Etkinlik Sitenizi Özel Etkinlikler Öncesinde Hazırlamak İçin İpuçları

Tebrikler! Özel etkinliğiniz için etkinlik öncesi planınızı planladınız ve uyguladıysanız ve şimdi etkinliğin günü geldi.

Bu, her etkinlik planlayıcısının özel bir dikkat göstermesi gereken - her şeyi aksatmadan yürüttüğü etkinlik sahasını hazır hale getirme sürecinin kritik bir aşamasıdır.

Otopark

Web sitenizin özel etkinliklerinizin park yerini açıkça işaretlediğinden ve katılımcılara, tercih edilen girişler ve etkinliğinize en yakın alanlar da dahil olmak üzere kullanılabilir otoparkın net bir haritasına e-postayla gönderildiğinden emin olmanız gerekir kayıt masası.

Erişilebilir park alanlarının ayrıntılarını eklemeyi unutma.

İpucu: Erişilebilir park için özel olarak sınırlandırılmış bir otopark yoksa, girişinizi mümkün olduğunca kendi alanınıza yaratmanız iyi bir fikirdir. Gerekirse trafik konileri ve tehlike şeridi ile bunu yapabilirsiniz.

Otopark zorlanıyorsa, delegeleriniz için ayrıntılı talimatlar ekleyin ve park görevlilerinin bulunduğundan veya tabelayı temizlediğinizden emin olun.

Güvenlik

Şantiyede bir güvenlik ekibi kurmayı planlıyorsanız, görevlerinin tam olarak ne olduğunu ve ne yapmasını beklediğinizi bilmek önemlidir.

Onlara müdahale etmesi veya yönetmesi beklenen durumları ayrıntılarıyla anlatan yazılı bir talimat seti verdiğinizden emin olun. Örneğin, bir etkinlikte katılımcılara görünür güvenlik önemli bir "konfor faktörü" olabilir, ancak kötü yönetilen güvenlik ciddi geri tepebilir. Olumsuz bir izlenim yaratma riskini vermeyin - yalnızca saygın güvenlik şirketleriyle anlaşın ve referansları iyice kontrol ettiğinizden emin olun.

Kayıt

İlk izlenim sayısı. Etkinlik kayıt işleminizin etkinliği (veya aksi takdirde), katılımcılarınızın etkinlik deneyiminin geri kalanı için sesi ayarlar.

Kayıt işleminiz berbat olursa ve delegeleriniz zamanında ellerinde, bir cep telefonuyla el altında kalırsa, deneyimlerini meslektaşları ile paylaşacakları veya sosyal medyada olacağı gerçek bir tehlikenin var olduğunu unutmayın.

Olay planlamacılarının bu kritik aşamadaki işlemlerdeki olumsuz geribildirimleri hafifletmek için kullanabilecekleri bazı ipuçları:

• Etkinliğinize giden günlerde ön kayıt önerin. Bu basit fikir, etkinliğin yapıldığı gün baskının çoğunu alabilir.
• Kayıt ekibiniz, etkinliğinizi dışarıda bilmeli ve olası herhangi bir soruyu hızlı ve etkili bir şekilde cevaplamalıdır.
• Kayıt alanındaki içecek ve atıştırmalıkları sunun ve insanların çantaları keşfedebilmesi ve meslektaşlarının veya arkadaşlarının gelmesini bekleyebilmeleri için yeterli oturma ve masaların olduğundan emin olun.
• Delegelerinizin etkinlik deneyimini planlamaya başlamasını sağlamak için mobil etkinlik uygulamasını indirmek için talimatları görüntüleyin.

Sesli / Görsel

Sunum ekipmanı ihtiyaçlarını tam olarak karşılamış olduğunuzdan kesinlikle emin olmak için konuşmacı, sunum yapan ve sponsorlarla konuşun.

Slaytları kendi dizüstü bilgisayarlarından sunmayı planlıyorsanız, gereken tüm konektörlerin yerinde olduğundan emin olun. Bu sunuları elbette birkaç gün önceden gözden geçirmeliydiniz!

Ekibiniz

Herkesin hız verdiğinden emin olmak için etkinlik ekibinizle birlikte çalışın ve onlardan beklenen son dakika şüpheleri veya boşlukları yoktur.

İpucu: Etkinliği başarıya ulaştırmak için gereken her şeyin bir miktarını da içeren bu aşamada özel etkinlik için bir pre-con (konferans öncesi) çalıştırmak iyi bir fikirdir.

Bir Katılımcı gibi düşünün

Sonunda, katılımcılarınızın ayakkabılarını kullandığınızdan emin olun ve tüm olayı kendi bakış açısıyla değerlendirin.

Deneyiminizi olabildiğince pürüzsüz ve kesintisiz kılmak için her şeyi kapsamış mısınız? Potansiyel olarak kafa karıştırıcı veya kötü açıklanan herhangi bir şey var mı? Planlamanızda son dakika boşlukları var mı (buna hazır olun)?

Özel etkinlikleriniz ne boyutta olursa olsun, özel etkinliklerden önce etkinlik sitenizi hazırlamak için bu 6 ipucu, katılım, pazarlama ve ağ paylaşımında size yardımcı olabilir. Etkinliğinizi başarılı yapmak doğru plan ile başlar.