, Çalışan Performansını Belgelemek İçin Ne, Niçin ve Ne Zaman Bilinir

İnsan kaynakları ve istihdam dünyasında, bir çalışanın performansı ile ilgili dokümantasyon, çalışanları disipline etme, feshetme veya haklı olarak teşvik etme, ödüllendirme ve tanıma kabiliyetinizi ortadan kaldırabilir veya kırabilir.

Dokümanlar yöneticiler ve İK personeli için önemlidir çünkü tüm olayları çalışanlarınızın istihdam geçmişine kaydetmek için ciddi bir çaba göstermelisiniz - hem olumlu hem de olumsuz olaylar olayları.

İşte yöneticilerin ve İK personelinin tüm olayları dikkatle belgelemek isteyecekleri.

Neden Belge?

• Belgeler, performans sorunlarının çalışanla zamanında ve özlü bir biçimde tartışıldığına dair kanıtlar sağlar.
• Dokümantasyon, çalışanın iyileştirilmesi veya zaman içindeki performansı artıramama geçmişini sunar. Kronolojiktir ve çalışanın eylemlerinin, yöneticinin eylemlerinin ve gerçekleşen olayların kesin bir açıklamasıdır.
• Dokümantasyon, yönetim kararlarını disiplin ya da bir çalışanla fesih gibi olumsuz eylemlerde bulunmayı destekleyen kanıtlar sağlar.
• Dokümantasyon, bir çalışanın aynı zamanda uygun olan diğer çalışanlara kıyasla mevcut bir tanıtım ya da fırsat hak ettiğini kanıtlar.
• Belgeler, maaş artışlarını, azalmaları veya bir çalışanın niçin zam almadığını kanıtlıyor.
• Bir dava durumunda, eksiksiz ve eksiksiz bir dokümantasyon, bir işverenin çıkarlarını korur. Dokümantasyon, başarısız bir çalışanın sonlandırılmasında yönetimin eylemlerini destekleyebilir. Aynı zamanda, yasadışı ayrımcılık gibi diğer kişilerin aksine, yasal sebeplerden dolayı çalışanın feshedildiğini ispatlayabilir.

Dokümanlar Ne

Yöneticiler hem olumlu katkılar, hem de performans hataları gibi çalışan performansını belgelemek zorundadırlar. Çalışanın yaptığı ve söylediği ve yöneticinin yaptığı ve toplantı ya da konuşma sırasında yanıtta söylediği şeyleri tam olarak belgelemeleri gerekir.

Görüşme sırasında yapılan tüm anlaşmaları, hedefleri belirlemeyi, gerekli iyileştirmeleri ve gerekli iyileştirmeleri ve iyileştirme zaman çizelgesini belgelemeniz gerekir.

Belgeler, yöneticinin çalışana yardımcı olması için taahhütlerini de içermelidir.

Nasıl Belgelenebilir

Doküman, toplantı sırasında veya çalışanın görüşmesinden hemen sonrasında yazılmalıdır. Aslında gerçekleştiği gün konuşmayı yazarken hiçbir zaman kaçırmamanız gerekir. Belleğe bağlı olduğundan daha sonra beklemek belgelerin kalitesini etkiler.

Yöneticilerin yaptıkları en hatalarından biri, gerektiğinde bir çalışan danışmanlık tarihini yeniden inşa edebileceklerine inanmaktır. İyi, zamanında belgeleme deneyimine sahip hiçbir İK kişisi, yeniden yapılandırılmış bir kayıt tarafından kandırılmaktadır.Bellekten yeniden yapılandıran yöneticiler, şirketleri için gereksiz ve kabul edilemez bir risk getirir, çünkü uydurulmuş bir tarih potansiyel bir dava üzerinde kalmaz.

Dokümanlarınızın profesyonel, temiz ve düzenli görünmesi gerekir. Belgeleri üçüncü bir tarafın geçmişi hakkında konuşuyormuş gibi yazın. Bir gün dokümanlarınızı kimin okuyabileceğini asla bilemezsiniz, dolayısıyla profesyonelliğinizi yansıttığından emin olun. (Bir kokteyl peçetesinin arkasına, zarf veya yapışkan not profesyonel dokümantasyon niteliği taşımaz.)

Çalışan yeni bir iş bulursa dokümanlarınız bir çalışanın yeni müdürüne gitmeli veya siz de kuruluşunuzda bulunuyorsanız.

Anılarınız için ve çalışanın yeni yöneticisini bilgilendirmek için, çalışanın adını ve unvanını, adınızı ve unvanını ve tam belgeyi her bir belgeye koymanız gerekir.

Gerçek, adil, hukuki, objektif, eksiksiz ve tutarlı bir belge yazın. Düşüncelerden kaçının (Mike özensiz, Alice tembel, Tom yalancıydı.), Isim çağırıyor, editoryal hale getiriyor (John bir pislik, Mark da bir tutum problemi var) ve etiketleme yapıyor (Mary sorumsuzdu George bir takım değil oynatıcı.).

Ayrıca çalışanların davranışlarını yorumlamaya çalışmayın. (Marsha bu ödevden hoşlanmamalıdır, Paula başının üstünde duruyor gibi görünmektedir.) Sıfatlar ve zarflar gibi açıklayıcı sözcükleri (yavaş yavaş, kaygısız, mutsuz, huysuz, kaba) kullanmayı en aza indirin. Kendi görüş ve yorumunuz değil, çalışanların özel davranış ve davranışlarını belirtin.

Dokümantasyonda, ihtiyaç duyulan şey, konuşmanın doğru bir kaydıdır. Gerçekleri sadık bırakın ve söylediğinizi ve çalışanın ne dediğini yazın. Belgelerinizin açıkça ve gerçekleri doğru olarak almasını sağlayın. (Olası bir yasal durumlar için, belgelenen olaylardan herhangi birinde meydana gelen hatalar, belgelerin tümünden şüphelendiklerini ortaya koymaktadır.)

Sonunda, anlaşmalar, taahhütler, zaman çizelgeleri, gerekli iyileştirmeler, check-in noktaları ve kayda değer diğer ayrıntıları belgelemektedir. bellek. Yanlış anlama oluşmayacak şekilde, son tarihler ve son tarihler için bir tarih ve saat ayarladığınızdan emin olun.

İnsan kaynakları departmanınızın hangi dokümantasyonun çalışanın personel dosyasına yerleştirilmesi gerektiğini anlatan İK departmanının dokümantasyon politikasını bilirsiniz. Disiplin faaliyetlerinin herhangi bir dokümantasyonu kesinlikle dahil edilmelidir.

Çalışan Belgelerinin Nerede Saklanacağı

Çalışanlarla ilgili dokümantasyon gizli ve çalışandan özel olduğu için herhangi bir dokümantasyonun müdür, İK ve potansiyel olarak çalışanların bir sonraki yöneticisi için gizli kalmasına dikkat etmeniz gerekir. Bu nedenle, paylaşılan bir bilgisayar sürücüsündeki belgeleri yerleştirmek önerilmez. El yazısı belgeler ve bir yöneticinin belgeleri basılmış en iyi kilitli depoda tutulur.

Bu yönergeleri izlerseniz, bir çalışanın daha iyi bir potansiyel uyumu olan bir işe disiplin, son verme veya aktarma talebinde bulunmak için İK'ye gittiğinizde HR, sorunu çözmenize veya durumunuzu iyileştirmenize yardımcı olacaktır. İnsan Kaynakları size belge, belge, belge vermesini söyler ya da size yardımcı olamazlar, tüm üsleriniz kaplanmış olur.

Feragatname: Verilen bilgilerin, güvenilir olmakla birlikte, doğruluk ve yasallık açısından garanti olmadığını unutmayın. Site, dünya çapında bir kitleyle okunmaktadır ve istihdam kanunları ve yönetmelikleri eyaletten ülkeye ve ülkeden ülkeye değişiklik göstermektedir. Yasal yorumlarınızın ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Devlet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarının yardımlarından yararlanın. Bu bilgi, rehberlik, fikirler ve yardım içindir.