Küçük İşletmeler için Bordro Adım Adım Kılavuzu

Bordroyu doğru bir şekilde hesaplamak, özellikle küçük bir işletme sahibi olduğunuzda zor olabilir. Uzmanlığınız girişimciliktir - çalışanlarınızın her biri için geçerli olan çeşitli emek ve vergi kanunlarını takip etmeniz gerekmez. İster tek bir çalışanınız veya büyük bir personeliniz olsun, doğru, güvenilir bir bordro sistemi oluşturmanız, çalışanlar ve işiniz için ciddi sorunları önleyecektir.

İşveren Kimlik Numarasına (EIN) Başvurun

EIN, işinizi IRS amaçlarıyla belirleyen benzersiz bir sayıdır. Bu sayı, çalışanlarınızla ilgili bilgileri federal ve eyalet devlet kurumlarına bildirirken işletmenizin yerini belirtir. Bu bilgilere örnek olarak, kendi adına ödenen toplam gelir ve vergiler dahildir. EIN'nin Form SS-4 veya Vergi Kimliği olarak anılacaksın - bunlar EIN ile aynıdır.

Doğrudan IRS vasıtasıyla EIN'ye başvurun. Bu işlemi tamamlamak için en uygun yol çevrimiçi bir uygulama aracılığıyla verilir. Bununla birlikte, başvurular faks ve posta ile de kabul edilmektedir.

Ek EIN Gereksinimleri için Eyaletin ve Yerel Düzenlemelerin Kontrol Edilmesi

Pek çok eyalet ve bölge, kimlik tespiti için federal EIN'yi kabul etse de, bazıları vergi amaçlı ayrı numaralar gerektirir. Örnekler New York, Massachusetts ve Güney Carolina'dır. Bulunduğunuz şehir ve / veya eyalet yönetmeliklerinizi ilgili eyaletin küçük işletme web sitesini ziyaret ederek belirleyebilirsiniz.

Bağımsız Yüklenici ve Çalışan Arasındaki Farkın Anlaşılması

Bağımsız müteahhitleri veya çalışanları istihdam ederseniz edin, geliriniz, Medicare, Sosyal Güvenlik ve işsizlik vergilerinin ödenekleri önemli derecede etkileniyor olursa olsun, bu ayrımı anlamak çok önemlidir ikisinin arasında.

Temel test aşağıdaki üç soruya kadar kaynar:

İşveren, işin nerede, nerede ve nasıl yapıldığını kontrol eder mi? Eğer öyleyse, işçi muhtemelen bir çalışandır.

• İşveren, işin mali yönlerini kontrol ediyor mu? Örneğin, masraflar geri ödenecek mi? İşveren bilgisayarlar gibi iş ile ilgili araçlar sağlıyor mu? Eğer öyleyse, işçi muhtemelen bir çalışandır.
• İlişki devam ediyor mu yoksa belirli bir proje için istihdamın devam etmesi beklentisiyle çalışıyor mu? İşveren sağlık sigortası ve ücretli izin gibi hizmetleri işçiye sunuyor mu? İlişki devam ediyorsa ve / veya fayda teklif edilirse, çalışan muhtemelen bir çalışandır.
• Gerekli Çalışan Formlarını Alın

Kendi belgeleriniz düzeldiğinde, çalışanlarınızı kiralamaya hazırsınız demektir. İlk maaş kontrollerini zamanında almalarını sağlamak için istihdamın ilk birkaç gününde vergi ve bordro bilgilerini toplamayı unutma.Çalışanların daha hızlı ödemeler için doğrudan mevduat kullanımını teşvik etmek isteyebilirsiniz.

Her çalışan, doğru vergi stopajını hesaplamanıza izin veren bir Federal Gelir Vergisi Stopaj Formu W-4'ü tamamlamalıdır. Ayrıca, yasal olarak Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışma iznine sahip olduklarını doğrulamak için çalışanlar I-9 formunu doldurmalıdırlar.

Ödeme Sürenizi Seçin

Sahip olduğunuz ödeme süreleri ne kadar az olursa, bordronuzu doldurmanız o kadar kolaydır. Bununla birlikte, bazı ülkeler, çalışanların belli bir programa, örneğin haftalık veya iki haftalık olarak ödenmesini istiyor. Bordroyu haftada bir defadan az sıklıkla çalıştırmak isterseniz, önerilen ödeme döneminizin eyalet yönetmeliklerine uygun olup olmadığını belirlemek için Eyalet İşleri Departmanınıza başvurun.

Bordro İle İlgili Süreçleri Yaratın

Doğru maaş kontrollerini yapabilmeniz için, çalışanların saatlerini izlemenin bir yöntemi gerekir. Bu amaçla, temel oturum açma sayfalardan, telefonlarda veya bilgisayarlarda çalışanların etkinliğini izleyen platformlara kadar pek çok araç bulunmaktadır. Ücretli tatil için teklif etmeyi planlıyorsanız, fazla mesai ücreti ve başka herhangi bir menfaat sağlamak için politikalar oluşturmak da önemlidir.

Öte yandan, yardımlar, vergiler ve benzeri kesintilerin, çalışanlarınız adına uygun satıcılara ve acentelere ödenmesini sağlamak için bir işleme sahip olmalısınız.

Bir Bordro Platformu Seçin

Bordroyu evde idare etmeyi planlıyorsanız, sizin veya muhasebecinizin bu görevin nüansları ile rahat olduğundan emin olun. İşleri kolaylaştırmak için kullanılabilen çeşitli yüksek kaliteli bordro platformları var. Bununla birlikte, çoğu küçük işletme, dış kaynaklı kontrolör servislerini tercih etmektedir; çünkü bu profesyoneller, bordroyu doğru ve zamanında üreten bilgi ve tecrübeye sahiptir.

Bordrolarınızı Üretin

Siz veya denetleyiciniz çalışanlarınızın kişisel bilgilerinizi bordro sisteminize girdikten sonra, ilk bordro işletmenizi üretmeye hazırsınız demektir. Saatlik (muaf olmayan) işçiler için bulunduğunuz zaman tutma araçlarını kullanarak her saat için saat sayısını girin veya raporlayın. Maaşlı (muaf) işçilerin saatlerini bildirmeleri gerekmez. Her hafta aynı miktarda ücretlendirilirler.

Not: Muhasebenizde iş maliyeti hesaplamıyorsanız, maaşlı çalışanların saatlerini takip etmelerini isteyeceksiniz. Haftalık ücretini etkilemez, ancak masrafları anlamak için işleri zamanla doğru bir şekilde tahsis etmek isteyeceksiniz. Bu raporları üretmek için genel muhasebe muhasebe yazılımıyla eşleşen bir zaman izleme programı kullanmayı düşünün. Birçoğunuz maaşınızla aynı zamanda senkronize olacak, böylece maaşlı ve saatlik çalışanlar için de kullanabilirsiniz.

Gerekli Kayıtların Korunması

Bazı Bordro Kayıtları IRS amaçları için saklanmalıdır. Genel bir kural olarak, görev süreleri ne olursa olsun aktif olarak istihdam edilen kişilerin tüm kayıtlarını saklamanız gerekir. Birçok kayıt, istihdam sonlandıktan sonra belli bir süre muhafaza edilmelidir. Örneğin, istihdam vergisi kayıtları en az dört yıl süreyle saklanmalıdır.Özel talimatlar IRS aracılığıyla mevcuttur.

Federal ve Devlet Bordro Vergilerini Hesaplayın ve Ücretlendirin

Son olarak, bir işveren olarak, bordro vergisi ödemeleri yapmak ve bazı raporlar üretmekten sorumludur. Genellikle, raporların üç ayda bir veya yılda bir kez yayınlanması gerekir. Tüm vergi ve raporların uygun bir şekilde işlemesini sağlamak için IRS ve eyalet vergi dairesinden edinilebilecek kaynakları kullanın.

Doğru, zamanında bordro, işletmenizin en önemli sorumluluklarından biridir. Birincisi, bordro hataları, çalışanları üzmek için kesin bir yoldur. İkincisi, vergi hataları önemli cezalara ve cezalara neden olabilir. En sık karşılaşılan tuzaklardan kaçınmak için maaşınızın nasıl ele alınacağını dikkatlice düşünün.