Çalışanlara Göre Maaş Kontrol Kayıtları için Gerekenler

Maaş kontrol kayıtlarını ve diğer çalışan belgelerini saklamak, Çalışma Bakanlığı'nın Ücret ve Saat Dairesi ve Adil İş Standartları Kanunu tarafından zorunlu kılınmıştır. İşverenler, tazminatlar ve zamanı takip etmeli ve İç Gelirler Servisi ayrıca, tüm çalışanların bordro kayıtlarını, istihdam sona erdikten sonra en az altı yıl tutmanızı şart koşuyor.

Hangi İşçi Kayıtları İşverenlerin Tutması Gerekiyor?

Normal şartlar altında, sadece iş yapma aşamasında yasa ile öngörülen kayıtların çoğunu elinde bulundurursunuz; bu nedenle, yerine getirmenin fazladan adımlar veya çalışma yollarını çok fazla kullanmamaları gerekir.

IRS ve FLSA şartlarına uygun olduğunuzdan emin olmak için sahip olduğunuz kayıtları inceleyin.

Kayıtlar, elektronik olarak da dahil olmak üzere herhangi bir biçimde muhafaza edilebilir. Aşağıdakiler, muaf olmayan tüm çalışanlar ve asgari ücret şartları ile karşılananlar için saklanmalıdır:

• 19 yaşın altındaysa, çalışanın adı, ev adresi, mesleği, cinsiyeti ve doğum tarihi de dahil olmak üzere kişisel bilgiler
• Çalışma saatinin başladığı saat ve gün
• Toplam çalışma saati
• Toplam günlük veya haftalık normal kazanç
• Fazla mesai yapıldığında herhangi bir hafta için düzenli saatlik ücret oranı
• Çalışma haftası için toplam mesai fazla mesai saati
• Her bir ödeme döneminde ödenen toplam ücretler > Ödeme tarihi ve ödeme süresi kapsanır.

Muaf olmayan çalışanlar en az asgari ücret ödenecek ve haftada 40 saat çalışmış olan herhangi bir saat için fazla mesai alacaklardır. Maaş olarak haftada en az 455 dolar ödendiği ve bir takım iş görevlerini yerine getirirse, genellikle idari, idari ya da idari bir görev alması durumunda bir çalışan muaf olabilir.

Düz zamanlı ödeme, haftanın ilk 40 saatinde kazanılan ücrettir.

Muafiyetli çalışanlar için gerekli kayıtlar muaf olmayan çalışanlardan farklıdır ve hanehalkı çalışanları, nadir ödeme düzenlemeleri altında çalışan çalışanlar, lojman veya diğer tesisler için çalışan personel için ve iyileştirme için çalışan kişiler için özel bilgiler gereklidir Eğitim.

İşçilerinizden herhangi biri bu kategorilere girerse avukata danışın.

Tutmanız Gereken Formlar

Maaş kontrol kayıtlarına ek olarak, her çalışan için birkaç başka belge bulundurmanız gerekir.

W-4 formunun federal tevkifatı gösteren imzalı bir kopyası. Bu form birçok kez değiştirilebilir, bu nedenle en yeni formunu en üstte tuttuğunuzdan emin olun.

• Bir çalışanın United Way veya diğer yardım kuruluşları gibi yardımlar ve özel bağışlar da dahil olmak üzere bir ücret kesintisine izin veren herhangi bir formun bir kopyası
• Çalışanın orijinal başvuru formunun bir kopyası ve özgeçmiş veya transkript gibi destekleyici belgeler.
• Promosyonlar veya indirimler dahil olmak üzere ücret seviyelerindeki değişikliklerle ilgili kayıtlar ve bu eylemlerin nedenleri.
• Paycheck Kayıtlarını Tutmanın En İyi Yolu Nedir?

Çalışılan tüm saatleri, ücret durumundaki değişiklikleri ve ücret oranlarını belgeleyenler de dahil olmak üzere, maaş kontrolleri kayıtları ayrı bir dosyada tutulmalıdır.

Ayrıca, çalışanların rızaları da dahil olmak üzere, çalışanların ücret ve kazançlarında yapılan tüm değişiklikleri kaydetmeniz gerekir. FICA vergileri ve garnitürleri haricinde bir çalışanın ücretinden kesinti yapmak için dosyada yazılı bir onayınız olmalıdır.

İnsan kaynakları uzmanı Susan Heathfield, çalışanların personel dosyalarında neyin saklanması gerektiği konusunda daha ayrıntılı bilgiye sahip.

Kimin Çalışan Kayıtlarını Görmesi İzin Verilir?

Çoğu işletme, çalışan kayıtlarını sınırlı bir alanda tutar ve yalnızca kayıtların istihdam sıralaması veya pozisyonları nedeniyle görmesi gereken kişilere erişime izin verir. Çalışan kayıtları asla kayıt odasından çıkartılmamalıdır. Birden fazla çalışanınız varsa, personel dosyası erişim politikası oluşturmak isteyebilirsiniz, böylece insan kaynakları çalışanları isteklere nasıl tepki vereceğinizi bilir.

Çalışanlara kendi kayıtlarını görmelerine izin verilmelidir. Kendi kaydını izlerken birinin odasında kalmasını isteyebilirsiniz.

• Hangi şirket çalışanlarının çalışan kayıtlarını görebileceğini belirtin. Erişim genellikle insan kaynakları departmanındaki çalışanlara, yöneticilerin ve yöneticilerin belirli bir seviyenin üzerinde olması ile sınırlıdır.
• Çeşitli federal ve eyalet denetçilerine denetim amaçlı çalışanların kayıtlarına erişim izni verilebilir. Bir denetçinin çalışan kayıtlarına erişmesine izin vermeden önce bir emir talep edebilirsiniz.
• Dava dosyasında çalışanların temsilciliğini yapan avukatlar, bazı özel durumlarda erişime açılabilir. Üst düzey bir yetkili ya da şirketin avukatı, kayıtların izlenmesine izin vermeden önce avukatın talebini doğrulamalıdır.