değerli zaman kazanacaksınız.

8) Evden bir işle uğraşıyorsanız ayrı bir iş telefonu veya hattı alın.

Kendi "yalnızca işle ilgili" telesekreter ve / veya sesli posta ile ikinci bir "işyerinde" telefonunuz olması gerekir. Bu yalnızca daha profesyonel, aynı zamanda mesajları iletmek ve hangisinin işle alakalı olduğunu belirlemek için size zaman kazandıracaktır.

9) Bir kişinin telefona cevap vermesi her zaman en iyisidir.

Makine alması veya daha kötüsü olması için, otomatik İnteraktif Sesli Yanıt (IVR) sistemi gerçek bir kapanma olup, insanlar size mesaj bırakmaya ya da geri arama zahmetine girmediğinde size mal olur. Gelen telefon görüşmelerinin cevaplanması gün içinde çok fazla zaman alıyorsa, telefonu sizin için cevaplamak için bir resepsiyon görevlisi veya profesyonel bir telesekreter almayı düşünün.

Başka birine yaptırmanın maliyeti, üretkenliğinizin ve daha iyi satışların artmasıyla telafi edilemez.

10) Telefonunuz tarafından gönderilen sık sorulan soruların (ve cevapların) yazılı bir betiğini saklayın.

Telefonunuza cevap verirken cevap aramak zorunda kalmazsanız veya belirli bir talebi cevaplamayı düşünmüyorsanız, sizi ve çalışanlarınızı zamandan tasarruf ettirir.

Telefon İpuçları Özeti

Unutmayın, telefonun iş gününüzü düzenleyen müdahaleci değil, bir iş aracı olması gerekiyordu. Gelen telefon görüşmelerinizi bu zaman yönetimi ipuçlarına göre yönetmek, zamanınızı daha iyi yönetmenize, üretkenliğinizi iyileştirmenize ve telefonunuzu uygun yere geri koymanıza yardımcı olur - sizi işletmeden önce işletmenize yardımcı olur.