Ofis İşleri - Bir resepsiyon görevlisi işe alma

İş Açıklaması

Bir resepsiyon görevlisi, işyerinize giren herkesi selamlamak için kiraladığınız bir kişidir. Bu nedenle, resepsiyon görevlisi, müşterilerin, tedarikçilerin ve ortakların, işlettiğiniz işe sahip olmalarının ilk izlenimidir. Resepsiyonistin tavrı, sakinliği ve misafirperverliği, iş kültürünün ne hakkında olduğunu anlatacak. Bu nedenle hem resepsiyonistin iş tanımını özetlemek hem de sözlü ve sözsüz olarak işin neyle ilgili olduğunu konuşabilen bir kişiyi işe almak için dikkatli planlamanın kullanılması önemlidir.

Kritik ilk izlenimin ötesinde resepsiyonist, şirket telefonunu cevaplamaktan ve arayanları uygun kişiye yönlendirebilmekten sorumludur. Resepsiyon görevlisinin ayrıca, firma / ürünler hakkında tüm arayanlara ve kişi ziyaretçilere bilgi sağlayarak işin neyi yaptığı hakkında temel ama kullanışlı bir bilgiye sahip olması gerekir.

İşletmenizin büyüklüğüne ve türüne bağlı olarak, resepsiyon görevlisi tüm postaları ve paket teslimatları ele alan kişi olabilir ve bu nedenle varış yerlerini şirkette öğrenmek ve ele almak gerekir. onları uygun çalışanlara yönlendirerek. Tıp ve hukuk büroları gibi işletmelerde genellikle zaman hassasiyetleri olabilir. Bu nedenle, acil ve önemli arasındaki farkı ayırt etmek için resepsiyon görevlisi yetiştirmek, önemli iş ihtiyaçlarını karşılamak için kritik öneme sahiptir.

Resepsiyon görevlisi, aramak için gelen avukatların elinde "gatekeeper" olması da gerekebilir.

Bu, çağrıları taramayı, bir ziyaretin niteliğini ve amacını saptamayı, bir ziyaretçi geldiğinde uygun çalışana başvurarak ve gerektiğinde acil servis (polis, yangın ve ambulans) çağırmayı kapsar.

Resepsiyonist tarafından ele alınabilecek çeşitli idari görevler vardır.

İşinizin boyutuna ve karmaşıklığına bağlı olarak, bu iş görevleri şunları içerebilir:

• Ön Büro Koordinatörü
• Grevci
• Santral Operatörü
• Çağrı Perdesi

Resepsiyonist açısından, bir boyut herkese uymuyor ve tarif edildiği gibi, bu kişi işte kritik bir role sahip olduğundan, resepsiyon görevlisinin görevleri ve eğitimi sonuçta işe uygun trafik başarısına katkıda bulunacaktır. Resepsiyonist iş görevlerinin nasıl yapılandırıldığına ilişkin olarak yapılacak iki ayrım türü vardır. Biri firmanın büyüklüğü, diğeri ise uzmanlık alanı. Aşağıda, şirketin büyüklüğüne göre resepsiyon görevlilerinin işe alınmasına ilişkin kurallar bulunmaktadır.

Küçük bir Büroda Resepsiyonist

Küçük bir ofiste, resepsiyon görevlisinin rolü genellikle tam zamanlı bir konumdadır.Bununla birlikte, bu küçük bir işletme olduğu için, resepsiyon görevlisi diğer görevlere de katılabilir olmalıdır. Resepsiyon görevlisinin sorumlulukları genelde iş dünyasının girişine yakın konumda bulunan bir sekreter veya katip tarafından verilir. Atanacak ek görevler paket / posta alma, yazarak yazma, sipariş girişi, posta hazırlama veya bir misafir gelince kesilebilecek başka bir görev içerebilir.

Orta Ofisdeki Resepsiyonist

Orta büyüklükteki bir bürodaki resepsiyon görevlisi, büyük olasılıkla, işe girerken insanları tebrik etmek için çalışan, tam zamanlı, adanmış bir kişidir. Trafik yoğunluğunun düşük olduğu dönemlerde resepsiyon görevlisine bir sekreter veya katip tarafından gerçekleştirilebilecek ek çalışmalar yapılabilir.

Büyük bir Büroda Resepsiyonist

Resepsiyon görevlisinin pozisyon sorumlulukları geniş bir ofis ortamında çok iyi tanımlanmıştır. İş görevleri, bu görevdeki kişinin beklediği resmi bir görev listesi ve diğer işlevleri içerebilir. Muhtemelen bu kişi ziyaretçileri selamlamaya ve arayanlar yönlendirmeye / yönlendirmeye adamıştır. Bununla birlikte, bu ziyaretçilerin ve arayanların hacminin bir fonksiyonudur ve ses seviyesi yüksekse, greeter ve çağrı yönlendirici olarak özel bir işlev yeterlidir.

Amaç, tüm büyük ofis tebrik ihtiyaçlarının karşılandığından ve diğer seçici görevlerin yalnızca trafik hacminde bir düşüş ile desteklendiği takdirde atanmasını sağlamaktır.

Diğer resepsiyonist sınıflandırması, tıp ofisi resepsiyonisti veya avukat büro resepsiyonisti gibi özel tiplerdedir. Bu resepsiyonistlerin iş görevleri, üzerinde çalıştıkları iş türüne göre ek veya uzmanlaşmış iş görevlerini içerecektir.

Başka bir resepsiyonist türü bir dükkandaki kasiyerdir. Bu durumda, resepsiyon görevlisinin rolü, açıklanan tüm iş işlevlerini gerektirmekle kalmaz, aynı zamanda kişinin ofisinin işinde uzmanlaşmasını gerektirir. Bunun güzel bir örneği, bir Spa'da resepsiyonist ya da resepsiyonistin ağırlama, ev sahibi, zamanlayıcı ve kasiyer olduğu diğer hizmet işletmeleridir.