Bilinen Proje Yönetimi Koşullarını

Proje yönetimi alanında, diğer uzmanlık alanlarında olduğu gibi, kısaltmalar ve özel terimlerle dolu benzersiz bir sözcük dağarcığı vardır. Anlaşmanız gereken üç temel terim ve kavramlar şunlardır:

• Kapsam
• Risk
• Varsayımlar

Bu makale, bu üç temel proje yönetimi teriminin bir özetini sunar ve ek okumalar için bağlantılar ve öneriler içerir.

Kapsam

Proje yönetimi kapsamı, bir projenin kapsamını tanımlayan sınırlar setidir.

Kapsam, proje inisiyatifi sonucunda müşteriye neyin teslim edileceğini açıklamaktadır.

Kapsamın anlaşılması, proje yöneticisinin ve proje ekibinin nelerin projenin sınırları içerisinde veya dışında olduğunu anlamasına olanak tanır. Bir şey "kapsam dahilinde değilse", projenin planlama çalışmasında dikkate alınmaz. Kapsam bildirisinin sınırları içine giren faaliyetler "kapsam dahilinde" kabul edilir ve zaman çizelgesinde ve bütçede muhasebeleştirilir. Bir faaliyet sınırların dışına çıkarsa "kapsam dışında" kabul edilir ve planlanmamıştır.

İster proje yöneticisi veya proje ekibinin bir parçası iseniz, ilerlediğinizde bir şeylerin kapsamı içinde mi, yoksa kapsam dışında mı olduğunu düşünmek isteyeceksiniz.

Bir örnek olarak, bir müşterinin sizden bir web sitesi oluşturmanızı istediğini düşünün.

• Site tasarımı ve tel kafes şeması oluşturma
• Test yatağının kurulması
• Onaylanan tel çerçeveye kodlama < Web sitesi teması için grafik geliştirme
• Siteyi genel hale getirmeden önce sınama ve hata ayıklama

Proje süresince, müşteri size şirketin video görüntüsünü eklemenizi ister. Video, proje kapsamında belirtilmediğinden kapsam dışındadır.

Video çalışmalarını ek bir ücret karşılığında yapmaktan memnuniyet duyabilirsiniz, ancak bunun için proje kapsamı ve maliyeti ile zaman tahmini için bir revizyon gerekecektir.

Açık ve üzerinde anlaşmaya varılan bir belgenin yokluğunda, videonun konusu ekibinizle müşteri temsilcileri arasında çekişebilir. Açık bir kapsam beyanatı, durumun bozulmasına ve düzenli bir değişiklikle uğraşmanıza izin verdi.

Öyleyse neyin içinde veya dışında olduğunu belirlersiniz? Önce bildiğiniz projenin tüm ayrıntılarını, müşteri ya da proje sahibi ile yapılan tartışmalara dayanarak ana hatlarıyla belirtmek istersiniz. Ardından, kapsamdaki veya dışındaki şeyleri yönlendiren temel varsayımlar yapmak isteyeceksiniz.

Varsayımlar

Hayatınızın bir noktasında muhtemelen "Hiçbir zaman varsayım yapmayın" denildi. "Bununla birlikte, proje yönetiminde varsayımlarda bulunmak gündelik bir etkinliktir.Varsayımlar, kapsamı ve riskleri tanımlamanıza ve tahminlerinizi zaman ve maliyet açısından ince ayarlamanıza yardımcı olur. Tabii ki, varsayımlarınızı belgelemek ve doğrulamak esastır.

Kitap oluşturmak gibi basit bir şey düşünün. Dostunuz, arkadaşınızın bir sehpa kitabı için bir fikri olduğunu ve projeyi yönetmenizi rica ettiğini varsayalım. İlk isteği bir bütçeyle finanse edebilmesidir.

Kapsamı tanımlarken arkadaşınızın, sayfa sayısı, resim ekleme, kapak stili ve sayfalar için kullanılacak kağıdın ağırlığı gibi birçok ayrıntı hakkında belirsiz olduğu açıktır. Bu faktörlerin hepsi maliyet ve üretim karmaşıklığını etkileyeceğinden, şartnameler hakkında varsayımlar yapmak ve bu varsayımları arkadaşınız tarafından kabul edilebilir veya kabul edilemez olarak doğrulamak zorunda kalacaksınız.

Daha fazla tartışmanın ardından, arkadaşınız kitaba 50 fotoğraf eklemeyi planladığını söylüyor. Varsayımınızı 50 resim üzerinde temel alabilir veya bu rakamın zamanla artacağını tahmin ederseniz, görüntülerle birlikte 75-90 sayfa arasında olacağını varsayabilirsiniz.

Varsayımların doğrudan zamanlamayı nasıl etkilediğini görebilirsiniz. Örneğin, bir salıncak seti inşa etmeyi içeren bir parkta bir projeye öncülük ettiğinizi düşünün.

Projenizi oluştururken size bütçeler verilir ve bunlardan biri materyalden sorumlu olan ekip üyelerine atanır. Zamanlamanızı oluştururken, çimento ulaştığında malzemeden sorumlu kişiye sorarsınız. Bu kişi, çimentonun ne zaman varacağından emin olmadığına, ancak 1 Haziran ve 10 Haziran arasında olacağına inandığını söyler. Kapsam ve çizelgenizi oluştururken, çimentonun en geç 10 Haziran'dan önce varacağını varsayarsınız. Örnek, varsayımlar yapmak için iki avantaj sağlamaktadır.

İlk fayda, çimentoyu 10 Haziran'dan önce almama varsayımının, çimentoya dayanan faaliyetleri planlamanıza izin vermesidir. İkinci fayda, materyal sorumlu kişiye çimento tesliminde son teslim tarihini sağlaması ve tedarikçisine iletebilmesidir. Proje yanlışlıkla öne geçmek için önemli bir son tarih belirledi.

Varsayımlar yapmak, proje ekibinin kapsamı, süresi ve bütçesi dahilinde kalmasına yardımcı olmak için proje boyunca sık sık tekrarlanan ölçütleri belirler. Ancak varsayımlar yanlış olduğunda ne olur? Risk burada devreye giriyor.

Risk

Kapsamınızı oluşturduktan ve kapsamın ve tahminlerin ardındaki varsayımları belirledikten sonra, risk alanlarını değerlendirmeye başlamak isteyeceksiniz. Risk, gerçek dünyada olduğu gibi proje yönetiminde de aynı; hasar oluşturabilecek bir tehlike veya şans. (Not: Proje Yönetimi Enstitüsü ve Bilgi Proje Yönetimi Vücut-PMBOK, risklerin ve türlerin ayrıntılı tanımlarını sunar ve proje risk yönetimi için çerçeve belirler.)

Tüm projeler risk taşır ve siz proje yöneticisi veya proje sahibi iseniz , yalnızca riski tahmin etmek sizin sorumluluğunuz değil, aynı zamanda bu risklerin proje ekibine olası etkilerini iletmek ve riskleri azaltmak için hazırlanmak da görevinizdir.

Risk çeşitli derecelerde gelir. Bazen risk, projenin biraz farklı çalışacağı ya da beklenmedik bir dönüş yapacağı anlamına gelebilir. Bununla birlikte, bazı durumlarda risk, projenizi kafasına çeviren felaket sonuçlarına neden olabilir.

Yukarıdaki çimento örneğindeki oyun alanı senaryosunu kullanalım. Risklerden biri çimentonun 10 Haziran tarihine kadar varılmamasıdır. Bu riskin potansiyel etkileri nelerdir? Çimentonun dökülmesinden sonra gelen haleflerin hepsi bu sorunun sonucu olarak ertelenmektedir.

Riskler de pozitif olabilir. Çimento öngörülenden daha erken ortaya çıkarsa, projeye olan etkisini düşünün. Bu olumlu bir sonuç gibi görünse de, yine de projedeki diğer adımların tümünün zamanlaması ve sıralanması için bir sorun yaratmaktadır.

Proje yöneticileri, olası riskleri beyin fırtınası yapmak ve tanımlamak için proje ekipleriyle birlikte çalışırlar. Süreci bir adım daha ileri götürürler ve olası risk şiddetine ve ortaya çıkma ihtimaline bakarlar. Dahası, risk oluştuğunda belirlemek için en uygun bireyleri belirlerler ve risk azaltma planlarında üzerinde anlaşmaya varıldılar.

Birçok firma, zaman içinde ve diğer projelerdeki deneyimlerden dolayı geliştirdikleri detaylı risk şablonlarına sahiptir. Bazı endüstriler risk analizi için bir başlangıç ​​noktası olarak kullanılan risk profillerini derlediler. Birçok sanayi, aynı zamanda risk planlaması için çok ayrıntılı istatistiksel analiz uygular.

Alt satır

Kapsam, varsayımlar ve risk terimleri, proje yönetimi dünyasında önemli. Bu ve diğer önemli proje yönetimi terimlerini daha ayrıntılı olarak keşfetmek için bu makaleyi bir başlangıç ​​noktası olarak kullanın.