ŞIrketinizin Konuşmasını Heyecanlandırmak İçin İpuçları

Aylık veya periyodik şirket veya bölüm toplantısının planlayıcısı mısınız? Dikkatli değilseniz ölümcül olabilirler. Matkabı biliyorsun. İnsanlara şirket bilgileri vermek için bir sürü konuşma kafası hizalanıyor.

İnsanlar ilgileniyor, ancak en etkili toplantılar düşünce kışkırtan soru ve cevapları, görsel-işitsel materyalleri ve katılımı ile ilgi uyandırıyor. Bu ipuçları size başarı sağlıyor.

• Toplantılarınızı, sunularınızı ve eğitim oturumlarınızı bir buz kırıcı veya ısınma aktivitesi ile başlatın. Büyük bir toplantı ya da kısa bir toplantıda, buzkıran, insanların komşularıyla düşünme ve konuşma imkânı bulan tek bir soru olabilir. Örnek olarak, insanların ellerini kaldırmasına neden olan bir soru sorun. Buz kırıcının uzunluğu toplantınızın uzunluğuna bağlıdır, bu nedenle akıllıca planlayın.

• Sunum yöntemlerinizi çeşitlendirin. Her konuşmacı dinleyicilerle konuşursa, ilgilenen başkanların bile kısa sürede başını sallıyor. İnsanlardan küçük gruplarla konuşmalarını isteyin.
  Videolar, slaytlar ve PowerPoint sunumları ve resimleri gibi görsel-işitsel materyalleri kullanın. Yeni bir boyama işleminden bahsediyorsanız, boyalı kısımların öncesinde ve sonrasında çalışanlarınızı gösterin. Olumlu müşteri anketleri ve yorum kartları etrafında geçin.
• Seyirci katılımı ve heyecan için konuk konuşmacıları davet edin. Müşterileriniz işgücünüze ihtiyaçları ve kalite gereksinimleri hakkında çok şey söyleyecektir. Kâr amacı gütmeyen, derneklere ortak olan bir müşteri organizasyonu, bağış alan kuruluşlardan konuk konuşmacılara sahiptir. Çalışanlarınızın mali açıdan destek verdikleri organizasyonların konuşmacıları dinamittir.
• Diyalog kurmak için sorularınızı cesaretlendirin. İnsanlardan, toplantı öncesinde ve toplantı sırasında sorularını yazmalarını isteyin. Gittiğiniz her konuşmacının sorularına zaman tanıyın.
  Soruyu derhal ve doğru bir şekilde cevaplayamıyorsanız, doğru cevabınızı verince onlara geri döneceğiniz kişilere söyleyin. Sorular zaman aşarsa, konuyla ilgili bir toplantı planlayın.

• Sıklıkla gözden kaçırılan ama önemli, başarılı bir toplantı taktiği, her konuşmacıya sorduğu her soruyu yüksek sesle tekrarlamasını istemektir. Soruyu soran kişi konuşmacıların bu soruyu anlamasını biliyor. Toplantıya katılan diğer insanlar da soruyu duyabilir ve bildirebilir, yalnızca hoparlörün cevabından soruyu belki de yanlış bir şekilde çözemezler.
• Periyodik toplantılarınız için hedefler belirleyin. Şirketin işinin her yönünü bir saatlik bir toplantıda sunamazsınız. Bu nedenle, önemli, zamanında konularda karar verin ve toplantı saatlerini onlara harcayın. Katılımcıların çoğunluğunun çıkarlarını da göz önünde bulundurun.
  Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Business for Skype, Flowdock, e-posta ve Sohbet gibi programları içeren şirket bilgilerini iletişim kurmak için başka yöntemlerin olduğunu unutmayın. Stratejik şirket bilgilerinin iletişimi bir toplantıda yapılmak zorunda değildir.
• Gündemi dikkatli bir şekilde formüle edin. Katılımcıların çoğunluğunun ihtiyaçlarını ve çıkarlarını belirleyin. Katılımcıları iyi hissettiren iyi haberlerle başlayın.
  Her ay konuşmacıların düzenini gündeme göre değiştirin. Aynı şeylerden sıkılmalarını istemezsin. İnsanlar toplantı bitimini ayarlamamak veya nihai öğelerin daha az önemli olduğunu düşünmek için gerekli öğeleri gündeme dağıtın.
• Wall Street Journal'da birkaç yıl önce yayınlanan bir makale, ABD yöneticilerinin, iki şeyi doğru yaptıkları takdirde toplantılarda harcadıkları zamanın% 80'ini kurtaracağını belirtti. İlki her zaman bir gündem belirlemekti. İkincisi, zamanında başlayıp zamanında sona ermesiydi. Her bir konuşmacının konusunu kapatabilmesi için gereken süreyi ayarlamanız gerektiğini de ekleyeceğim. Onları zaman sınırlarına kadar bekletin - güzel.
• İnsanların toplantı içeriğine dikkat etmeleri için fiziksel ortamı düzenleyin. Kimse konuşmacılarınızın arkasında veya yanında oturmamalıdır. Tüm katılımcılar için koltuklar bulunduğundan ve not almak istiyorsanız, yazmak için bir yüzey bulunduğundan emin olun. Görsellerin görünür olduğundan ve insanların duyabileceklerinden emin olun. Bir mikrofon kullanmanız gerekebilir. İncelemek için odanın etrafına sahne veya örnekleri iletebilirsiniz.
• Bir toplantıda yiyeceklerin gücünü hafife almayın. Gıda atmosferi rahatlatır, insanları rahat ettirmeye yardımcı olur, insanlara pozitif enerji düzeyi sağlamaya yardımcı olur ve takımın dostluğunu geliştirir. Hizmet verdiğiniz yiyeceklerle grubunuzun farklı ihtiyaçlarını karşıladığınızdan emin olun. Örnek olarak, donutslara ek olarak meyve ve yoğurt da sunun. Düzenli franklarla vejetaryen ve koşer sosisli yemi.

Başarılı Bir Toplantı İçin Nelere İhtiyacınız Var:

• Konuşmacı standı veya masa
• Mikrofon
• Gündem
• Görsel Yardımcı

Toplantılarla İlgili Daha Fazla

• Etkili Bir Toplantı Gündemi Nasıl Geliştirilir > Toplantı Lideri: Roller ve Sorumluluklar
• Toplantı Tutanakları Nelerdir ve Bunları Kim Kayırabilir?
• Bir Takımın Amacı Nedir?