Kolayca İşletme Gider Kayıtlarını Yönetin

İşinizi yönetmek için yapmanız gereken tüm görevlerin bir listesini hazırlamak için zaman ayırdıysanız ve onlara ne kadar sevdiğinizi söyleyince sipariş verdiyseniz, kayıt yönetiminin nereye gideceğini hesap edin içinde? İki yüz yetmiş mi? Ya da daha düşük mü?

Ancak çoğumuz iş kayıtları yönetimini pis işi olarak görüyorsun ve düşük önceliğe sahip olma eğilimindeyken, iyi kayıt yönetimi sadece çalışma hayatımızı kolaylaştırmakla kalmamakta, aynı zamanda vergi zamanında kendiliğinden gerilimi azaltabilir.

Kayıt yönetimini kolaylaştırmak için yapabilecekleriniz:

1. İş ve kişisel giderlerinizi ayrı tutun.

Kolay geliyor, değil mi? Ancak kayıt yönetimi çoğu insanı gezen bölümdür. Örneğin, bir golf turu için potansiyel bir müşteriyi alırsanız, kişisel bir harcama veya işletme masrafı mıdır? (Cevap kişisel, zira yeşil ücretler indirilebilir bir iş masrafı değildir.) Hem kişisel hem de iş nedenleriniz için kullandığınız araçlar başka bir çok yıllık problemdir. Ne meşru işletme giderleri ve neyin nitelikli olduğunu bilmeniz ve iş kayıtlarınızın bunu doğru bir şekilde yansıttığından emin olmalısınız (Bkz. Hangi İşletme Giderleri İddia Edebilirim?).

2. Tüm işletme harcamaları için yeterli dokümantasyon elde edin.

Birçok iş adamı, "listeler" in kayıt yönetimi amacıyla yeterince iyi olduğunu düşünmekte hata yapıyor. Örneğin, kredi kartı ekstrelerinde bir satın alma listesi var ve bunun, bu satın alımların işletme giderleri olduğunu iddia etmeleri açısından yeterince iyi olduğunu düşünüyorlar.

Maalesef MKK (Kanada Kazanç Ajansı) daha talepkar. Bir fatura veya makbuz normalde verildiğinde, kredi kartı beyannamelerini veya iptal edilen çekleri masraflar için yeterli dokümantasyon olarak kabul etmemektedirler. Bkz. Makbuzlar Olmadan İşletme Giderlerini İdare Edebilir miyim? IRS daha bağışlayıcıdır ve bir makbuz yokluğunda genellikle kredi kartı beyannamelerini kabul eder ve gider taleplerinin bir kanıtı olarak çekleri iptal eder.

Kayıtların tutulması açısından, akılda tutulması gereken iki nokta vardır:

a) Her zaman bir makbuz alın . Ne kadar küçük olursanız olun, bir satın alma işlemi yaparken bir makbuz istemek alışkanlığını yaşayın. Az masraf da artar ve iş kayıtlarınız için dokümantasyona ihtiyaç duyarsınız.

b) Makbuzlarınızı etiketleyin, gerekirse . Maddenin satın alındığı tarihten başka bir şeyleri bulunmayan makbuzları dağıtmanın ve bu makbuzların maliyetinin ne kadara mal olduğunu - bu makbuzun ne olduğunu anlamaya çalışırken makbuza bakarken çok yararlı olmayan hâlâ işyerleri vardır söz konusu ürün oldu ve hangisi uyması gereken işletme gider kategorisi oldu.

Bir makbuz aldığınızda makbuza bakın ve makbuzun ne için ve harcama kategorisi gibi eksik / ilgili bilgileri yazın.Makbuzlarınızı daha kolay düz tutma konusunda daha fazla bilgi almak için Makbuzları İçe Alma İpuçları'na bakın.

3. İşletmeniz için ayrı bir banka hesabı edinin ve kullanın.

Ticari banka hesapları için ücretler kişisel hesaplarla kıyaslandığında yüksek olduğu halde, iyi ticari kayıt yönetimi için bir işletme banka hesabı kesinlikle gereklidir. Bir iş banka hesabı, işletme ve kişisel masraflarınızı ayrı tutmanıza yardımcı olur. Tüm işletme gelirlerini işletme hesabına yatırıp iş ile ilgili masrafları veya ödemeleri yalnızca işletme hesabından çekeceksiniz.

Ne tür ticari banka hesabına sahip olmalısınız? Bir chequing hesabı - tercihen aylık beyanlar gönderen ve iptal edilen çeklerinizi size geri gönderen bir hesap.

İşletme kontrolleri, kayıt yönetiminizi kolaylaştırır; çünkü her bir kontrolün önündeki not satırını, giderin işletme amacını belgelemek için kullanabilirsiniz.

4. İşletme giderleri için ayrı bir kredi kartı bulundurun ve kullanın.

Kişisel kredi kartlarınızı ticari amaçla kullanmak sizi bir rekor yönetim çökmesine hızlıca götürür. Bir işletme kredi kartı, kişisel ve işletme masraflarınızı ayrı tutmanıza yardımcı olarak işletme kayıt yönetiminizi büyük ölçüde basitleştirir. (Ayrıca, işletmenizin daha profesyonel görünmesine yardımcı olur.)

5. Seyahatinizde bir kilometre günlüğü tutun.

Araçlarınızı herhangi bir iş amaçlı kullanırsanız, kilometre günlüğü kayıt yönetiminde büyük bir yardımcı olacaktır.

Aracınızı bir iş amaçlı olarak her kullanışınızda, yıl başında kilometre sayacı üzerinde kilometreyi (veya kilometreyi) okuduğunuza dikkat edin ve kilometreyi tarihe göre girin. Aracınızın eldiven kutusundaki kilometre günlüğünü tutmak bu işi kolaylaştıracaktır. İş amaçlı olarak kullandığınız birden fazla araca sahipseniz, her biri bir kilometre günlüğü tutun. Ayrıca bkz: Motorlu Araç Giderleri (Kanada Gelir Vergisi).

6. Belli bir vergi yılı için tüm iş kayıtlarınızı birlikte ve tek bir yerde saklayın.

İş kayıtlarınızın her yere dağılmış olması, vergilerinizi muhasebeleştirme veya hazırlama konusunda gerçek zamanlı bir iştir ve mali yılınıza göre işletme kayıt yönetim sisteminizi organize etmek, ihtiyaç duyduğunuz iş kayıtlarını bulmanızı kolaylaştıracaktır Onlara ihtiyacın olduğunda.

Dosyalama sistemi kurmak için yardıma mı ihtiyacınız var? İpuçları için Dosyalama Sisteminizde Mastering konusuna bakın.

7. İş kayıtlarınızı doğru zaman tutun.

Nedense, iş kayıtlarınızı ne kadar süreyle tutmanız gerektiğine dair çok fazla karışıklık var gibi görünüyor. Vergi amaçlı olarak, "zamanında geri ödeme yaparsanız, kayıtlarınızı ilgili vergilendirme yılının bitiminden sonra en az altı yıl tutun" (MKK). Bu altı yıllık dönem, işlemin yapıldığı andan değil, işletme kayıtlarını son kullanışınızdan başlar. MKK'nın işletme kayıtlarının tutulması ile ilgili daha fazla bilgi için bkz. İş Kayıtlarımı Ne Kadar Sürede Tutmalıyım.

ABD vergi iadeleri için "orijinal iadenizi gönderdiğiniz tarihten itibaren 3 yıl ya da vergiyi ödediğiniz tarihten sonra 2 yıl olan kayıtları tutun; hangisi daha sonra, iadenizi gönderdikten sonra kredi talebi veya geri ödeme yaparsınız. 7 yıl kayıtlarınızı, değersiz menkul kıymetlerden veya kötü borç indirimi nedeniyle zarar talep ettiğinizde tutun.

8. Muhasebe Yazılımı Kolaylaştırır

Kullanma kolaylığı sayesinde, mobil cihazlardan erişilebilirlik ve düşük maliyetli günümüz bulut tabanlı küçük işletme muhasebe yazılım paketleri kayıt yönetimini büyük ölçüde kolaylaştırabilir (bkz. Küçük İşletme Muhasebe Yazılımı'nın 6 Avantajı) FreshBooks ve Zoho gibi yaklaşık 10 $ / aylık yazılım satıcıları, masraf takibi ve basit raporlama da dahil olmak üzere serbest çalışanlara ve kişisel mülk sahiplerine uygun paketler, örneğin akıllı telefonunuzdan doğrudan bir fatura gönderebilme, müşteri ile bir öğle makbuzu resmi çekme ve kayıt yapma avantajlarını düşünün. bir masraf olarak veya faturalanabilir zamanı dahili zamanlayıcı ile takip edebilirsiniz.

Kayıt yönetiminizi kolaylaştırmak için yapabileceğiniz bu sekiz şey, zor değildir. iş, sadece iyi alışkanlıklar ve kalıcılık kurmayı gerektirir. Ancak bu kuralları şimdi uygularsanız ve takip ederseniz, bir sonraki vergi süresine büyük bir fark bulacaksınız ve muhasebeniz tüm yıl boyunca daha kolay olacak.

Ayrıca bkz:

Küçük İşletmelerinizde Kaa Kontrol Etmenin 7 Yolu

Sadece Zamanınızı Takip Etmeyin; Yönet!