Etkinlik Planlama Giderlerinin Anahattı

Hangi masrafları karşılayacağınıza dair iyi bir fikriniz yoksa, bir etkinlik bütçesi planlamak zordur. Bu, yeterince açık gözüküyor, ancak etkinlik planlamayla ilişkili maliyetler bir takım farklı yerlerden gelebilir. Ne zaman harcama kategorilerinizin tümünü tanımladığınızı düşündüğünüzde, başka bir tane çizim tahtasına geri göndermek için belirir. Bunun olmasını önlemek için bütçenizi oluştururken göz önünde bulundurmanız gereken etkinlik planlaması masraflarının ana hatlarını bir araya getirdim.

Yerinde Giderler

Burada genellikle olay yeri tarafından ücretlendirilen ücretler ve ücretler yer almaktadır. Bu genellikle en pahalı kategoridir ancak önceden incelenecek resmi maliyet tahminini alacağınız için öngörmeniz en kolay yöntemdir. Bununla birlikte, devam sayılarınızla değişen değişken maliyetleri hesaba katmayı unutmayın. Catering, bunun iyi bir örneğidir, çünkü yiyecek masraflarınız, listeye her ekleme yaparak artacaktır.

Mekân Maliyetleri

Oda Kiralama
Güvenlik Mevduatı
Sigorta Kapsamı
Otopark

Yiyecek İçecekleri

Yemekler
İçecekler
Barmen / Sunucu
Vergi ve Hizmet / Alınan Ücretler

Görsel / İşitsel

Mikrofonlar
Ekranlar ve Projektörler
İnternet Erişimi
Diğer Uzman Ekipmanlar

Üçüncü Taraf Satıcıları

Bu kategori, ana alanın dışındaki satıcılar tarafından sağlanan tüm öğeleri ve hizmetleri temsil eder. Her biri sizi bağımsız olarak faturalandırır, bu nedenle birlikte çalıştığınız herkese yakın sekmeleri tutmanız önemlidir.

Bir elektronik tablo kullanmak, tedarikçi irtibatlarınızı hizmetleriyle ilişkilendirilen maliyetlerle birlikte düzenlemenize yardımcı olacaktır.

Etkinlik Kiralama

Linens, Masa Süpürgelik ve Sandalye Örtüleri
Çadır, Evreleme ve Eğlence Noktaları
Mekan Tarafından Sağlanmayan Fiziksel Eşyalar
Kurulum / Teardown

için İşçi ve Teslim Kabini Satıcıları

Vurgulu Aydınlatma
Çiçek ve Merkez Parçalar
Balonlar

Eğlence

Müzisyenler veya DJ
Konuşmacı Ücretleri
Sözleşme Sürücüleri (yemek, konaklama, ulaşım)

Üretim Giderleri

Üretim, etkinliği planlamak ve yerine getirmek için gerekli tüm personeli ve kaynakları içerir. Bu masraflar, olayın gerçekleştiği andan itibaren başlar ve olay sonrası evraklara devam eder. Kısacası, bu kategori, etkinliği organize etme, katılımcıları çekme ve idari öğeleri yönetme maliyetini temsil eder.

Pazarlama ve Kayıt

Baskı ve Tasarım Çalışması
s
Davetiyeler
Kayıt Yönetimi

Planlama ve Organizasyon

Etkinlik Planlayıcısı Ücretleri
Yarı Zamanlı ve Geçici Çalışanlar
Ofis Gereçleri
İletişim Masrafları
Seyahat Giderleri

İdari Giderler

Maaşlı Çalışanlar Ödevleri
Muhasebe Masrafları
Yasal Ücretler
Danışman Ücretleri

Maliyet Aşımı ve Acil Durum Fonları

planlanmamış masraflar için ayırmanız gereken şey için hiçbir sihir numarası değil, ancak kesinlikle beklenmedik şeyleri beklemeniz gerekir.Bazı etkinlik planlamacıları, bütçelendirmeyi, beklenen giderlerin yüzde beş ila on oranında önermekle birlikte bazıları birlikte çalışmak için bir yuvarlak numara önermektedir. Büyük olaylar elbette daha fazla tahsis etmelidir, çünkü kişi başı faturalandırılan bir gözetim binlerce dolara kadar sürebilir.

Bu taslağın amacı, gerçekleşebilecek farklı olay planlama giderlerinin farkında olmanızı sağlamaktır. Her olay benzersizdir, bu nedenle sizinki burada listelenen öğelerin çoğunu içerebilir. Önemli olan, maliyetlerinizin nereden geleceğini bilmektir. Belirli bir satıcı veya kategoriyle ilişkili masraflara bakmak, bütçenize zarar verebilir; ancak en kötü senaryo, fatura gelene kadar tamamen bir masrafın unutturulmasıdır.