Nasıl Doküman Yönetim Sistemi Oluşturulur

Doküman yönetimi dokümanları, bilginin verimli bir şekilde ve uygun bir şekilde oluşturulması, paylaşılması, organize edilmesi ve saklanması için işleme sürecidir. Bu nedenle, bir belge yönetim sistemi nasıl oluşturulacağını öğrenmek işletmeler için kritik önem taşır.

Pek çok işletme için, doküman yönetiminin odak noktası dokümanların organizasyonu ve saklanması üzerine kuruludur. Dokümanları kolayca bulmalarına izin veren organize ve güvenli bir şekilde belgeleri saklamak istiyorlar.

Bu yazıda tam olarak bunu yapan bir belge yönetim sistemi nasıl oluşturulacağı gösterilecektir.

Herhangi bir arama motoruna "belge yönetimi" yazarsanız, birçoğu kağıtsız bir ofise sahip olmanın avantajlarını ilan eden yazılım veya uygulamalar içeren uzun belge yönetimi "çözümleri" listeleri alırsınız.

Ancak, doküman yönetimi yazılımı veya uygulamaları, işletmenizin elektronik dosyalarını işlemek için geliştirilmiştir. Sorun, birçok küçük işletmenin eski moda verilerin kağıt ve elektronik dosyalarla karıştırılması gerektiğidir - ve bazı durumlarda kağıt verilerinin oranı daha büyüktür.

Karışık bir veri ortamına sahip olma sorununuza bir çözüm, tüm işletme belgelerinizi elektronik biçimde dönüştürmek için bir doküman görüntüleme sistemi kullanmak olacaktır. Fakat bu, birçok küçük işletme için çok pahalıdır ve zaman alıcıdır.

İyi bir haber, herhangi bir özel yazılım satın almadan veya toptan doküman görüntüleme yöntemlerinden geçmeden bir doküman yönetim sisteminin temellerini yerlerine yerleştirebilmenizdir.

Sistemin karmaşık olması gerekmez; planlamaya ve uygulamaya biraz zaman ayırmanız yeterlidir.

Bir Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Oluşturulur

Bir doküman yönetim sistemi kurmak üç adımdan oluşur;

• doküman yönetim planı oluşturma,
• doküman yönetim planını uygulama,
• ve sonraları.

Planı yaratan ilk adım şu dört sorunun yanıtlanmasını içerir:

1. Doküman oluşturmak için kurallar nelerdir?

Faturalar, ödeme hatırlatma mektupları, satış broşürleri, e-posta, bilançolar, elektronik tablolar, raporlar - Tüm işletmeler, işi izlemek ve takip etmek için çeşitli belgeler yaratır. Ve işleri düzenli tutmak için, tüm işletmeler doküman oluşturma ile ilgili kurallar oluşturmalıdır.

Örneğin, standart iş belgelerinizin bazıları için harfler ve faturalar gibi dahili şablonlar var mı ve nerede bulunuyorlar?

Uyulması gereken bir kurum içi stil rehberi var mı?

Yeni belgelerin tarih ve / veya zaman damgalı olması gerekiyor mu?

Dokümanları paylaşmak veya incelemek için ne gibi prosedürler izlenmeli?

Bazı küçük işletmeler için, doküman oluşturma konusunda doküman oluşturma konusundaki tek nokta, çeşitli işletme dokümanları için şablonların bulunduğu yer ve bunların nasıl kullanılacağıdır.Ancak, işinizdeki doküman oluşturma, dokümanları incelemek veya güncellemek için farklı kişilerle çalışıyorsa, etkinlik ve tutarlılığı sağlamak için bu şeylerin nasıl yapılacağına karar vermek için biraz zaman harcamanız gerekir.

2. Belgeleri nasıl saklarız?

Aslında bu soruya iki yön vardır.

Birincisi, depolamanın fiziksel yönlerini içerir. Küçük işletmeleriniz dosyalama dolaplarına belge saklamış olsa bile, depolama ile ilgili maliyetler vardır; dosyalama dolaplarının kendileri için olan maliyeti değil, siz ve / veya çalışanları belgelerinizi dosyalamak veya bunları geri getirmek için harcadığınız zamanın maliyeti. Aslında, çoğu küçük işletme için depolamayla ilişkili en büyük maliyet muhtemelen insanlar belgeler ararken harcanan zamanın maliyetidir.

Dokümanları depolamanın ikinci yönü örgütsel niteliktedir; belgeler nasıl açılır? Belgeleri dosyalamanın anahtarı, iyi dosya yönetimi uygulamalarını takip etmektir. Jill Chongva, Dosyalama Sisteminizi Hakim Edin bölümünde hızlı ve etkili bir dosyalama için bir dosyalama sistemi nasıl kurulacağını açıklarken, 10 Dosya Yönetimi İpucu bilgisayar sisteminizdeki dosyaları düzenli ve güncel tutmayı açıklar.

Ayrıca, belgeleri nasıl arşivleyeceğinizi de bilmeniz gerekir. Geçmiş olan veya belge yönetim sisteminizdeki arka brülörlere taşınmaya hazır olan dosyaları nasıl idare edeceksiniz?

Örneğin, her yılın başında, bilgisayarımdaki çeşitli işle ilgili dosyaları inceleyip, artık geçerli olmayanları ayıklayıp yıl ve / veya konu ile etiketlenmiş yeni klasörler oluşturarak dosyaları gerekli.

Aynı kağıt dosyaları ile yapılabilir; eski (er) belgeleri bir dosya klasöründen ve etiketi kaldırmak ve başlıkta "Eski" olan yeni bir belge oluşturmak zor değildir. Bazı yazılımlar otomatik arşivleme seçenekleri sunar. Mesela, Microsoft Outlook, eski e-postaları arşivlemenize izin verir.

3. Dokümanları nasıl basitleştirebilirim?

Bu soru, belge yönetim sisteminizin kalbi. Leger Marketing tarafından Xerox Canada için yapılan bir araştırmada Kanada SMB sahipleri ve yöneticileri, belgeleri yönetmek ve depolamak için günde ortalama 152, bu belgeleri (globeandmail. Com) aramak için günde yaklaşık bir saat 2 dolara mal ettiğini söyledi.

Bir kez daha, iyi dosyalama uygulamaları sorunu çözmeye yönelik uzun bir yol kat edebilir. Bu sitedeki Veri Yönetimi makalelerinde gezinmeye başlayın. Örneğin, Dijital Dosyalarınızı Organize Edinme 10 Yoluyla özetlenen dosya adlandırma kurallarını tutarlı bir şekilde takip etmek gibi şeyleri yaparsanız, belgeler bulmak çok daha kolay olacaktır.

Ve çalışanlarla tek başına çalışan bir işletme sahibi olup olmadığınıza bakılmaksızın, bir Dosya Konumları Listesi oluşturmanızı öneririm, bu, kullanıcılara belirli dosya türlerinin nereye gittiğini hatırlatır - ve nerelerde bulunabilir? Belirli belgeler. İşletmeniz en çok beğeniyorsa, dosyanın bilgisayar sisteminizde, bir kurum içi sunucusunda, bulutta bulunup bulunmayacağını veya dosya biçiminde dosyalama dolabı gibi fiziksel bir yere yerleştirildiğini unutmayın.Örneğin, işyerimde resim, video veya kağıt fotoğraf kullandığınızı varsayalım. Dosya Konumları Listesindeki bir girdi olabilir:

Dijital görüntüler / video: bilgisayar (veya sunucu) - sürücü E: / photos - uygun konu klasöründeki dosya
Kağıt fotoğraflar: dosya dolabı 3 - Fotoğraflar - alfa konuya göre

Paylaşılan ağ veya bulut sürücüleri, dolap çekmecelerini dosyalamaları gerektiği gibi içeriğe göre etiketlenmelidir.

4. Dokümanlarımızı nasıl güvence altına alabiliriz / koruyabiliriz?

Belge güvenliği için ilk savunma hattı, fiziksel olarak işyerlerini kendilerinin güvence altına alıyor. Tüm işletmelerin alarm sistemleri, kurulu hatta ev tabanlı işler gibi güvenlik sistemleri olması gerekir.

İşletmeler ayrıca pencere barları / ızgaralar, güvenlik kameraları ve / veya devriye hizmetleri gibi diğer güvenlik cihazlarına da ihtiyaç duyabilir veya bunlara yatırım yapmak isteyebilir. Elektronik dosyalarınızı korumak için şifreler oluşturmak ve dosyaları şifrelemek istediğiniz her zaman harcayabilirsiniz, ancak biri bilgisayarınızı dolaşıp bilgisayarınızı ve sabit disk sürücüsünü çaldığında pek bir önemi yoktur.

Tüm dosyalama dolapları, iş saatlerinden sonra kilitlenmeli ve kilitli tutulmalıdır (kimse güvenilir biri yakında olmayacaksa öğle saatinde kilitli kalmalıdır).

Elektronik belgeler için genel güvenlik prosedürleri, belgeleri düzenli olarak yedeklemek ve belge yedeklemelerini, orijinal belgelerin bulunduğu aynı sabit diskten başka bir yerde tutmayı gerektirir. İşletim dışı verilerin doğal afetlere maruz kalmasına karşı koruma sağlamak için en iyi yoldur, çünkü bulutun iş için ideal olmasının bir başka nedeni. Etkili bir yedekleme sistemi kurma ve kullanma hakkında daha fazla bilgi için bkz. Başarılı Bir Yedekleme Sistemi Nasıl Kurulur.

Aynı bilgisayar ağı paylaşan meslektaşları veya çalışanları bulunan küçük işletmeler, bazı kullanıcıların erişimini kısıtlamak isteyebilir, böylece yalnızca ağ kaynaklarının bir kısmını kullanabilir veya görebilirler. Örneğin, "Muhasebe" adlı bir ağa veya bulut paylaşım dizinine sahip olabilirsiniz; bu erişim yalnızca yönetimle sınırlandırılmıştır. Kullanıcı, bir uygulama gibi bir kaynağa erişmesine izin verilse dahi belirli belgeler şifreyle korunabilir. Belgelerin içeriği de şifrelenebilir ve yalnızca gerekli şifreleme anahtarına sahip olanlar tarafından erişilebilir hale getirilebilir.

Çalışanların çalınması, veri güvenliği için bir diğer tehdittir. Çalışanlarla küçük işletmeler, özgeçmiş gerçeğini kontrol etmeli ve çalışanlar üzerinde arka plan denetimi yapmalıdır.

Doküman Yönetim Sisteminizi Uygulama

Yukarıdaki soruları cevaplayarak doküman yönetim planınızı oluşturduktan sonra onu uygulamaya hazırsınız, tüm personelinizin işletme doküman yönetim sisteminizin ayrıntılarını bildiğinden emin olun ve belgeleri oluştururken, depolarken ve alırken uygun prosedürleri izleyerek.

Ayrıca, kuruluşunuzdaki belgelere erişen ve kullanan herkesin, dokümanları uygun bir şekilde adlandırıp depolamak gibi işlemleri yaparak devam ettiğinden emin olmanız gerekir. Belirli dosyaların kolayca bulunup bulunmadığını test etmek ve hatalı dosyalara karşı koruma sağlamak için düzenli olarak kontrol edin.

Bir gün içinde bir doküman yönetim sistemi kurabilirsiniz, ancak bunu zaman içinde düzenli olarak uygulamanız, başarısının anahtarı olacaktır. Ödüller çok fazladır - istediğiniz zaman bulmayı ve huzur bulmayı öğrenme.