Emlak Komisyoncusu ve Acente E-posta Prosedürleri

Benim gibi iseniz, e-posta gelen kutunuzu bir yapılacaklar listesi olarak kullanın ve onu temiz tutmaya çalışın. Veya, diğer ucunda da bir şablon gelen kutusu ile her zaman olabilir. Günümüz iş dünyasındaki e-postaların öneminden ve geçmişten yıllarca e-postalar üretmek için nasıl çağrılabileceğinizin farkında olmalısınız.

Hükümet E-posta Kurallarına Sahip. :

Federal mahkeme davalarında, e-postaların ön deneme keşiflerinde teslim edilmesi gerekebilir ve muhtemelen gönderilmesi zorunludur.

Çok sayıda emlak komisyonculuğunun bir şekilde herhangi bir şekilde EPA ve Fair Housing gibi federal kurallara tabi olması nedeniyle, federal bir mahkeme davasına son verebileceğinizi göz ardı edemezsiniz ve e-posta kayıtları üretmesi gerekecek.

"Sanal Parçalayıcı" olmayın:

Siz veya ajanınızın işlemle ilgili e-postaları kasıtlı olarak silmiş olabileceğinden şüphelenilen bir federal hâkimle yüzleşmek çok rahatsız edici bir durum olacaktır.

"Yedekleme sistemim dosyaları aşırı yazdı" bahanesinin sizi kandırmayacağına inanmayın. Çoğu yedekleme sisteminin özelliği, belirli aralıklarla veya belirli sayıda yedeklemeden sonra en eski verileri silmektir.

Yazılı Bir Politikaya İhtiyacınız Var:

İşlemlerle ilgili e-posta dosyalama prosedürlerini açıkça belirten yazılı bir e-posta saklama politikası geliştirerek kendinizi ve aracı kurumunuzu koruyun. Bunun, gelen ve giden tüm e-postaları içerdiğini belirttiğinizden emin olun.

Prosedür el kitabında ve bu tür herhangi bir belgede olduğu gibi, tüm yeni ajanlar, bu e-posta prosedürlerini okuduklarını, anladığını ve uyacaklarını imzalmalarını isteyin. Bu prosedürleri tekrarladığınız ve gereksinimlerin nasıl karşılanacağı konusunda talimat verdiğiniz periyodik olarak toplantıları belgeleyin.

Baskılı Gelecek - Dijital Daha İyi:

Her bir e-postanın yazdırılacağını ve işlem dosyasına yerleştirileceğini belirtebilirsiniz. Dinsel bir sonuç alınırsa, en kötü durum mahkemeye sunum için birkaç yüz sayfa kopyalamak zorunda kaldı.

Daha iyi bir yaklaşım, harici bir sabit disk, CD veya DVD olsun e-postaları da dijital biçimde arşivlemektir. CD'lerin ve DVD'lerin düşük maliyetiyle, dosyaları aktarma ve diski işlem dosyasına yerleştirme mükemmel bir prosedürdür.

Bir avantajı, müşteriden HUD bildiriminin bir kopyasını isteyen o çağrıdır. Sadece diski içerip e-postayla göndermek çok kolay.

Arşivleme Acentesi E-postaları:

Outlook'un egemen e-posta çözümü olmasına rağmen, Eudora'yı kullanan ajanlar, ücretsiz çevrimiçi sistemler ve diğerleri var. Değişik seviyelerde bilgi ve bu sistemlerin hepsiyle birlikte, e-postaları kurtarılabilir bir biçimde ve konuma getirmek için biraz planlama gerekir.

Bir yöntem, tüm işlem e-postalarının bir işlem e-posta adresine iletilmesini veya kopyalanmasını sağlamaktır. SmithToJones @ YourDomain ile. acente, gelen ve "Cc / Bcc" giden e-postaları bu işlem adresine iletebilir. Şimdi, aracı kurumun uygun arşivleme eylemini gerçekleştirebileceği tek bir konumda.

Emlak E-postasının Dijital Dosya Biçimi Önemlidir:

Okunamayan bir biçimde bir CD e-postasıyla mahkemede görünmeyin. Yazılım değişiklikleri ve işletim sistemleri sık sık değişen bir ortamda, e-postaları daha sonraki bir tarihte olmak üzere kabul görmüş bir biçimde arşivleyin.

Bugüne kadar en çok kabul gören format Adobe Acrobat'tır. pdf ("taşınabilir belge biçimi" anlamına gelir). Adobe yeni sürümleri her zaman eski sürüm dosyalarını okuyabiliyordu, bu nedenle ileride kullanışsız bir arşiv bırakmamalısınız.

İş için Gmail'i kullanıyorum ve Evernote ve bir PDF dosyasıyla birlikte çalışıyorum. Kapatıldıktan sonra tek bir belgede tüm işlem e-postalarını aldım.

Herşey Doğru Nasıl Yapılır ve Hala İşinizi Kaybetirsiniz:

Aracı kurumlarla gayrimenkul komisyoncuları ve şirket sahipleri olarak, faaliyetlerini nasıl yürüttüğünden sorumluduruz.

Ya sadece en iyi ve en dikkat gerektiren ajanları seçip seçmediğimiz önemli değildir. Herkes hata yapar. Aracılıkla bir işlemi ilgilendiren e-postalar üretilemediği için, bir hatanın büyük cezalara veya işinize mal olmasına izin vermeyin.

E-posta arşivlerini işleme yöntemleri ve prosedürleri pahalı değildir ve bu önemli işlevi kontrol altına almak için gerekli prosedürlerin geliştirilmesi ve yönetilmesi büyük bir çaba gerektirmez.