Dokümantasyonun İnsan Kaynaklarındaki Önemi

Dokümanlar, istihdam olaylarının yazılı ve tutulmuş kayıtlarıdır. Belgeler, hükümet ve yasal olarak zorunlu unsurlar, şirket politikası ve uygulaması tarafından istenen belgeler, en iyi İnsan Kaynakları uygulamaları tarafından önerilen belgeler ve istihdam olaylarıyla ilgili kayıt ve resmi kayıtlardan oluşur.

Dokümantasyon Bir İstihdam Kaydı Hakkında Dokümanlar bir çalışanın eylemlerinin, tartışmalarının, performans koçluğu olaylarının, şahit politikanın ihlalinin, disiplin işleminin, olumlu katkıların, ödül ve tanınmanın, soruşturmaların, şartları ve hedefleri gerçekleştirmedeki başarısızlığının yazılı bir kaydını içermektedir , performans değerlendirmesi ve daha fazlası.

Dokümantasyon, işverene veya çalışanın, belirli bir olayın gerçekleştiği olayların ve görüşmelerin yazılı bir kaydını tutmasına olanak tanır. İstihdam ilişkisinin belgelenmesi, çalışanların terfi, çalışanların ücretlendirilmesi ve işten çıkarma da dahil disiplin önlemleri gibi eylemleri desteklemek için gerekli olabilecek yazılı bir kayıt sağlar.

Çalışanlarla ilgili dokümanlar, gerektiğinde genellikle olumlu ve olumsuzdur. Gerçek ve yargısal değil. Olayın, olayla ilgili görüşünü ve düşüncesini değil, olayı anlatır. Dokümantasyon ayrıca, resmi çalışanların tanınmasını sağladığınız veya disiplin işlemlerini gerçekleştirirken olduğu gibi, dikkate değer durumlarda alındığı işlemleri açıklar.

Belgelerin zamanında, ayrıntılı ve doğru olabilmesi için olayın olabildiğince yakın olduğu şekilde dokümanlar oluşturmanız gerektiğini unutmayın.

Bir yasal işlemde, bir çalışanın geçmişteki performansı ile ilgili dokümantasyon, işverenin olaydan deneyimlediği sonuca sık sık önem verir.

Sadece olumsuz olaylara odaklanmadan çalışanın performansının adil bir resmini ortaya koymak hedeftir.

Dokümantasyon Türleri

Politikalar, prosedürler, çalışan el kitabı ve performans geliştirme planları, çalışanların beklenen davranışlarını ve işyeri gereksinimlerini, çalışanların onlardan ne beklediğini bildikleri düzenli, adil bir işyerini korumak için kaydettiği dokümantasyon formlarıdır .

Dokümanlar aynı zamanda, sanıkların, suçlayıcı ve tanıkların, cinsel taciz gibi çalışanların yanlış davranışını içeren düşmanca işyeri olaylarına ilişkin ifadelerinin yazılı kaydıdır.

Belgeler resmi olarak çalışanın personel dosyasında saklanabilir. Çalışanlar bir belge aldıklarını ve içeriğini gözden geçirdiklerini onaylamak için bu dokümanları imzalamalıdırlar. (İmza belgelerdeki ifadelerle anlaşmayı ifade etmez.)

Bu dokümantasyon ayrıca, imzalanmış istihdam başvurusu, yazılı istihdam başvuruları, özgeçmişler ve kapak mektubu gibi başvuru materyalleri ve arka plan kontrolleri gibi kalıcı kayıtları içerir. Çalışan personel dosyasının bir kenara bırakıldığında, çalışanların Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışmaya uygunluğunu kanıtlayan I-9 formu gibi belgeler de tıbbi kayıtlar, FMLA kayıtları ve benzeri gibi muhafaza edilir.

Dokümanlar aynı zamanda bir yöneticinin bir çalışanla yaptığı tartışmalar hakkında bir yıl boyunca kaydedilmediği gibi kayıt dışı olabilir. Yöneticilerin bu dokümantasyonu tüm raporlama personeli üyeleri için korumaları önemlidir; hiçbir çalışan performans nedeniyle seçilmemelidir.

Dokümantasyonun Kullanımı

Olumlu ya da olumsuz olabilecek kritik olayların dokümantasyonunun yapılması, yöneticilerin bir süre boyunca çalışanların performansına ilişkin bir kaydının olması için önerilir.

Dokümantasyon, kurumlarda başka şekillerde kullanılır. Bunlara prosedürleri, iş talimatlarını ve bilgisayar yazılım talimatlarını içerebilir, ancak birkaçı belirtilebilir; ancak İnsan Kaynakları işlevinin amaçları için bunlar belgelerin ortak kullanımlarıdır. Ve bunlar, uygun bir şekilde nasıl belgeleneceğiyle ilgili talimatlardır.

Performans Belgeleri Örnekleri

Bir çalışanın performansıyla ilgili dokümantasyon, çalışanları disiplin altına almanız, feshetmeniz veya adil tanıtmanız, ödüllendirmeniz ve tanımanıza izin verecektir. Dokümantasyon olmaksızın, bu işlemlerden herhangi biri için bir dava açılması zordur ve işveren için potansiyel olarak risklidir.

İşveren, çalışanların ayrımcı muameleleri konusunda olası herhangi bir suçlamadan kaçınmalıdır.

Yasallık bir yana, iyi işverenler adil, tutarlı ve çalışanların hedeflerine ve kariyer planlarına destek veren bir çalışma ortamı yaratmak istemektedirler.

Bu ortam, yöneticinin çalışan performansı ile ilgili mesleki dokümantasyonuyla desteklenmektedir - hem övücü davranış hem de düzeltme veya iyileştirmeye ihtiyaç duyan eylemler. Daha önce belge nasıl hazırlanacağı ayrıntılı olarak tartışılmıştır. Bu örnekler size uygun dokümantasyona ilişkin daha fazla örnek verir.

Dokümantasyon Örnekleri

Yanlış:

İşaret genellikle işe geç değildir. Mark fazla iş özlüyor.

Doğru:

1 Nisan: Mark hasta çağırdı ve 8 saatlik çalışmayı kaçırdı.

4 Nisan: Mark işyerinde saat 10'da geldi. m. , planlanan başlama saatinden iki saat sonra.

6 Nisan: Mark, bir doktorun randevusu planladı ve daha sonra yeni bir fırının kurulması için evde kaldı.

12 Nisan: Mark hasta çağırdı ve 8 saatlik çalışmayı kaçırdı.

Mary güvenilmez. Yapmayı düşündüğü şeyi neredeyse yapmıyor.

Doğru:

2 Mayıs: Mary, ürün teklifinin ilk taslağının bugünün haftalık toplantısında gözden geçirilebileceğine söz verdi. Mary beklendiği gibi bir taslak belge hazırlamadı. Çok meşgul olduğunu ve ihtiyaç duyduğu yardıma kavuşanların kendisiyle geri döndüğünü söylemişti.

Müdür müdahale etti: Hangi yardıma ihtiyacınız vardı? Bilgi? Kim sana geri dönmedi ve onlardan neye ihtiyacın oldu?

Carl ve Michael ilerleme hakkında Meryem güncellemek gerekiyordu.

Seni meşgul eden nedir ki, taahhüdünüzü takip etmek için zamanınız olmadı mı? Onları yerine getirmek için sınırlı saatlerle çok fazla taahhütte bulunur.

Sana yardım etmek için ne yapabilirim?

Taslak dokümanı ne zaman incelemeye hazır hale getireceksiniz?

Bu örnekler, etkili belgelere karşı yanlış yazılmış belgelere nazaran neye benzediğine genel bir bakış sağlar. İşyerinizdeki politikalara, performansa ve olaylara etkili ve yasal olarak belgelemek için bu öneriyi uygulayın.

Feragatname:

Verilen bilgilerin, güvenilir olmakla birlikte, doğruluk ve yasallık açısından garanti olmadığını unutmayın. Site, dünya çapında bir kitleyle okunmaktadır ve istihdam kanunları ve yönetmelikleri eyaletten ülkeye ve ülkeden ülkeye değişiklik göstermektedir. Yasal yorumlarınızın ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Devlet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarının yardımlarından yararlanın. Bu bilgi, rehberlik, fikirler ve yardım içindir.