7 öğEsi

Profesyonel etkinlik planlamacıları, bir olayın kişisel koşullarına bağlı olarak birçok şapka takarlar ve çeşitli sorumluluklar üstlenirler. Bu meslek, benzersiz bir beceri seti gerektirir - bir dakikalık çok görevli bir sihirbaz olması ve bir sonraki aşamada, bir durumu kolayca ve etkin bir şekilde çözebilecek uzman bir problem çözücü olması gerekebilir.

Buna ek olarak, etkinlik planlamacılarının, bir etkinlik planlama işletmesini etkin bir şekilde yönetmek için belirli iş becerilerine ihtiyaçları vardır.

Bunlardan biri, hizmet pazarlamacılığında önemli bir adım olan ve müşterinin işini güvence altına alan bir etkinlik planlama iş teklifi hazırlamayı bilmektir.

Neden bir Etkinlik Planlama İş Teklifi Gerekiyor?

İşte, bir etkinlik planlayıcısı için tanıdık bir senaryo: yaklaşan bir etkinliği görüşmek üzere potansiyel bir müşteriyle bir iş toplantısının olması.

İyi gitti. Deneyiminizi, sunduğunuz etkinlik planlama hizmetlerini ayrıntılandırdınız ve müşterinin aradığı şeyle nasıl iyi bir eşleşme yaptığınızı açıkladınız. Salladı ellerini sıktılar, onlara zamanı boyunca teşekkür ettiler, sonra ne oldu? Bir sonraki adımınız, takip etmek ve müşteriye ayrıntılı bir etkinlik planlama iş teklifi göndermektir.

Etkinlik Planlaması İş Teklifi Nelerdir?

Bir etkinlik planlama iş teklifi, bir etkinlik için vereceğiniz hizmetleri özetleyen kapsamlı bir belgedir. Bu firmanızın broşürü, pazarlama kampanyanız ve satış adımınız hepsine tek tek sarılıdır.

Bu etkinlik iş teklifi sizi bu etkinliği gerçekleştirmek için benzersiz niteliklere sahip deneyimli, yetenekli bir profesyonel olarak sunmalıdır. Sizi diğer etkinlik planlamacılarından ayırmalı ve sizi, müşterinin güvenebileceği birisi olarak kurmalıdır.

Bir iş planlama iş teklifi iyi yazılmış olmalı, hangi servislerin teklifte yer aldığına (ve hangilerinin değil) ilişkin ayrıntılar içermeli ve olayı nasıl yürüteceğinizi göstermek, gerekli ayrıntılar, böylece istemci önermekte olduğunuz şeyi kolayca öngörebilir.

Kişisel Dokunuşunu Verin

Tabii, "iş teklifi" için bir şablon indirmek ve eksik bilgileri girmek ve kartvizitinizle göndermek daha kolaydır. Ancak aslında şirketinizi veya hizmetlerinizi bu şekilde temsil etmek mi istiyorsunuz?

Potansiyel bir müşterinin düşünceli, araştırılmış bir etkinlik planlaması iş teklifi hazırlamak için zaman ayırmayacaksanız, size zaten bir depozito vermiş bir müşteriye vereceğiniz çaba hakkında ne söyleyebilirsiniz?

İş ilişkiniz herhangi bir müşteriyle yaptığınız ilk iletişimle başlar ve ilk gösterimler sayılır. Bu yüzden zaman ayırın ve doğru yapın.Sunduğunuz profesyonel, özenli, benzersiz etkinlik planlama hizmetlerinin bir yansıması olan, müşterinizin etkinliğine göre profesyonel ve özelleştirilmiş bir etkinlik planlama iş teklifi hazırlayın.

Etkinlik Planlama İş Teklifinde Bulunması Gereken 7 Şey

1. İş Sunumu

Etkinlik planlama işinizi kısaca tanıtın. Arka planınızı, herhangi bir mesleki sertifikasyonunuzu, iş dünyasındaki zaman, ilgili deneyimi ve varsa nişinizi tartışın.

2. Olayın Açıklaması

Olay hedefi, olası tarihler, göz önüne alınması gereken mekanlar, konuk sayısı vb. Gibi ilk müşteri toplantısında tartışılan ayrıntılar da dahil olmak üzere olayın genel bir kapsamını sağlayın.

3 . Sunulacak Etkinlik Planlama Hizmetleri

Bu bölümde, bu etkinlik için vereceğiniz tüm hizmetleri listeleyen çok özeldir. Madde işareti veya alt başlıklar içeren liste maddeleri, müşterinin dahil ettiği hizmetleri görmek için kolay bir yol olduğundan çok etkilidir. Kullanacağınız satıcıları ve ek bir ücret karşılığında isteğe bağlı olan hizmetleri listeleyin. Bu bölümde çok ayrıntılı olması önemlidir; böylece müşteri, neyin dahil edildiğini ve neyin eklendiğini net bir şekilde anlayacaktır.

4. İşinize Örnekler

Bu müşteriye teklif ettiğinize benzer bir etkinlik planladıysanız, o zaman bu becerileri sergileme şansınız olur. Fotoğraf, eskiz, haber kupürleri veya istemcinin kafasında bir resim yapmanıza yardımcı olacak diğer görselleri ekleyin. Bu, etkinlik planlama işinizi pazarlamak için harika bir yoldur.

5. Önerilen Maliyetler

Bu olayın planlanması ve uygulanması ile ilgili tüm masrafları dikkatle ifade et.

Bu bölümün bir dizi adım olarak biçimlendirilmesi, müşterinin her aşamasını olayın tüm aşamalarında yönlendirerek, her yönü açıldığında görselleştirmesine yardımcı olacaktır.

Maliyetlerin genel bir kategorisinde spesifik olun. Örneğin, catering için bir satır öğeniz varsa, kişi başına tutarı, gerekli sunucuların sayısını ve saatlik ücreti, masa kiralama, nevresim takımları vb. Masraflarını belirten bireysel gıda maliyetlerini ortaya çıkarın.

Altında büyük bir fiyat etiketi içeren bir teklif hazırlamak yerine, müşterinizin bireysel masrafları anlayabileceği şekilde bir mütevazi teklif hazırlayın.

Bu, iki nedenden dolayı yardımcı olur:

tüm öğeler toplandığında kaçınılmaz olan "etiket şokunu" engeller ve en altta büyük bir fiyat etiketi vardır; ve
müşterinize ekstra kokteyl saatinin masrafının masraflı olup olmadığına karar verme imkânı verir.

6. Sonraki Adımlar

Etkinlik iş teklifinizin alt kısmında, zamanlama veya sonraki adımlarla ilgili tüm ayrıntıları ekleyin.

Etkinlik kesin bir tarihe sahipse, etkinliği planlamanız ve yürütmeniz için imzalı bir sözleşmenin belirli bir tarihte alınması gerektiğini belirttiğinizden emin olun.

Gerekli depozitoyu ve alınması gereken tarihi belirtin.

7. İletişim Bilgileri

İşle ilgili iletişim bilgilerinizi etkinlik iş teklifinin altına eklediğinizden emin olun.Web sitenizi, e-posta adresinizi, telefon numaralarınızı, faks numaralarınızı ve posta adresinizi listeleyin. Kolay referans olması için teklifinize bir kartvizit ekleyin.

İletişim Hatlarını Açın

tutun Müşteriye etkinlik planlama iş teklifinizi gönderdikten sonra teklifin yolda olduğunu bildirmek için onlara ulaşın. Herhangi bir sorunuz olup olmadığını görmek için birkaç gün içinde takip edeceğinizi söyleyin. İletişim hatlarını açık tutun. Duyarlı olun ve kişisel ilgi gösterin. Bu, işinizi nasıl yaptığınızı ve anlaşmayı nasıl kapattığınızı gösteren bir göstergedir.