Telefon Görgü Kipi - İşyerinde Telefonu Kullanırken Davranış Zekini

Telefonu ne zaman kullanmaya başladınız? Muhtemelen "merhaba" diyebildiğiniz en kısa sürede idi. Bir çağrı yapmak veya almak için bundan daha fazla beceriye ihtiyacınız yoktu. Gerçek şu ki, roket bilimi olmamakla birlikte, bir çalışma ortamındaki uygun telefon görgü kuralları, bir tebrik konuşma becerisine kıyasla biraz daha fazladır. Bir müşteri, müşteri veya hatta işvereninizle ilk temas noktası olabileceğiniz için, iyi bir ilk izlenim bırakma şansınız …

veya fakir bir tane. İşyerinde telefonu kullanırken uymanız gereken bazı ipuçları:

• İlk Klozet: Diğer bir deyişle, telefon görüşmesi yaparken veya telefonunuzu cevaplarken ağzınızın boş kalması gerekir. Açıkça konuşabilmek istiyorsanız, çiğnemek veya yutkuyorsanız imkansızdır.
• İsim ve Sıralama Lütfen: İşyerinde bir telefon geldiğinde, kendinizi, bulunduğunuz şirket ve departmanı belirtmelisiniz. Arayan, şirketin ana hattından size aktarıldıysa, sadece adınızı ve departmanınızı belirtebilirsiniz. İlk önce çağrıyı cevaplayan kişi büyük olasılıkla şirket adına verdi. Arayan olduğunuzda, ulaşmaya çalıştığınız kişiyi sormadan önce kendinizi aynı şekilde tanımlayın.
• Görgü kuralları Gerçekten Öne Çıkın: Kimin diğer ucunda kim var olursa olsun kibar olun. Bir resepsiyonistle mi yoksa şirket başkanıyla mı konuştuğunuzu asla söylemeyi unutmayın ve teşekkür etmeyi unutmayın. Herkesin saygı hak ettiği gerçeğinin yanı sıra, çağrı cevaplayan kişi uygun bir şekilde ele alınmasını sağlayabilir.

• Odak: Hepimiz bir çağrı sırasında başka şeylere eğilim göstermekten çok çalışmayı (veya denemeyi) ister. Konuştuğunuz kişiye bölünmemiş dikkatinizi vermelisiniz. E-postanız, sosyal medya ve oyunlarınız bekleyebilir.
• Şimdi Bekleyin: Her şeyden önce, telefonda görüşürken diğer tüm konuşmaları yapmaktan kaçınmalısınız. Gerçeklik bazen de yoluna girer. Ofisinize veya kabinlerinize gelen veya başka bir çağrı almak için biriyle konuşmanız gerekebilir. Kendinizi kandırın ve diğer konuşmalarınızı sadece birkaç saniye ile sınırlayın. Sonsuza dek bekleyen birini bekletme. Diğer konuyla hemen ilgilenemiyorsanız, ancak hemen konuşmanız gerekiyorsa, konuştuğunuz kişiyi bekletmek yerine, kendisine uygun bir zamanda geri arayıp aramayacağınızı sorun.

• Arayanınızın Sistemde Kaybetmesine İzin Vermeyin: Hattın diğer ucundaki kişiye yardım edemeyeceğiniz bazı durumlar vardır ve bu kişilerin onu yapabilecek birine. Bunu yaptığınızda, aramayı kime ilettiğinizi ve onun nedenini bildiğinden emin olun.Çağrı geçmezse ya da gönderdiğiniz kişinin orada olmadığı ya da yardım edememesi durumunda ne yapacağını ona bildirin.
• Mesajları Kısa ve Tatlı Tutun: Birisi için bir sesli mesaj bıraktığınızda, özellikle adınızı ve telefon numaranızı belirttiğinizde, yavaş ve net konuşun. Çok fazla insan çok uzun ve başın dönük mesajları yalnızca alıcıya çağrıları cevaplayamayan bırakan isimlerini ve numaralarını hızlı bir şekilde karıştırmak için ayrılıyor.
• Bir Kere Yeter: Eğer bir mesaj bırakırsanız ve bıraktığınız kişi hemen size dönmezse şu an olamıyor olabilir. Tekrar tekrar aramaya gerek yoktur. Eğer bu çok acil bir mesele ise ertesi gün tekrar arama yapabilir veya bir de sesli mesaj bıraktığınızı belirten bir e-postayla takip edebilirsiniz.
• Önce Dinle: Telefon görüşmesini geri göndermeden önce tümüyle aldığınız bir sesli mesajı dinleyin. Geri çağırmanın gerekli olmadığını (vay be, ne kadar zaman tasarrufu) ya da önce bir şeyle ilgilenmeniz gerektiğini öğrenebilirsiniz. Örneğin, arayan kişiye geri döndüğünüzde hazır olabileceğiniz bilgilere ihtiyaç duyabilir.