Proje Yöneticisinin Bitti İşe Yönelik Bilmekte Olduğu Hedefler

Proje yöneticisi giderek bugünün inisiyatif dolu, grup çalışması dünyasındaki en önemli rollerden biri. Sonuçta, projeler örgütlerimizin heryerinde.

Tanım gereği, bir kez yaptıklarımızın tamamı bir proje. Geçici ve benzersizdir. Projelerde yeni ürünler geliştiriyoruz. Kurumsal kurumsal kaynak planlaması veya müşteri ilişkileri yönetimi yazılımı gibi yeni yazılım programları, proje ekipleri aracılığıyla uygulanmaktadır.

İnovasyon ve strateji geliştirme ve yürütme çalışmaları bile projeler şeklinde gerçekleşir.

Kuruluşlarımızda proje yöneticisi rolünü üstlenen kişiler, firmamızın hayatta kalması ve başarısı için esastır. İşi kolaylaştıracak ve koordine edecekler ve işleri yapmaya itiyorlar, hem bilimsel hem de sanatı uygulayarak yapıyorlar.

Deneyimli proje yöneticileri, grupların karmaşık fikirleri (ürün özellikleri veya müşteri gereksinimleri) almalarını ve fikirleri sindirilebilir parçalara ayırmalarına yardımcı olmakta ustadırlar. Çalışmanın kaynaklarını ve akışını koordine eder; bütçeleri yönetir ve raporlarlar; önemli kararlar verirken zorlu kararlarla ve zorlu sorunlarla ekip üyelerine liderlik eder ve onları yönlendirir.

En iyi proje yöneticileri paha biçilemez üretkenlik kaynaklarıdır ve öğrendikleri dersler ve yetiştirdikleri beceriler "günlük yeterli saatlerimiz" çalışma hayatımızda hepimize kolayca uygulanabilir.

Proje Yönetimi Dünyasından Verimlilik Üzerine Dokuz Ders:

1. Planlama harcanan zaman temettü öder. Hızlı tempolu dünyamızda, açıklığa kavuşturmak ve planlamak için zaman ayırmadan inisiyatiflere geçme konusunda belirgin bir eğilim vardır. Proje yöneticiniz, ön planlamaya yapılan yatırımın, gelecekte atıkların azaltılması ve yeniden işler şeklinde zamandan tasarruf sağlayarak takıma geri ödeme yapacağını anlar.

Proje yönetimi konusundaki MBA kurslarımda bu nokta öğrencilerin tekrar tekrar söylediklerini ortaya koydu ve yeni açıklanan perspektifi açıklık kazanma ve planlama konusunda yatırım yapma avantajlarına değindi. Uzun yıllar önce ev geliştirme projelerinde çalışırken babamdan öğrendiğim gibi "iki kez ölçün, bir kere kesin. “2

. Açık bir tüzük paha biçilemez. Proje yönetimi konusundaki tüzük belgesi, yeni inisiyatifin doğum ilanıdır. Projenin amacı ve anahtar zamanlama parametrelerini açıklamaktadır. Müşteri, proje yöneticisi, proje sponsoru ve çekirdek ekip üyeleri de dahil olmak üzere kilit rolleri tanımlar. Tüzüğün genişletilmiş versiyonları, kilit paydaşların bir listesini ve proje için ek beklentileri içerebilir. Doküman, bu girişimin ve ilgili kişilerin önemini herkesin bildiğinden emin olarak örgütte paylaşılıyor.Karışıklık ve karışıklıkları en aza indirir ve yaygın işbirliği için temel oluşturur.

Telefondur kavramını, herkesin bilgilendirilmesi ve sorumlu ekip üyelerinin yetkilendirilmesi için takımınızdaki herhangi bir etkinlik için benimseyebilirsiniz. Basit tutun ve inisiyatifi özetleyen kısa bir açıklama taslağı hazırlayın.

Amacı açıklayın, kilit katılımcıları tanımlayın ve herkesin desteğini isteyin. Ekibiniz bilgi paylaşımıza değer veriyor.

3. Girişiminiz tarafından kimlere dokunulduğunu bilin ve bunları dahil edin! Deneyimli proje yöneticileri, bir girişim tarafından etkilenen tüm tarafları (paydaşlar) tanımlamak ve bunlarla etkileşimde bulunmak ne kadar kritik olduğunu anlarlar. Bilinmeyen bir paydaş muhtemelen işbirliği yapmayan bir birey olabilir. Paydaşları belirlemeye yardımcı olmak için, projenizden etkilenen veya projenizle ilgili olan herkesi özetleyen bir resim veya harita oluşturun. Bu, kaynak sağlayan yöneticileri ve inisiyatifiniz ve tabii ki müşterileriniz için süreçleri değiştirmesi gereken departmanları içerir. Doğru, zamanında ve tutarlı paydaş katılımı, karışıklığı azaltır, işbirliğini geliştirir ve problem çözmeyi hızlandırır.

Proje yöneticilerinin derslerini paydaş yönetimi için kendi program ve etkinliklerinizle birlikte uygulayın. Girişim tarafından dokunan bireylerin bir diyagramını çizin ve destek ve girdilerini almak için onlarla buluşun. Aşağıdaki dokuzuncu bölümde özetlendiği gibi bunları iletişim döngüsüne uygun bir şekilde tutmaya dikkat edin.

4. Takımlar koçluk yaparak daha hızlı üretilirler. Proje yöneticileri, çoğunlukla birlikte çalışmayan bireylerle geçici ve özgün girişimler için verimli ekipler oluşturmada ustalık içindedir. Bir grubun kurulması ve oluşum aşamasından performans aşamasına taşınmasının zorluklarını anlıyorlar ve takımları bu zorluklarla koçluk ediyorlar. Herkesin rollerini anlamalarına yardımcı olmak ve tartışmak, tartışmak ve karar vermek için standartlar geliştirmeye özellikle önem verirler. Ekip üyelerine geniş geribildirim sunarlar ve performans için hesap verebilirlik kültürü geliştirirler.

Yeni bir girişim başlatmak için lider bir işlevsenseniz veya bir çalışma grubunu bir araya getiriyorsanız da, bir tüzük yayınladığınızdan ve çalışmalarınızı tamamlamanız için onlara güç verdiğinizden dolayı, ekibinizin hızlı bir şekilde üretken olacağını düşünmeyin. Gerçekte, gruplar daha hızlı oluşur ve rehberlik edildiklerinde ve koçluk edildiklerinde performans yapmayı öğrenirler.

5. Risklerin değerlendirilmesi çalışmaları asla durmaz. En iyi proje yöneticileri, yaptıkları işlerin hepsinin risk yönetimi ile ilgili olduğunu anlıyor. Potansiyel riskleri belirlemek ve riskleri azaltmak veya önlemek için stratejiler geliştirmek için ekibiyle birlikte çalışmanın projenin her aşamasında acımasızdırlar.

Risk tanımlama ve risk değerlendirme tekniklerini kendi çalışmalarınıza ekleyin. Riskleri belirlemekten sorumlu kişileri belirlemeyi ve en büyük endişeler için bir etki azaltma planı geliştirmeyi kesinleştirin. Satış, müşteri desteği veya operasyonlarda çalışsanız da, risk planlaması ve aktif risk yönetimi baş ağrısı, zaman ve para tasarrufu sağlayacaktır.

6. Bir yaklaşım ya da araç herkese uymuyor. Çevik uygulamalardan kritik yol veya kritik zincir proje yönetimi tekniklerine doğru yaklaşım, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faktörlere bağlı: projenin doğası; ekip üyelerinin farklı yaklaşımlar ve destekleyici kaynaklara erişim konusunda deneyimi ve eğitimi. Büyük proje yöneticileri duruma ve çevreye en iyi şekilde uyduğuna inandıkları yaklaşımı seçerler.

Yöneticiler olarak, sık sık ekiplerimizin çalışmalarına yaklaşmakta karışıklık içindeyiz. Gerçekte, her sorunu çözmek için birden fazla yol var. Süreçler akıcı hale getirilebilir, yeni yaklaşımlar veya yeni teknolojiler benimsenebilir. Esnek olun ve ekip üyelerinizi, çalışmalarına ve problem çözmeye yönelik farklı yaklaşımları tanımlamaya teşvik edin. Duruma en uygun olduğuna inandıkları yaklaşımı benimsemek için onlara özerklik verin.

7. Değişim olur, ancak kaosu önlemek için yönetilmelidir. Her deneyimli proje yöneticisi, herhangi bir proje boyunca değişimin kaçınılmaz olduğunun farkındadır. Değişime direnmek yerine, önceki planlarda değişiklikleri değerlendirmek, karar vermek ve bunlarla iletişim kurmak için süreçler ve araçlar geliştirirler.

Önceki planlara yönelik kontrolsüz değişiklik, kaos ve karışıklık doğurur. Proje yöneticisinin uygulamalarını kabul edin ve insanların fikir önerisinde bulunmasına, onay kazanmasına ve ardından değişiklikleri iletmesine olanak sağlayan bir değişim yönetimi süreci yaratın ve paylaşın.

8. Liderlik, proje ekibi performansı 'ın fark yaratıcısıdır. En güçlü proje yöneticileri birden çok şapka takarlar ve liderin rolü belki de her şeyden önemlidir. Açık bir vizyon sunmak, yön belirlemek ve ekibin başarılı olması için gerekli ortamı oluşturmak ve çerçevelemekle sorumlu olduklarını anlıyorlar. Performans ve hesap verebilirlik için net değerlerin oluşturulduğunu ve uygulanmasını sağlar ve sürekli öğrenme ve iyileştirme için rehberlik için koçluk becerileri kullanırlar.

Senin ve ekibinizin önünde bitmeyen görevler dizisine kapılmak kolaydır. Unutmayın ki ekibinizin size liderlik etmeniz gerekir, onlar için iş yapmayın. Her gün bir destek, rehberlik ve antrenman fırsatı olarak yaklaşmaya özen gösterin.

9. doğru ses ve frekansta iletişim kurun. Bir inisiyatifin durumu hakkında bilgi vermek konusunda etkili proje yöneticileri, kilit paydaşların ihtiyaçlarını karşılama gereğini anlar. CEO, kalite müdürü tarafından gerekli ayrıntı seviyesini istemiyor. Uzak bir menfaat sahipünün günlük güncellemelere ihtiyacı yoktur.

Hedef kitlenizin gerçek bilgi ihtiyaç ve sıklığını değerlendirmek ve güncellemelerinizi buna göre uyarlamak için çalışın. Şerefiye yaratacak ve kimsenin okumadığı veya ihtiyaç duyduğu raporları ve güncellemeleri üretmek için harcadığı zamanı en aza indireceksiniz.

Şimdi Alt Çizgi:

Büyük proje yöneticilerinden öğrenebilecekleri üretkenlik, yönetim ve liderlik üzerine birkaç harika ders var. Dersleri akıllıca uygulayın ve kendi kişisel ve takım verimliliğinizi ve performansınızı geliştireceksiniz.