Yapılacaklar Listesi: Yönetim İpuçları

Yaptığımız tüm listeleri yaptık. Her nasılsa, yapılacaklar listenizdeki her şeyi gerçekleştirmek için gün içinde yeterli saat gibi görünmemiştir. İşe yarayan bir sistem var - ve sizin için de çalışabilir.

Liste Yeterli Değil

"Yapılacaklar Listesi" yapmak yeterli değil. Onları sıralamanız gerekir. Hangi görevlerin daha önemli olduğunu bilmelisin, böylece onlara odaklanabilirsiniz. O zaman bu öğelere kaynak ayırmanız, ilerlemenizi ölçmeniz ve başarılarınız için kendinizi ödüllendirmeniz gerekir.

Sıralaması

Yapmanız gereken şeyleri bir elektronik tabloda listeleyin, ancak kağıt üzerinde de yapabilirsiniz. Ayrıca bunları bilgisayarınıza veya akıllı telefonunuza koyabilir, takviminize yazabilir veya zaman yönetimi yazılımına girebilirsiniz.

İlk adım, yapmanız gereken her şeyi listelemektir. Ardından, önemli öğelere odaklanabilmeniz için onlara bir sıralama atayın. (Bkz. Pareto İlkesi - Bunun neden önemli olduğu konusunda tazeleme için 80-20 Kural.)

A, B, C sıralamasını kullanın. A-list, ayrılmadan önce bugün yapılması gereken şeyler. B-listesi, bugün yapılması gerekenler, ancak tamamlanması gerekenler. Sonunda, C listesi, yakında yapmanız gereken zamanı bulmanız gereken şeylerdir.

C-listesinde ve hatta B-listesinde olanların asla bitmeyecek halde olduğunu hemen hemen öğrenebilirsiniz. Birkaç yıl önce bir Operasyon Müdürü pozisyonunda, kendimi A listem ile giderek daha çok hayal kırıklığına uğradı buldum. Sadece her zaman olduğu gibi her gün bunu yapmamı değil, A listesi büyümeye devam etti.

O zaman, yapılacak işler listemi benim için çalışmak için ne yapmam gerektiğini anladım ve işe yarayan bir sistem geliştirdim.

Zaman Yönetimi

Önemli olanı bilmek yeterli değildi; A listesini neydi. Ayrıca, işlerin ne kadar süreceğini ve onlara ne kadar zaman ayırmam gerektiğini bilmeliydim. Yapılacak işler listemize her görevin tahmini süre ve birikmiş toplamla birlikte bitişik bir sütun ekleyen bir sütun ekledim.

Sonra basit bir zaman çalışması yaptım. Her görevimi yaparken yaptıklarımı ve başlangıç ​​ve bitiş saatlerini yazdım. Bütün bir gün boyunca takip ettim. Sonra birkaç hafta sonra farklı bir günde tekrar ettim. Hiçbir şekilde ayrıntılı bir anket değildi, ancak bana biraz fikir verdi. Operasyon Yöneticisi olarak, günlerimin büyük kısmı kesintilerle baş edildi - yaşanan olaylarla, ortaya çıkan krizlerle veya çözülmesi gereken sorunlarla uğraşıyor. Ortalama olarak bu kesintiler günde dört saat tüketiliyordu. Genellikle on saatlik bir gün çalıştğım için, bu beni yapılacaklar listemdeki şeyler için günde altı saat bıraktı.

Her gece, ofisten ayrılmadan önce yapılacak işler listesini güncellerim. Tamamladığım, yetkilendirilen veya derecelendirdiğim şeyleri silmek, ortaya çıkan yeni şeyleri eklemek, en önemli görevleri üst sıralara çıkarmak için öncelikleri yeniden düzenlemek ve her birine tahmini zaman ayıracağım.O zaman listeden altı saatlik işareti alıp bir çizgi çizdim. Bu benim ertesi gün için hedef oldu.

Kendinize Ödül

Çoğu zaman, bu çizgi A listemdeki bir yere düştü. Nadiren yere dip neredeyse bitmişti. Ancak, benim amacım buydu. Çizgiye basarsam veya geçirdim, üretken ve başarılı bir gün olmuş gibi eve döndüm.

Başıma gelemediğim şeyleri kendim alt üst etmek yerine, başarımı benim hedefimle tanıştığım veya dayadığımı kabul ettim. Ertesi gün her şeye yeniden başlamak ve yeni hedefe ulaşmak zorundaydım, ancak başarmak için zamanım olduğunu sürekli hayal kırıklığından ziyade önceki başarıyı geliştirme perspektifinden yaptım.

Bir Sisteme İhtiyacınız Var

Başarılı olabilmek için zamanınızı yönetmek için bir sistem geliştirmelisiniz, böylece sahip olduğunuz süre içinde daha çok şey yapabilesiniz. Yapılacaklar listenizdeki hedef hattınız daima üst sıraya yakınsa, patronunuz her gün listeden biraz daha aşağıya inebilecek bir başkasını aramaya başlayacaktır. Aşağıda, daha iyi bir zaman yönetimi işi yapmanıza yardımcı olacak birkaç kaynağa göz atın.

Bu Sayıyı Yönetin

Yapmanız gereken görevleri listeleyin. Sadece acil değil, önemli olanları önceliklendirin.

Her gün nelerin başaracağına dair bir plan yapın. Bu plan doğrultusunda çalışın. Hedeflediğinizde veya hedefinizi attığınızda kendinize ödül verin.

İşyerinde Zaman Yönetimi Hakkında Daha Fazla Bilgi

• Zaman Yönetimi Becerilerinizi Nasıl Geliştirin?
• Zamanınızı Yönetin ve Verimliliğinizi Artırın
• Gerçekten Çalışan Bir Zaman Yönetimi Sistemi