Proje Yönetimi Temel Araçlarını Kullanarak Planlama

İş dünyamız giderek daha fazla bir dünya projesidir. Projeler, yeni ürünleri nasıl geliştirdiğimizi, stratejik girişimler yürüttüğümüz ve bir organizasyonda yeni olan her şeyi yapmamızdır.

Tanım gereği, projeler düzenli operasyon faaliyetlerinin aksine, geçici ve özgün girişimlerdir ( ). Birçok firma, eğitimli, sertifikalı proje yöneticilerine inisiyatiflerini sürdüreceklerini düşünürken, proje uzmanlığı tüm uzmanlar için gittikçe artmaktadır.

Bu makale, profesyonel proje yöneticileri için o kadar iyi çalışan uygulamaları benimsemekle ilgilenen herhangi bir profesyonel için bir projenin planlanması konusunda bir giriş sunmaktadır.

Projenizi Gerçekten Tanımlama ve Planlama Zaman Kazanın:

Proje yöneticileri, toplam proje süresinin büyük bir kısmının planlamaya harcantığını anlarlar. Birçoğumuz, projelerin dünyasında bu "kendiniz monte edin" perakendecilerinden birinde satın aldığınız yeni mobilya talimatlarını okumayı ihmal etmeye benzer işe başlamak için acele etme eğiliminiz var. Şansınız, talimatları okumadan işi acele etmeniz, çaba sarfedilen bir noktada bazı ciddi sorunlar yaratacaktır.

Düz bir şekilde işin içine girmek yerine, birkaç kritik sorunu çözmek önemlidir:

1. Tam olarak ne yaratıyorsunuz? Mümkün olduğunca özenli olun.
2. Ne zaman tamamlanmalı?
3. Projeyi tamamlamak için hangi kaynaklardan (kişi, ekipman ve bütçe) yararlanıyorsunuz?

Yukarıdaki üç madde bir kapsam beyanının temel bileşenleri. Her proje yöneticisi, çalışmaya başlamadan önce kapsamı netleştirmek için çalışır.

Şirket Tatil Partisi Girişimi Kapsamına Girme:

Şirket tatil partisi için örnek bir kapsam bildirimi aşağıdaki gibi olabilir: Amacımız, 100 çalışan için bir şirket tatil partisi planlamak ve teslim etmektir ve onların önemli diğerlerini 10.000 ABD doları geçmeyecek bir maliyetle Aralık ayından önce almayı planlıyoruz. Planlama ve koordinasyonumuz, CEO tarafından gözetim altına alınmış 4 üye komiteden oluşacaktır. Partide açık barı, tabak yemek, tatlı ve eğlence yer alıyor.

Bu basit fakat önemli açıklamanın hazırlanmasına zaman ayırmak sadece projede yer alan ekip için güçlü bir rehberlik sunuyor. Herkes projenin doğasını, zaman çerçevesini, kaynakları ve bütçeyi anlar.

Kapsamı Ayrık İş Blokları Olarak Kesin:

Proje Yöneticileri, belli bir zamanda birisi tarafından tamamlanması gereken projenin tüm işlerini net, uygulanabilir terimlerle tanımlamak için bir iş yıkma yapısı adı verilen bir şey yaratır çerçevesi. Durumunuzda, iş arıza aşağıdakileri içerebilir:

• Konumu belirleyin.
• Oda kullanılabilirliğini onaylayın ve bir depozito ile kilitleyin.
• Yemek seçeneklerini seçin.
• Çubuğu ve barın içerdiği şeyleri onaylayın.
• Tatlı seçeneklerini belirleyin.
• Yemek seçenekleri içeren davetiyeler yaratın ve dağıtın.
• Geri getirilen davetiyeleri temel alarak gıda seçeneklerini tamamlayın.
• Eğlence türüne karar verin.
• Eğlence seçenekleri gözden geçirin ve seçin.
• Yemek odası ayarlarını onaylayın.
• Konuklar için masa hediyesi satın alın.
• Olayı koordine edin ve sunun.

Proje yöneticileri, proje çalışmalarının kaynaklarını veya zamanlamasını dikkate almadan, ancak beyin fırtınası biçiminde daha fazlasını geliştireceklerdir. Proje kapsamını gerçekleştirmek için gerekli olan tüm çalışmalar tespit edildiğinde, sipariş verme, sorumluluklar verme ve ekip üyelerinden zaman ve maliyet tahminleri isteme zamanı geldi.

İş Dökümünden Proje Planı Oluşturma:

Bir önceki sayfada belirtilen basit iş dökümünü tamamladıktan sonra şimdi şunu yapmalısınız:

• Proje kapsamına ulaşmak için gereken tüm ana öğelerin, tanımlandı.
• Hangi iş parçalarını kimin göreceğini teyit edin ve sorumlu görevli tarafından ana iş görevlerini özetleyen bir sorumluluk matrisi oluşturun.
• Her ekip üyesinin görevlerini gözden geçirmesini, zaman ve maliyet tahminlerini belirlemesini, son tarihleri ​​not etmesini, kaynak ihtiyaçlarını özetlemesini ve sorumluluk altına girdikleri işi iyice değerlendirdiklerinden emin olmalarını isteyin.

Yukarıdaki adımlar tamamlandıktan sonra, proje ekibi, olayları doğru sırada sıralamak için birlikte çalışarak kaynaklar için herhangi bir çelişkiyi veya potansiyel çizelgeleme zorluklarını not etmelidir. Not: bir proje yöneticisi bir ağ diyagramı geliştirerek, kritik yolu hesaplayarak ve daha sonra bilgisayar yazılımının yardımıyla kaynakları planlayarak bu adımı tamamlardı.

Resmi olmayan yöntemleri kullanan küçük projeniz için, öğeleri sırayla belirlemenin basit bir post-it notu tipi yaklaşımı bu kadar gerekli olabilir. Bu süreç, katılan adımların ve harika bir tatil partisi planlama ve teslim etme için son tarihlerin tam resmini geliştirebilmenizi sağlayacaktır!

İş başlasın:

Şimdi, projeyi düzgün bir şekilde kapsamaya zaman ayırdığınıza, ana görevleri tanımlamanıza, görevleri sıraya koymanıza ve zaman ve kaynak gereksinimlerini değerlendirdiğinize, ekibin üzerinde çalışmaya hazır olduğunuza göre görev sorumlulukları. Gayri resmi proje yöneticisi olarak rolü, işi izlemek, ekip üyelerini desteklemek ve zorlukların oluştuğu anda belirlenmesine ve çözülmesine yardımcı olmaktır. İyi bir proje yöneticisi, gelişmeleri değerlendirmek ve ortaya çıkan riskleri belirlemek ve yönlendirmek için ekip üyeleri ile düzenli olarak toplanır.

Alt satır:

Yukarıda özetlenen aynı yaklaşımlar, departmanınızda veya iş biriminizdeki herhangi bir proje durumuna uygulanabilir. Açık bir kapsam geliştirin, işi tanımlayın, kaynak tahsis edin, tahminler ve zaman çizelgesi hazırlayın ve işi izleyip kontrol edin. Uygulamalarınız, işyerinizdeki profesyonel proje yöneticileri tarafından takdir edilecek ve takdir edilecek; sonuçlarınız, düşünmeden çalışma içine atlamaktan çok daha iyi olacaktır.Bir sonraki inisiyatifinizde en iyisi!

-

Art Petty tarafından güncellendi