Etkili Çalışan Performansı İncelemeleri için 10 ipucu

Performans incelemelerini kuruluşunuzda başarılı bir şekilde nasıl yapabileceğinizle ilgili ipuçları ile ilgileniyor musunuz? Performans gözden geçirme yöntemleri ve yaklaşımları kuruluştan organizasyona farklılık gösterirken, bir çalışanın performansı hakkında nasıl konuşacağına dair evrensel ilkeler bulunmaktadır.

İster performans incelemesi, ister maaş ayarı toplantısı, ister bir performans iyileştirme planı (PIP) uygulanması olsun, bu ipuçları size toplantıda daha fazla emin bir şekilde yardımcı olacaktır.

Bu ipuçları, çalışanlarla yaptığınız günlük konuşmalarınızda geçerlidir. Ayrıca, iş hedeflerini ve performansı tartışmak için çalışanlarla yapılan periyodik ve resmi toplantılarda da kritik öneme sahiptirler. Bu on ipucu, performans değerlendirmelerini olumlu ve motive etmenize yardımcı olacaktır. Raporlama çalışanlarınızla etkileşim kurma yeteneğinizi -kırpmayın-artıracaklardır.

Performans İnceleme İpuçları

Çalışan, resmi performans tartışma toplantısında, yeni bilgi veya fikir olmadığı sürece, iyileştirme ihtiyacı duyan olumlu performans veya performans hakkında ilk kez duyamaz. Etkili yöneticiler hem olumlu performansı hem de iyileştirme alanlarını düzenli olarak, hatta günlük veya haftalık olarak tartışırlar. Performans inceleme tartışmasının içeriğini kritik noktaların tekrar vurgulamasını amaçlıyoruz.

Düzenli geri bildirim sağlamak amacıyla, performans gözden geçirmeleri yıllık bir olay değildir. Çalışanlara üç ayda bir yapılan toplantılar önerilir.

Bir orta ölçekli şirkette, iş planlaması ve değerlendirme yılda iki kez yapılmaktadır. Çalışanlar için mesleki gelişim planlaması da yılda iki kez yapılmaktadır, böylece çalışan kendi işini ve kariyerini resmen yılda dört kez tartışmaktadır.

Performans inceleme sürecinizin bileşenleri ne olursa olsun, ilk adım hedef belirleme işlemidir. Çalışanın, performansından tam olarak ne beklediğini bilmesinin zorunluluktur.

Performansa ilişkin periyodik tartışmalar, çalışanların işinin bu önemli bölümlerine odaklanmalıdır.

Bu iş planını belgelemelisiniz: bir iş planında veya iş beklentileri formatında veya işvereninizin formatında amaç ve beklentiler. Yazılı bir sözleşme ve çalışanın amaçlarının ortak bir resmi olmadan, çalışan için başarı pek mümkün değildir.

Hazırlık ve hedef belirleme sırasında, çalışanların performansını nasıl net bir şekilde değerlendireceğinizi belirtmeniz gerekir. Tam olarak çalışandan ne aradığınızı ve tam olarak performansınızı nasıl değerlendireceğinizi açıklayın. Çalışanın değerlendirme sürecinde rolünü tartışın. Kuruluşunuzun performans gözden geçirme süreci bir çalışan öz değerlendirmesini içeriyorsa, formu paylaşın ve kendi kendini değerlendirmenin neyle ilgili olduğunu konuşun.

Performans inceleme biçimini çalışana da paylaştığınızdan emin olun. Böylece performans gözden geçirme döneminin sonunda şaşırmaz. Bu değerlendirme tartışmasının önemli bir bileşeni, çalışana, kuruluşunuzun performansı nasıl değerlendireceğini paylaşmaktır.

Çalışanın, beklenen işi yaparsa, çalışan olarak kabul edileceğini anlaması gerekir. Çalışanları sıralayan bazı kuruluşlarda, beş puanlık bir ölçekte üç'e denktir.

Bir çalışan, seçkin bir çalışanın sayılabilmesi için daha fazlasını yapmak zorundadır.

Toplantıda tartışılan her şeyin olumlu ve olumsuz son olayları içerdiği boynuz ve halo etkisinden kaçının. Son olaylar, çalışanınızın performansına ilişkin kararınızı renklendirir. Bunun yerine, tamamlanan projeler gibi olumlu olayları ve başarısız bir son tarih gibi olumsuzlukları, performans incelemesinin kapsadığı tüm süre boyunca belgelemekle yükümlüsünüz.

(Bazı kuruluşlarda bunlara kritik olay raporları denir.) Çalışanın aynı şeyi yapmasını ve böylece tartışmanın kapsadığı süre boyunca çalışanların performansına kapsamlı bir bakış açısı geliştirmesini isteyin.

Çalışanın yanında çalışan meslektaşlarınızdan geribildirim isteyin. Bazen 360 derece geri bildirim olarak anılan, çalışanın patronundan, iş arkadaşlarınızdan ve herhangi bir raporlama personelinden geribildirim aldığınız için geri bildirim kullanırsınız çünkü çalışanın sağladığı performans bilgilerini genişletirsiniz.

Geribildirim bilgisi edinmek için resmi olmayan tartışmalarla başlayın. Geri bildirimlerin sindirimi kolay ve yönetici ile paylaşılması için bir format geliştirmeyi düşünün.

Şirketiniz toplantı öncesinde doldurduğunuz formu kullanıyorsa, toplantı öncesinde çalışana performans gözden geçirmesini yapın. Bu, çalışanın ayrıntıları sizinle tartışmadan önce sizinle özetlemesine olanak tanır. Bu basit jest performans incelemesi toplantısından duyguyu ve dramayı kaldırabilir.

Çalışanın görüşülmesine hazırlanın. Asla bir performans incelemesine hazırlık olmadan gitmeyin. Eğer bunu yapıyorsan, performans incelemeleri başarısız olur. Geri bildirim ve iyileştirme için önemli fırsatları kaçıracaksınız ve çalışan başarılarından dolayı cesaretlendirilmeyecektir. Performans gözden geçirme döneminde tuttuğunuz belgeler, çalışanların performans gözden geçirmesine hazırlanırken size yardımcı olur.

Gerekirse, İnsan Kaynakları çalışanları, bir meslektaşınız veya yöneticinizle yaklaşımlar uygulayın. Geri beslemenin ana noktalarını not edin. Çalışana yapmayı planladığınız noktayı açıkça gösteren atış puanları ekleyin. Örüntüleri ne kadar çok tanımlarsanız ve örnekler verirseniz, çalışanın ne kadar iyi anladığı ve geribildirim üzerinde harekete geçebileceği de belirlenir.

Çalışanla görüştüğünüzde performansının olumlu yönleri için zaman ayırın. Çoğu durumda, çalışanın performansındaki olumlu bileşenlerin tartışılması, olumsuz bileşenlerinkinden daha fazla zaman alır.

Yukarıdaki ortalama performans çalışanlarınız ve performans çalışanlarınız için, olumlu geribildirim ve çalışanın performansını nasıl artırmaya devam edebileceğine ilişkin tartışmalar tartışmanın büyük bölümünü oluşturmalıdır. Çalışan bunu ödüllendirici ve motive edici bulacaktır.

Hiçbir çalışanın performansı tamamen negatif değilse, neden çalışanınız halen kuruluşunuz için çalışıyor? Ancak iyileştirilmesi gereken alanları da ihmal etmeyin. Özellikle düşük performans gösteren bir çalışan için doğrudan konuşmak ve sözcükleri küçümsemekten kaçının.

Eğer doğrudan değilseniz, çalışan performans durumunun ciddiyetini anlamayacaktır. Performans incelemesinin kapsadığı tüm süre boyunca örnekler kullanın.

Bu konuşmaya yaklaştığınız ruh, bunun etkili olup olmadığı konusunda fark yaratacaktır. Niyetiniz orijinalse, çalışanın iyileşmesine yardımcı olmak için ve çalışanınla olumlu bir ilişki kurarsanız, sohbet daha kolay ve etkili olur. Çalışanın, performansını geliştirmesine yardımcı olmak istediğinize güvenmek zorundasınız. Gelişme becerisine güven olduğuna inandığını duymak istiyor. Bu, onun gelişmesi için gerekli olan kabiliyete ve desteğe sahip olduğuna inanmasına yardımcı olur.

Konuşma, performans gözden geçirme toplantısını tanımlarken anahtar kelimedir. Konuşmayı veya toplantıyı bir bütün olarak yaparsanız, performans incelemesi daha az etkindir. Çalışan sanki bağırılmış gibi davranıyor ve haksız yere davranıyor. Bu, performans değerlendirmelerini bıraktıklarında çalışanların hissetmesini istediğiniz şekilde değil.

Büyümeye, gelişmeye ve katkıda bulunmaya devam etme yeteneği konusunda motive olmuş ve heyecanlı bir çalışanın olmasını istersiniz. Çalışanın, zamanın yarısından fazlasını konuştuğu performans gözden geçirme toplantılarını hedefleyin. Bu konuşmayı, böyle sorular sorarak teşvik edebilirsiniz.

• Bu çeyrek için hedefleriniz hakkında en zorlu şey nedir?
• Bölüm, bu hedeflere ulaşmanıza yardımcı olacak size ne sağlayabilir?
• Bu sene şirketimizdeki başarılarınız için umutlar neler?
• Senin için daha iyi bir yönetici nasıl olabilirim?
• Ne sıklıkta geri bildirim almak istersiniz?
• Mikromanaged hissetmemek için ne tür bir program hazırlayabiliriz, ancak hedeflerinizdeki ilerlemeniz için ihtiyacım olan geri bildirimi alabilir miyim?
• Haftalık birebir toplantılar için ne yararlı bir gündem olurdu?

Bu performans gözden geçirme ipuçlarını kalbinize götürür ve performans gözden geçirme toplantılarında bu önerileri uygularsanız, yönetim aracı çantanız için önemli bir araç geliştireceksiniz.

Performans incelemesi, çalışanlarla olan ilişkinizi geliştirebilir, kuruluşunuz için performansı geliştirebilir ve çalışan-yönetici iletişimini önemli ölçüde geliştirir-müşteriler ve iş ilişkileri için bir nimettir.

Performans Değerlendirme İpuçları

• Yöneticiler Performans Değerlendirmeleriyle Yanlış Nereye Gidiyor?
• Bir Yönetici Performans Değerlendirme Süresince Nasıl Başarılı Bir Şekilde Yaklaşabilir?
• Performans İncelemeleri Neden Performansın Yeterli Yansıması Değildir?