Kaçırmamasını Nasıl Sağlıyorsunuz? Kalan fatura teslim tarihlerine ilişkin geç ücret ve faiz ödemelerini önlemek.

İşletme masrafları gereksizden rastlantısallığa, ancak öngörülemeyen masraflardan ötürü sinir bozucu alanlar geç ücretler ve gereksiz faizdir. Şimdiye kadar bir şirket faturasını zamanında ödemeyi kaçırdıysanız, muhtemelen bu kaçınılmaz maliyetlerden biriyle karşılaşırsınız, bu da şüphelerinize çok büyük bir olasılıktır. Borç hesaplarınızı yönetmek için atadığınız profesyonel muhasebeci, ödeme tarihini özlediğinde, bu sorunları çözmek için özel bir kişi istihdam ettiğiniz için kaçınmanız gereken şaşırtıcı maliyetlere yol açtığında hayal kırıklığı on kat artar.

Bununla birlikte, borç hesaplarını kendi başınıza mı yoksa son teslim tarihlerini karşılamak için uğraştığınız mı yoksa muhasebecinizi yönetmekte güçlük çektiğinizi ve ücretleri fazla mı izlediğinizi öğrenmek için yapabileceğiniz birkaç şey var muhasebe süreçlerinizin son tarihlere uyacak ve tarihleri ​​karşılayacak şekilde hizalandığından emin olun.

1. Şu Andaki Muhasebe İşlemlerini İnceleyin, Tuzakları Ele Geçirin

Eğer zaten geç ödeme ücretleri ve tahakkuk eden faizlerin tekrarlanması durumunda, borç ve borç hesap süreçlerinizin her aşamasını incelemeye başlamak zorundasınız. Gelen faturaların nasıl alındığına, ödemelerin belgelendirilmesine ve ödenen faturaların dosyalanmasına kadar gözden geçirme, onay ve ödeme konularına ilişkin döngülere kadar; her adım doğruluğu ve etkinliği açısından gözden geçirilmelidir.

İş akışında faturaların nereye sıkıştığını vurgulayın, potansiyel suçluları tespit edin (örn., Yavaş posta işleme süresi, seyrek fatura inceleme dönemleri, onaylayıcılar yok) ve önce en büyük sorun alanlarını ele almak üzere ayarlayın.

AP iş akışında birden fazla kişi yer alıyorsa, herkesin şeffaflığı ve hesap verebilirliği sağlamak için süreci özetlemesine katılın. Postaların alındığı gün açıldığını, ancak muhasebe departmanına yönlendirilmeden önce bir hafta tutulduğunu anlamak için düşünebilirsiniz.

2. Set Muhasebe Prosedürleri, Süreçler ve Beklentiler

Yenilenen bir çözüm aramadan önce, gelecekteki görevleri ve borçlar hesaplarında işlevleri yerine getirmek için oluşturulan kurallara ve beklentilere başlayın. Belki de bu, azami dönüş süreleri, adım adım onay süreci veya tüm faturaların ödeme tarihinden 3 gün önce ödenmesi beklentisidir. Süreçler, firmanızın hedeflerine ve yeteneklerine uygun olmalı ve şirket genelinde

3 satın almasını sağlamak için tüm taraflarca kararlaştırılmış ve kabul edilmiştir. Git Takvim ve Görev Yönetim Programınızda Görevler ve Hatırlatıcılar Oluşturma

Otomatik iş akışı işlevlerini muhasebe süreçlerinize dahil etmenin en hızlı yolu görevlerinizi yerine getirmek için mevcut görev ve takvim yönetim programından kaçınmaktır. Geliştirilmiş muhasebe süreçleriniz için beklentilerinizi oluşturduktan sonra bunları tamamlamak için tek bir görev haline getirin.Yeni faturaların kaydedilmesinden inceleme döngüsündeki onaylayana yönlendirilmeye kadar her belirli görev takviminizde ve görev programınızda tekrar eden bir hatırlatma olarak oluşturulmalıdır. Belirli bir görevin yürütülmesinden sorumlu olan herkes, zamanında yerine getirilmesini sağlamak için uygun sıklığa ayarlamalıdır.

Fatura ödeme ve yönetimi için görev temelli bir yaklaşım kullanmak, iş akışlarının basit ve kolay yürütülmesine yardımcı olacaktır. Belirtilen süreç ve prosedürlere uyumu sağlamak için görevler kolayca paylaşılabilir, aktarılabilir ve gözden geçirilebilir. Her fatura, aynı işlemi izleyecek, adımları standartlaştıracak ve şirket yöneticileri ve sahipleri tarafından daha fazla kontrol ve gözetim imkânı sağlayacaktır. Görevleri bir programda (muhasebecinin belleğinden ziyade) kontrol ederek, hangi görevlerin eksik veya olağanüstü olarak işaretlendiğini görebilirsiniz.

4. Otomatik Fatura Yönetimi İş Akışı Programı Uygulayın

Geç ödeme, ücret ve faizten kaçınmak için en uygun çözüm, iş akışlarını otomatik hale getiren, muhasebe programlarıyla senkronize olan ve süreç boyunca maksimum görünürlük sağlayacak bir entegre fatura yönetimi programı uygulamaktır. Farklı kullanıcı profillerinden, otomatikleştirilmiş e-posta bildirimlerine ve mobil onaylara kadar, bir fatura yönetim programını iş akışınıza entegre etmek, görevleri ve hesapların ödenmesi için gereken tarihlerin asla gözden kaçırılmamasını sağlamak için tüm noktaları birbirine bağlar.

Nereden başlayacağınızdan emin değil misiniz? İlk başta biraz ezici görünebilir. Mevcut işlemlerinizden en basit adımla başlayın ve yavaşça oluşturun. Geceleme sonrasında tam otomatikleştirilmiş bir sisteme geçiş yapmak zorunda değilsiniz.