Yollarını Veririn Paydaşlarınız

Proje yöneticisi olarak, işinizin bir kısmı, proje ekibiniz ve anahtar müşterileriniz ve tedarikçileriniz olan paydaşların projeden ihtiyaç duydukları şeyleri almasını sağlamaktır. Paydaşlarınız sizin anahtar şampiyonlarınız olmalı. Projenin hedeflerine ulaşmanıza ve herkesin aynı yönde ilerlemesine yardımcı olarak size destek olmalılar.

Fakat onları rahatsız etmek kolaydır. Ve bu olduğunda, projenizle artık hiçbir şey yapmak istemeyen kişilere dönüşebilirler.

Bir proje yöneticisi için büyük bir risk bu, çünkü başarılı olmak için yardımlarına ve desteğine ihtiyacınız var. Onların girdisi olmadan, projenizi sunamayabilirsiniz.

İşte proje paydaşlarınızı rahatsız etme yolları ve bunun yerine ne yapmanız gerektiğini.

İletişim kurmada yetersiz

İletişim, bir proje yöneticisi olarak yaptığınızın% 80'inde olmalıdır. Ekibinize, tedarikçilerinize veya müşterilerinize neler olup bittiğini söylemediğinizde, o zaman çabucak rahatsız olurlar. Daha da kötüsü, boşlukları neler olup bittiğine ilişkin açıklamaları ile doldurma eğilimindedirler; bu, muhtemelen doğru değildir ve projenin itibarına açıkça zarar verebilir.

Bunun yerine şunu yapın: Açık proje raporlarını bir araya getirin. Onları tek tek ve gruplar halinde tanır ve yolun her adımında bilgilendirirsiniz. Bir proje iletişim planını bir araya getirin ve paydaş analizini yapın, böylece kimin ve ne duymak gerektiğini kimin duyması gerektiğini öğrenebilirsiniz.

Mesajınızı almanıza yardımcı olmak için bu 15 iletişim aracını kullanın.

Onların Görüşlerine Başarısız Oldu

İletişim bir şeydir, ancak durum güncellemeleri ve proje takibi ile ilgili olma eğilimindedir. Onları projeye dahil etmek için bundan fazlasını yapmanız gerekir.

Bu, belirli bir alandaki konunun uzmanı oldukları zaman insanları rahatsız edebilir ve üzerinde yorum yapma konusunda çok nitelikli oldukları bir şey hakkında bilgi istemezsiniz.

Proje yöneticileri, her şeyi yapmak ve kararları kendi başlarına yapmak zorunda olduklarına inanmanın tuzağına düşebilir, ancak bu hiç de geçerli değildir.

Bunun yerine şunu yapın: Proje sorunlarını ortaya çıktıklarında nasıl ele alacakları konusundaki görüşlerini sorun. Görüşlerini göz önünde bulundurun. Önerdikleri şeyleri yapmak zorunda değilsiniz, ancak dinlerseniz ilişkiler kurmaya yardımcı olur.

Bunu proje toplantıları aracılığıyla yapabilirsiniz ve önerilerle size geldiklerinde dinlemeye açık olabilirsiniz. Sizin ekibinizse, görüşlerini yansıtmak için yeterli fırsatı bulduğundan emin olun.

Niteliklerinizin Sürüncemeye Çağırılması

Bir PMP® olmak sizi en iyi proje yöneticisi yapmaz (her ne kadar biraz yardımcı olsa da). Bir PRINCE2® Uygulayıcı sertifikası veya bir APMP veya başka herhangi bir proje yönetim atamasını elinde tutmak sizi suçlayamaz.

Her zaman nitelikleriniz hakkında konuşmak ve kitapların nasıl işlediği, paydaşlarınızı rahatsız etmenin kesin bir yoludur. Sınavda büyük puanlarınız veya metodolojiyi projelerine nasıl uyguladığınız hakkında bilgi almak istemiyorlar. Aslında tek istediği, projenin iyi geçtiği yönündedir. Çoğu zaman oraya nasıl gittiğiniz umurumda değil.

Bunun, bir yeterliliğe sahip olduğunuzdan ve risk riskiyle nasıl başa çıkacağınızı bildiğinizden, mesela bir proje riskiyle yakalanmayacağınızı varsaymayın.

Bu en iyi şey olur! Dolayısıyla, sizi mütevazi ve adanmış olmak, yeteneklerinizi pratik bir şekilde kullanışlı hale getirerek sizi akranlarının üzerine koyduğuna inanmadıklarında daha iyidir.

Bunun yerine şunu yapın: Nitelikleriniz size işinizi en iyi şekilde yapmanız için sessizce bilgi vermelidir, ancak proje yöneticisi olarak çalışan birçok kişinin sertifikası vardır. Aslında, uzman endüstrilerde çalışan birçok kişi sertifikalar alıyor ve bir çok şirket için uzmanlık alanınızdaki kimlik bilgileri ister mimari, ister muhasebe veya proje yönetimi olsun, sadece bir hijyen faktörü. Paydaşlarınızdan etkilenmesini ve onlarla sürekli konuşmasını beklemeyin. Projeyi iyi bir şekilde sunarak ve öğrendiğiniz bilgiyi sınıfta nasıl uyguladığınızı gösteren becerilerinizi gösterin.

Son Başvuruyu Değiştirme

Herkes proje kilometre taşlarına girdiğinde ve herkesin uyumlu bir şekilde bir takım halinde çalıştıklarında neler olduğunu bildiğinde.

Son başvuru tarihlerini değiştirdiğinizde kimseye söylemezseniz, o zaman insanlar rahatsız oluyorlar.

Bir sonraki adım: Bir Proje Aşaması mı?

Tarihlerin değiştirilmesi, diğer insanların çalışmaları üzerinde büyük etkiye sahiptir. Proje üzerindeki eleştirel çalışmaları etrafında tatil zamanı ayarlamış olabilirler. Belli bir zamanda birisi projeye ihtiyaç duyulduğundan diğer takımlardaki kaynakları doldurmak zorunda kalmış olabilirler. Tarihlerin tümünü bu arka planı anlamadan değiştirirseniz, projeyi risk altına sokabilirsiniz.

Bunun yerine şunu yapın:

Proje sponsoru, üzerinde anlaşmaya varılan kilometre taşlarına ulaşamayacağınızı anlayacaktır. Şeyler değişir. Proje kapsamınıza eklenen yeni şeyler var ya da çıkarılan şeyler. Ancak yalnızca son başvuru tarihindeki değişiklikleri kabul etmek sizin işiniz değil. Değişimin etkisini anlamak için proje ekibinizle birlikte çalışın. Ardından, proje sponsorunuza, tarihleri ​​değiştirmenin arkasındaki mantığı açıklayan bir çözüm öneride bulunun. Tüm paydaşların değişimin ve bunların çalışmalarını nasıl etkileyebileceğinin farkında olduğundan emin olun. Ardından herkesin kabul ettiği şekilde değişikliği yapın ve proje belgelerinizi güncelleyin. Tarihlerin hiçbir zaman yalnızca ekibin geri kalanına haber vermeden değişiklik yapmamalısın.

Zamanlarını Boşaltıyor

Toplantılar! Hepimiz onları seviyoruz, değil mi? Etkili, iyi yönetilen ve herkesin zamanından büyük ölçüde yararlanmalılar.

Fakat her zaman böyle değildir. Birçok kez paydaşlar toplantılarında vakit kaybettiklerinden yakınırlar. Bir gündem henüz yoktu ya da yapılması beklenen karar yanlış insanlar salondaydı çünkü yapılmadı.

Ayrıca zamanlarını boşa çıkarmak için başka fırsatlar da var - sadece toplantılar değil. Olmaları gerekmediğinde gelen kutularını e-postaların bir kopyasına koyarak gelen kutusunu karmaşıklaştırmayın.

Bunun yerine:

Projeler üzerinde paydaşların başka bir işi olması gerektiği için zamanlarını akıllıca kullanmaları gerekir. Toplantılarınızın gündemde olduğundan emin olun. Onları planlayın, doğru insanları davet edin ve sonradan takip ettiğinizden emin olun. Bir sonraki okun: Bir Proje Toplantısı Hazırlamak için 6 Yol.

Sadece ilgili kişilere e-posta gönderin. Birine cc lazım iseniz, farkında olmalarının neden önemli olduğunu anladıklarından emin olun ve elinizden geldiğince korkunç "yanıtı" kaçının.

Sadece diğer insanların meşgul olması ve projenizin her zaman en öncelikli olmadığını (eğer herhangi bir zamanda varsa) bilinçli olmak.