Bir Proje Denetiminden Nasýl Yararlanabileceğinizi Öğrenin

Her proje, zaman zaman bir denetimden yararlanabilir. Ancak endişelenme, göründüğü kadar korkunç değil. Bir proje denetimi, tarafsız bir kişinin projenizi gözden geçirdiği yerdir ve başarılı olma şansını artırmak için neyin farklı yapılabileceği konusunda rehberlik eder. Bu yazıda her şey açıklanır ve bir proje denetimi hazırlamak için sizi yönlendirir.

Bir Proje Denetiminin Resmi Biçimi

Proje denetimi normalde resmi bir egzersizdir.

Gayri resmi eşdeğer eşdeğerliğe normalde bir akran değerlendirmesi denir. Burası bir meslektaşınız projenizin ve ilgili dokümanlarınıza bakar ve size biraz daha fazla zaman harcamanız gerektiği konusunda geribildirim verir.

Proje denetimleri, genellikle belirli bir soru setine sahip oldukları ve düzenli olarak bu tür şeyleri yapan birisi tarafından yürütülmeleri nedeniyle resmi niteliktedir.

Kim Proje Denetimini Yapar?

Projenizin denetimini yapan kişi, başka bir proje yöneticisi olabilir (muhtemelen projeleri yönetmede büyük tecrübeye sahip bir kişi olabilir) ancak daha olası birinden Denetimleri sık sık yürüten Proje Ofisi.

Kendini tarafsız düşünebilen bir kişi olacak, bu nedenle, müdürünüz veya proje sponsorunuz olmayacak. Projenin büyüklüğüne bağlı olarak bir ekip bile olabilir.

Bir Proje Denetimi Hazırlama Nasıl Yapılır

Düzenlenecek ilk ve en önemli şey, denetçinin gözden geçirmesi için proje belgelerinizin kopyalarını elde etmektir.

Eğer bir proje koordinatörünüz varsa, onlardan bir dizi belgeyi (tercihen elektronik olarak) çekmelerini isteyin. Tüm bilgilerinize kolayca erişmeniz gerekir, ancak yaparsanız da bu adımda biraz zaman geçebilir. Minimum olarak, denetçi için mevcut olan proje planı, risk günlüğü, sorun kaydı, bütçesi ve çizelgeye sahip olduğunuzdan emin olun.

Kime Katılmaya İhtiyacınız Var

Bu, denetçinin bakmak istediği şeylerin türüne bağlıdır. Siz, proje yöneticisi olarak, onlarla biraz zaman geçirmek zorunda kalacaksınız. Ekip üyelerinizden denetçiyle sohbet etmelerini de beklemenizi bekleyin.

Denetim süresi boyunca, bazı faaliyetleri yeniden planlamanız ve daha yavaş çalışmanız gerekebileceği için, denetimle ilgili görevlerde çalıştıkça harcadığınız harcamanın ne kadar uzadıkça proje çalışması için ne kadar az zaman harcadıklarını unutmayın.

Proje Denetiminin Süresi

Proje denetimi için belirli bir zaman süresi yoktur. Büyük projelerde, daha uzun sürdüğünü göreceksiniz. Küçük projelerde, denetçi birkaç saat içinde tamamlanabilir. Projenizin denetleneceğini bildiğiniz anda, denetim ekibinize çalışma sürelerini ne kadar bekleyeceğini sorun.

Denetim Neye Değer Verir?

Denetim, kalite hedeflerine ulaşılamamış gibi belirli bir endişe nedeni ile çağrılmışsa, o zaman o bölgeyi derinden incelemesini bekleyin.Rutin bir denetim, proje yönetiminin farklı alanlarına ve projenin üzerinde çalıştığı çıktılara genel olarak bakacaktır. Projenizin zamanını, maliyetini ve kalitesini ve paydaş katılımını kapsar.

Denetimin amacı, projenin hedeflerine ulaşıp katılamayacağını bulmaktır.

Denetçi şimdiki performansa dayalı olarak projenin bu hedefleri gerçekleştiremeyeceğini düşünürse, eylem için öneriler önerecektir.

Tavsiyeler Neyin Bulunduğuna Bağlıdır

Denetçinin raporundaki tavsiyeler, bulduklarına bağlı olacaktır. Onları olabildiğince kolayca benimsemenizi sağlayacak şekilde olumlu ve deyimsel olmasını bekleyin. Pratik olmalılar.

Denetçi aşırı uç noktada, projenizin kapatılacağını önerebilir, ancak bu yalnızca, bu noktadan itibaren yapılacak herhangi bir proje çalışmasının kuruluş için her türlü değeri vermesine imkânsız olduğunu düşünürse gerçekleşir.

Olumlu bir deneyim olarak proje denetimine bakın. Projenizin sorun yaşadığına dair herhangi bir işaretin erken uyarısı olmalı ve deneyimli bir proje uzmanıyla çalışmak için bir fırsattır.

Önerilerini uygulamak, sizi, ekibinizi ve projenizi daha başarılı yapmalıdır ve bu sadece iyi bir şey olabilir.