Proje Yönetiminde Paydaş Yönetimi Planı

Proje yönetiminde paydaş yönetimi planı, paydaşların projeye nasıl katılacağını gösteren resmi bir belgedir. Paydaş, projeyle ilgili menfaate sahip bir kişi veya gruptur. Menfaat sahipleri ne zaman ve nasıl katılacaklarını düşünerek, bir proje ekibi paydaşların projedeki olumlu etkisini en üst düzeye çıkarabilir.

Menfaat Sahipleri Nelerdir?

Menfaat sahipleri kuruluşun içinden ve dışından olabilir.

İç paydaş örnekleri muhasebe ve bilgi teknolojisi gibi yöneticileri ve iş birimlerini içerir. Ticari birimlerin tipik olarak proje ekibinde temsilcileri bulunur. Dış paydaşlar, çıkar grupları, işletmeler ve sivil kuruluşlar olabilir. Dış paydaşların proje ekibinde temsil edilmesi nadirdir. Düzenleyici otoriteye sahip kuruluşlar için, düzenledikleri endüstriler genellikle herhangi bir proje için en önemli dış paydaş grubudır. Proje ekibi tarafından bir paydaş belirlenirse paydaş yönetimi planında bu paydaş düşünülmelidir.

Bir proje ekibinin her bir paydaş grubunu temsil eden üyelerden oluşması pratik değildir. Çoğu durumda imkansızdır. Bununla birlikte, proje ekibi projenin başarılı olması için paydaşlardan girdi ve satın almaya ihtiyaç duyuyor. Örneğin, bir hükümet kuruluşu, en yaygın olarak kullanılan tescilli yazılım programını tamamen yenilemek ve modernleştirmek istiyor.

Kurumdaki hemen hemen herkes programın bir şekilde kullanılmasını sağlar. Her tür kullanıcı doğrudan proje ekibinde temsil edilemez, bu nedenle ekip paydaşlardan bilgi toplama yöntemleri geliştirir ve paydaşları projenin durumu hakkında bilgilendirmenin yollarını belirler. Girdi ve iletişim stratejileri toplama yöntemleri paydaş yönetimi planında belgelenmiştir.

Paydaş Yönetimi Planı ve İletişim Planı Arasındaki Fark

Bir projenin paydaş yönetimi planı ve iletişim planı arasında belirgin bir kanun çıkabilir. Görevleri çok benzerdir. Bir paydaş yönetimi planı, projeye girişi kolaylaştırdığı ve çıktıları ortaya koyması bakımından daha geniştir. Menfaat sahiplerinin yönetim planı yalnızca menfaat sahiplerine hitap ederken daha dar, iletişim planında daha geniş kitleleri kapsayabilir.

Bir Paydaş Yönetimi Planı Bir Proje Sırasında Gelişir

Paydaş yönetimi planı genellikle proje yöneticisi tarafından tutulmaktadır. Bir proje ilerledikçe, proje yöneticisi paydaş yönetim planını gözden geçirir ve periyodik olarak güncellemeleri değerlendirmek için proje ekibine geri getirir. Bir proje zaman çizelgesinin ortasında, planlama aşamalarından çok farklı görünebilir; bu nedenle, şartların gerekmesi halinde bir projenin yönlendirme belgesinin değiştirildiğinden emin olmanız önemlidir.

Paydaş Yönetimi Planının İşleyişi Örneği

İşte bir paydaş yönetimi planının bir proje boyunca nasıl değişebileceğine dair bir örnek. Bir devlet kurumu, kural koyucu bir projeye başlar. Başlarken, proje sponsoru ve proje yöneticisi paydaş yönetim planına girmek üzere paydaşların bir listesini hazırlar.

Proje ekibinin ilk görevlerinden biri planın dışavurumunu sağlamaktır. Birkaç ay sonra bir proje ekibi üyesi, projenin başında hiç kimsenin düşünmediği bir menfaat sahibini tanımlar. Proje yöneticisi, yeni paydaşı plana ekler ve yeni paydaşla nasıl etkileşimde bulunulacağını tartışmak için bir proje ekibi toplantısı yapar. Ekip ne yapılacağına karar verdikten sonra proje yöneticisi proje sponsorunu bilgilendirir.

Açıktır ki, paydaş yönetimi planı canlı bir belgedir. Proje değiştikçe, paydaş yönetimi planı, projenin ihtiyaçlarına daha iyi hizmet verebilmek için değişebilir. Çevik bir paydaş yönetimi planı ile bir proje ekibi, paydaşlardan gelen girdileri ve geri bildirimleri uygun bir şekilde toplayabilir ve bu paydaşları bilgilendirir.