Proje Yönetim Yapıları Hakkında Bilmeniz Gerekenler

Proje yönetiminin ne olduğunu ve neye benzediğini biliyor musunuz? Veya var olmadığı bir ortamda çalışıyorsanız ne yapacaksınız? Bir tanımla başlayalım.

Proje Yönetişimi: Proje yönetimi terimlerinde bir Tanım

'Yönetişim', projelerin kuruluşunuzda nasıl yönetildiğini, yönetildiğini ve yönetildiğini belirleyen politikalar, süreçler, standartlar, usuller ve yönergeler anlamına gelir.

Yönetişim, bürokrasi, kabataslak ve 'ışık' gibi geniş ve ağır olabilir (bu durumda muhtemelen verimsizdir).

Yöneticiler, çevre ve kültürleri için doğru yönetim düzeyini amaçlamalıdır. Yönetişim politikalarınızın amaca uygun olduğundan emin olunması etkili olmalarını sağlamada kilit faktördür.

Yönetişim üstten başlar. Şirket kurulu, iyi yönetişim fikrine ve projelerin belirtilen yönergeler dahilinde düzgün bir şekilde yönetilmesi gerektiği konusunda kararlı olmalıdır. Bu tutum ve beklenen standartlar, Proje Kurullarına ve proje liderlerine (ve bunların bulunduğu yerde program ekiplerine) filtre uygulayacaktır.

Neden Proje Yönetişimi Gerekiyor?

Proje sponsoru ve diğer önemli paydaşlar, proje bütçesini doğru şekilde harcadığınızı bilmek istiyorlar. Projenizin ilerlemesini etkin bir şekilde izlediğinizi görmek ve gerektiğinde proje riskini yönetmek için adım atmak istiyorlar.

Ancak projelerde iyi yönetişim mantığı bundan daha ileri gidiyor.

Yönetişim, özellikle kamu sektöründeki müşteriler tarafından talep edilmektedir.

Hükümetler ve düzenleyici kurumlar bazı projeler için bazı standartları sorar (bazı durumlarda da zorlar). Yönetişim sadece içsel bir mesele değildir; düzenlenen pazarlarda faaliyet gösteren birçok şirket, Sarbanes-Oxley gibi dış mevzuatın rehberliğini takip etmek zorundadır. Proje yönetimi, şirketinizin etkin bir şekilde faaliyet gösterdiğini ve endüstriniz için belirlenmiş rehberlik ve düzenlemeler çerçevesinde kanıtlayabilmenin küçük bir bölümünü oluşturur.

Proje yönetimi de size yardımcı olur:

• Yatırım getirinizi geliştirin ve bu yatırımları etkili bir şekilde takip edin
• Projeler için satın alın
• Projelerin başarısız olmasının ortak nedenlerinden kaçının
• Daha etkili iletişim kurun
• Riskleri en aza indirin
• Yapısal bir ortamda çalışanlar geliştirin ve motive edin

Proje Yöneticiliği Neye benziyor?

Şimdi, proje yönetişiminin ne olduğunu, ne yaptığını biliyoruz bir projeye benziyor musun? Bir proje ortamında yönetişime ilişkin faaliyet çeşitleri şunlardır:

• Onay için tanımlanmış noktaları içeren disiplinli bir proje yönetimi yaşam döngüsü vardır.Bunlar, projenin uygulanabilirliğinin tartışıldığı noktalardır ve çalışmaya devam edip etmeme kararı verilmektedir.
• Projelerin net bir iş durumu vardır ve iş vakaları, yönetim ekiplerinin doğru kararları alabilmeleri için yeterli bilgiye sahiptir.
• Bu kararlar yeterince belgelenmiş ve iletilmiştir.
• Projelerde çalışan insanlar rolü ve sorumlulukları tanımlamışlardır.
• Sürekli öğrenme kültürü, proje ekiplerinin sürekli olarak iyileştirmelerine ve öğrenilen dersleri tartışmaya açık bir ortamda tartışmalarına izin verir.
• Proje ekiplerinin projelerini gözden geçirmesini ve gerektiğinde bağımsız destek isteyebilmesini sağlayan süreçler ve prosedürler bulunmaktadır.
• Menfaat sahipleri nişanlılar ve sürece güveniyorlar.
• Proje ekipleri, ilgili roller konusunda deneyimli ve nitelikli kişilerden oluşur.

Projelerin yönetilmesi, organizasyonun genelinde yönetişim yapılarıyla bağlantılıdır. Proje yönetiminin asıl amacının projelerin doğru şekilde yürütülmesini sağlamak olduğunu düşünüyorsanız, şirket yönetiminde finansal yönetişime, kurumsal risk yönetimi ve daha fazlasına nasıl bağlandığını görebilirsiniz.

Proje yönetimi, mevcut kurumsal süreçlerinizde sorunsuz bir şekilde uymalıdır. Diğer bir deyişle, başka alanlarda çalışan bir bankanız varsa, yepyeni bir finansal yönetim süreci oluşturmayın! Şu anda var olanı kullanın ve kurumsal bir süreçte onları kullanmaya uygun hale getirmek için şirket süreçlerini düzenleyin.

5 Proje Yönetimi için Odaklanma Alanları

Projeye bakmaya başladığınızda, proje yönetiminin, proje yönetiminin tüm unsurları boyunca yaygındır olduğunu fark edeceksiniz.

Ancak, yönetimin özellikle alakalı olduğu bazı temel odak alanları bulunmaktadır.

1. Metodolojiler ve Süreçler: Bunlar, işinizi güvenilir ve sürdürülebilir bir şekilde sunmanıza yardımcı olur.
2. Bilgi Yönetimi: Bu, öğrenilen dersler için çok önemlidir ve organizasyonun proje deneyiminden öğrenmesini sağlamalıdır. Aynı hataları defalarca yapmaktan vaz geçmek isterseniz, bilgi yönetimi önemlidir.
3. Proje Yönetimi Olgunluğu: Organizasyonunuzdaki proje yönetimi olgunluğu arttıkça, başarıyla teslim edilme yeteneğiniz de artar.
4. Kıdemli Düzeyde Satın Alma: Proje yönetimine olan bağlılık üstten başlar. Yönetim desteğiniz varsa, bu, işletmenin tüm kademelerine paralel olacak ve yönetim yaklaşımınız daha sürdürülebilir olacaktır.
5. Destekleyici Kültür: Suçlama değil, bir destek kültürü, proje yöneticilerinin gelişmek için doğru ortamı oluşturmalarını sağlayacaktır. Proje Yönetim Ofisi veya Proje Yöneticisi tarafından yönlendirilen destekleyici bir kültür, proje yöneticilerinin hedeflerine ve projenin hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olacaktır.

Kurumsal Standart Olması Gereken Neler Yapılmalı?

Küçük kuruluşlardaki birçok proje yöneticisi, kendilerini destekleyici bir ortamda ve proje yönetimi kavramı için satın alınmanın olduğu ancak resmi olmayan bir projede çalışıyor buluyorlar Organizasyon yapıları yerinden alıp veriyorlar.

Bu durumda - ve küçük kuruluşlara özel değil - sıfırdan proje yönetişim modelinizi tasarlarsınız. Eğer raftan çıkıp projenize uyabilecek bir proje yönetimi yaklaşımı yoksa, kendiniz kurmanız gerekir.

Göründüğü kadar zor değil!

Temelleri kurma ile başlayın:

• Roller ve sorumluluklar belgesi oluşturun
• Bir proje sponsorunuz olduğundan emin olun
• Bir Proje Kurulu veya yönlendirme grubunuz olduğundan emin olun ve aldığınız düzenli toplantılar düzenleyin. ve dakikaları dağıtın
• Risk yönetimi süreci oluşturun
• Değişiklik yönetimi süreci oluşturun
• Projenin gerçekliğini, iş durumunun orijinal hedeflerine karşı kontrol ettiğiniz noktalarla proje programınıza uyun. her aşama aşaması, bu kontrolleri koymanın doğal noktası).

Sonuçta, yeterli yönetişimin sağlanması proje sponsorunun sorumluluğundadır, ancak proje yöneticileri de buna aktif bir rol oynayabilir.

Yönetişim, proje yönetiminde daha kuru konulardan biri olabilir, ancak en önemli konulardan biridir. Üst yönetim ekipleri, iyi bir iş çıkardığınızı bilir ve projenin gerektiği gibi açıldığından emin olur. Aynı zamanda, yöneticilerin, paranın iş durumuna uygun ve uyumlu şekilde harcanmakta olduğunu bilmek için gerekli kontrolleri ve dengeleri sağlar.