Yönetim Toplantılarınızı Verimli Etkinlikler Olarak Nasıl Gerçekleştirebilirsiniz

Uzmanların zaman yönetimi, başarmış yöneticiler ve diğer gurular ve uzmanlar tarafından toplantıları reddeden ve sık sık zahmetli olan bu kurumsal zamandan kaçınarak, küçülttüğünü veya aksi takdirde atılmasını öneren makaleleri bulmak için çok fazla şey aramak zorunda değilsiniz wasters.

Bununla birlikte, bazen buluşmamız gerekiyor. Ve evet, zaman yönetimi, gündem kontrolü ve sipariş kuralları konusunda uzmanlardan edinilebilecek bazı büyük tavsiyeler var.

Burada odak biraz farklıdır; yöneticilerin beş yaygın toplantıyı acısız ve üretken olaylara dönüştürmelerine yardımcı olacak bazı güvenilir ve gerçek rehberlik sunmaktadır.

Beş Ortak Buluşma Çözümleri

1. Ölümü "Tabloya Yakın" ile eleyip güncelleştirir . Bu toplantıyı biliyorsun. Bir odadaki onsekiz kişiyi tıkın ve sonra her insanın kendi varlığını haklı çıkarmak ve şöhretin büyük çalışanlara açılmasını sağlamak için bir dava açmaya çalışan bir güncelleme paylaşmasını ister. CEO'lar ve kıdemli liderler, bu toplantıların herkesçe duyulmasının firma genelinde gerçekleşmesi için harika bir yol olduğuna inanarak safça namlu kılıyor. Gerçekte, insanlar çoğunlukla dinlerler ve kimsenin dinleyeceği kendi güncellemelerini planlamaya odaklanırlar.

Bunun yerine: Her zaman, akranları, ekip üyeleri veya anahtar meslektaşları ile bir araya gelin, ancak "masanın etrafında" yaklaşımına yenik düşmeyin. İstisna temelinde bilgi sunun.

Finansal sonuçlar, büyük müşteri kazancı veya kuruluş çapındaki girişimler hakkındaki güncellemeler de dahil olmak üzere ilgili haberleri paylaşın. Ayrıca, kişiler için önemli konuları yükseltmek için teklifi uzatın. Dikkat çekici ve yaygın olarak bilinmeyen bir şey olursa, birileri bunu paylaşmalıdır. Bir grubun başka bir grubun yardımına ihtiyacı varsa, isteği yükseltin.

Aksi takdirde paylaşacak tüm katılımcıları zorlama.

2. Durum toplantıları genel olarak. Bunlar, özellikle tekrar eden olaylara kapıldıklarında ve kötü idare edildiğinde acımasız zaman katiller olabilir.

Bunun yerine : Bakabileceğin bir şey için asla bir toplantı çağırmayın. Günün teknoloji araçlarını kullanarak, çalışma ekiplerinizin herkesin fare tıklamasıyla görebileceği güncel ve görünür bir durum güncellemesi yapmasını sağlayın. Karşılaşmanız gerekiyorsa, planlanan toplantı saatini yarıya indirin ya da çevik yaklaşımlar kullanın ve kısa süreli "ayakta durma" oturumları yapın. Bu oturumları uzatan boşluklar ve dikkati dağıtmak konusunda acımasız olun. Paylaşım durumuna odaklanın ve kullanıcıların bu forum dışındaki sorunlarla baş etmelerini sağlayın.

3. Yapısal olmayan beyin fırtınası toplantıları. Çoğu beyin fırtınası toplantıları öylesine zayıf bir şekilde kolaylaştırılıyor ki fikirleri bastırmaya, patronun fikrini desteklemeye ya da daha önce hiç duyulmamış ya da tekrar görülemeyen serin şeylerin listesini üretmeye son veriyoruz.

Bunun yerine: Beyin fırtınası konusunu tanımlamak ve oturumun başında davetlilerle paylaşmak için çalışın. Girişlerini toplayın ve konsolide edin ve yayınlayın veya fikirlere atıf olmadan paylaşın. Gönderilen fikirlere atlamak ve oluşturmak için canlı oturumu kullanın ve listeye ekleyin.

Bu oturumda fikirleri değerlendirmeye yönelik dürtüsüne karşı koyun. Beyin yazımı gibi toplumsallaşma baskılarını en aza indirgeyen diğer teknikler ekleyin. Ve her şeyden önce, fikirleri birleştirin ve onları değerlendirmek için bir süreç oluşturun ve sonraki oturumlar ve durumlarda kolay grup referansları için onları arşivleyin.

4. Operasyonlar, Engizisyon'u mutlaka incelerken değerlendiriyor. Toplantı liderinin (genellikle bir yönetici), bir mücadele işlevi üzerine yoğunlaştığı ya da herkesin sunumunda zayıf noktayı araştırdığı ve ardından peygamberleri acımasızca ızgaralar yaptığı bir oturumla herhangi bir sıkıntı yaşadıysanız, bu formatın ne kadar yıkıcı olduğunu bilirsiniz. Bu süreci devam ettirmeyin.

Bunun yerine: derin işlevsel dalışlar ve kurumsal proctoloji sınavlarını özel kılar ve kilit çalışma göstergelerini, sorunları ve fırsatları paylaşmaya odaklanır.

Grup toplantısı, düşük performans gösteren bir alanı veya kişiyi parçalayacak zaman veya yer değildir. Yerinde bir takip toplantısı kurun, ancak başkalarını bu konuda gözle görülebilecek çapraz sorgunuza tabi tutmayın. İyileştirme sorumluluğunu üstlenmeyin, ancak zulümleri ve toplantı yönetim repertuarınızdan gelen kamusal taklidinin miktarını ortadan kaldırın.

5. Ani kararlar isteyen sorunları gündeme getiren toplantılar. İğrenç veya ironik bir şekilde, toplantı odası hızlı kararlar için en kötü yerlerden biridir. İlk kez bir konuyu gündeme getiren ve bir karar çağrısında bulunmak insanları yerinde bırakır ve bu yaklaşımı kullanmanız için sizi tekrar gönderir.

Bunun yerine: Önemli paydaşları konu ve seçeneklerle ilgilenmek için durmadan grup toplantılarından önce çalışın. Girişlerini alın, perspektiflerinizi sunun ve ortak menfaatleri komisyonculaştırmak için çalışın. Paydaşların çıkarlarını doğrulamak ve önerilerini belirlemek için toplantı forumunu kullanın. Hemen bir kararı başka bir adım olmadan alamayabilirseniz de, oturum öncesi çalışmanızla olan çalışma ilişkilerinizi güçlendireceksiniz.

Şimdi Altı Satır:

Doğaya ve hatta aynı yerde olmadan bağlanmamıza olanak tanıyan çeşitli teknoloji araçlarıyla birlikte toplumsal yaratıklarız, bazen sadece yüz yüze olmanıza, yüzü. Bu zamanı akıllıca kullanın ve zaman yatırımını en aza indirgeyen ve tehditkar olmayan bir ortamda yüksek kaliteli bilgi paylaşımını en üst düzeye çıkaran toplantılar üreterek katılımcılara saygınızı gösterin.