Etkinlik Planlama Bilgi Akışını Yönetmeye Yönelik İpuçları

Aynı sayfada çok sayıda grubu tutmak, etkinlik planlamacılarının günlük olarak karşılaştığı en büyük zorluklardan biridir. Bir olayla uğraşan herkes, iletişim için belirlenmiş bir yol olmadan başarılı olmasını isterken, ayrıntıların çatlaklardan düşmesi için daima bir şans olacak. En baştan bir bilgi akış şeması oluşturarak kaçınmayı önlemek mümkündür. Tüm yönleri aynı yönde tutmak için aşağıdaki yönergeleri izleyin.

Şef olmak

Çoğu olay birkaç farklı departman arasında ortak bir çaba ama günün sonunda tüm üretimini denetlemek için bir lider bulunmalıdır. Ekipteki her kişi kendi uzmanlık alanlarına odaklanmalı ve sınırlarının önemini anlamalıdır. Projenin başlangıcından itibaren kendinizi lider planlayıcı olarak tanımlayın. İş akışkanlarınıza bilgi akışının önemini açıklayın ve protokoller ihmal edildiğinde ne olacağını gösterin. Hiç kimse bir sorun yaratmaktan sorumlu olmak istemediğinden iç diyalog kurallarını birinci günde açıklayın.

Komiteleri Organize Etme

Burada amaç, sorumlulukları bir şekilde kesilecek olan işçileri eşleştirmektir. Örneğin, pazarlama departmanı, tüm grafiklerin ve logoların doğru bir şekilde görüntülenmesini sağlamak için sesli görsel ekiple aynı komitede olmalıdır. Doğal olarak birlikte çalışması gereken ekipler oluşturmak, karışıklık içinde kaybolmaya eğilimli çok sayıda gereksiz e-postayı ortadan kaldıracaktır.

Son gelişmelerle size geri bildirimde bulunmak için her komiteden bir kişi seçin.

Son Başvuru Tarihi

Başvuru tarihlerini şimdiye kadar göndermek, katılımcıların stres seviyelerini azaltacaktır. Her komitenin çalışmalarının her şeyi birlikte getirmek için nasıl kullanılacağını gösteren bir akış çizelgesi oluşturarak son tarihlerin değerini güçlendirebilirsiniz.

Başka bir departmanın cevap beklediğini bildiklerinde genellikle çalışanlar daha iyi yanıt veriyor. Bu bilgileri paylaşmak işlemi şeffaf tutar ve olumsuz eylem kullanmadan sorumluluk vurguluyor.

Yöneticileri Bilgilendirin

Yapabileceğiniz en büyük hatalardan biri, yönetici liderlerinize fikir sunmaya hazır olana dek sahne arkasında çalışmaktır. Nadiren, eğer olursa, etkinliğinizin bir yönünü değiştirmeden ofisine gidip ayrılmanızı sağlar. Planlama süreci boyunca düzenli aralıklarla onlarla proaktif bir şekilde görüşerek bu hayal kırıklığını kendiniz kurtarın. Projenizin ortasında değişiklik yapmak sonuna doğru dönmekten daha kolaydır.

Satıcılarla Bağlantı Kurun

Olası diğer masum bir hata, satıcılarla yapılan ikinci bir iletişim hatasıdır.Bir iş arkadaşınız, farkında olmadığınız planlama ayrıntılarını paylaşmak için bir satıcıyla doğrudan görüşme girişiminde bulunur. Bu yan sohbetlerin sonucu, olayın nasıl bir araya geldiği üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Bunu önlemenin tek yolu, satıcınızın diğer çalışanlardan sipariş almasını kısıtlamaktır. İlk bakışta sert gibi geldiğini düşünebilirsiniz, ancak tüm bilginin içinden aktığını bilmek çok daha rahat uyuyacaksınız.

Proaktif Güncellemeler

Bir etkinlik için öncü planlayıcı olmak, aldığınız kadar çok bilgiyi paylaşmanızı gerektirir. Etkinliğin ayrıntılarını özetleyen bir ana planlama belgesi tutun ve haftalık güncellemeleri komite üyelerinizin tamamına gönderin. İletişimlerinizi kısa ve net tutun. Haftalık e-posta güncellemelerinizde herkesin notları okumasını istiyorsunuz, ancak aralıksız olarak ramble ederseniz, dikkatle onların dikkatini kaybedeceksiniz.

Etkinliklerinizin bilgi akışını yönetmek, bölümler arası iletişimle aynı işlemleri gerektirir. Herkesin sorumluluklarının farkında olun ve önemli güncellemeleri ilgili tüm taraflarla paylaşın. Kritik fark, projenin CEO'sudur. Rolünüz, gelen tüm ayrıntıları yönetmek ve bunları her bir departmanın ihtiyaçlarını karşılayan ortak bir vizyona tercüme etmektir.

Başarı için temel, tüm bilgilerin aynı yönde akmasını sağlamaktır.