<İYi İşletme Yazısı>

İlk bakışta, matematik ve ikna edici iletişim - iş yazısı ve özellikle halka açık konuşma - az ortak noktaya sahip görünmektedir. Sonuçta, matematik nesnel bir bilim, konuşma ise ses kalitesi, kıvrım, göz teması, kişilik, beden dili ve diğer öznel bileşenler içerir.

Ancak, yüzeyde çok benzerler.

Her şeyden önce, sözlü bir sunumun başarısı, yapısının kesinliğine bağlıdır.

Matematik tümüyle kesin. Dolayısıyla, matematik kavramlarından bazılarını sözlü sunumlara uygulamak onları daha etkin hale getirebilecek kadar garip değildir.

Film endüstrisinde söyledikleri gibi, başarılı bir film yapmak için üç ana faktör geliyor: senaryo, senaryo ve senaryo. Aynı şekilde, üç önemli faktör başarılı bir konuşma yapmaya başlar: yapı, yapı ve yapı.

İkna edilmez mi? O zaman daha az radikal bir şeyle başlayalım. Sanırım iyi konuşmanın iyi yazı ile alakalı olduğunu kabul edebiliriz. İyi bir metin yazabiliyorsanız, o zaman iyi bir sözlü sunum hazırlama yolunuzdasın. Dolayısıyla, yazınızı geliştirirseniz, konuşmanızı da geliştireceksiniz.

Konuyu basitleştirmek için, bundan sonra esas olarak iyi bir yazı hakkında konuşacağız, çünkü çoğu durumda aynı fikir doğrudan doğruya iyi geçer.

İyi bir iş yazışması için, ne yaptığınızı bilin

Birçok ticari şirket, sahip oldukları işi doğru bir şekilde tanımlamakta başarısız oldukları için potansiyellerine kadar yaşamaktadır - hatta bazen de iflas etmiştir

Parfüm şirketleri, örneğin, kokulu sıvıları satmaz, daha çok aşk, romantizm, baştan çıkarıcılık, benlik saygısı vb. Sunar. Biyo-gıda şirketleri organik ürün satmaz, daha çok dürüstlük, saflık, doğa vb. Satarlar. Otomobil üreticileri ulaşım satmaz, daha ziyade özgürlük, macera, spontanlık, prestij, vb.

Gerçek şu ki, her endüstri, her bir ürün bile, gerçekte neyle ilgili olduğunu belirlemek zorunda kalabilir - ve binlerce onları!

Yazarlar şanslı. Yaptığımız işler için çok sayıda varyasyon var, ancak gerçekten yalnızca iki temel yazım türü var. Bunu tanımak önemlidir, çünkü bazı açılardan tamamen farklı olmakla kalmaz aynı zamanda tam tersi olurlar. Bu nedenle, hangi yazım biçimini açıkça tanımadıkça - ve diğerinden nasıl farklılık gösteriyorsak - ciddi hatalar yapacağız.

İki çeşit nedir? Peki bunlar nasıl farklılaşıyor?

Yaratıcı Yazı

• Kısa öyküler, romanlar, şiirler, radyo oyunları, sahne oyunları, televizyon senaryoları, film senaryoları vb. Gibi metinler.
• Yaratıcı yazarlığın temel amacı eğlendirmek ve eğlendirmektir.

Yazı yazımı

• Notlar, raporlar, teklifler, eğitim el kitapları, bültenler, araştırma kağıtları, satış mektupları vb. Gibi metinler.
• Yazı yazma yazımının temel amacı öğretmek ve bilgilendirmektir.

İyi iş yazarlığı, doğru tavrı gerektiriyor

Yaratıcı ve açıklayıcı yazımın hedefleri çok farklı olduğundan, bir tuşa basmadan önce, yaptığınız yazı türüne uygun tutumu benimsemelisiniz.

Yaratıcı yazma tutumu

Herkes okumak istiyor, yazmakta olduğunuz şeyi istiyor.

Sonuçta, kim eğlenilmek ve eğlenilmek istemiyor?

Yazı yazma tutumu

Hiç kimse , yazmakta olduğunuz şeyi okumak istemiyor.

Çoğu insan eğitilmeyi ve bilgilendirilmekten hoşlanmaz. Muhtemelen başka bir şey yapmayı tercih ederler.

"Yazılı anlatım tutumu" nun tanınması ve benimsenmesinin önemi, yazdığınızın niteliğini dramatik bir şekilde değiştirebileceğinden, aşırı ifade edilemez. Burada bir çift örnek var.

A. Kurumsal imaj broşürü

Ben bir zamanlar bir kurumsal imaj broşürü yazmaya görevlendirildim. Bu pahalı, parlak kitapçıklar hakkında iki şey kesin:

• Her boyutta neredeyse tüm şirketler onları üretmek zorunda kalıyor.
• Hemen hemen hiç kimse onları okuyor.

Kimsenin yazmak üzere olduğum şeyi okumak istemeyeceği düşüncesinden hareketle, insanların sadece okumakla kalmayıp bir broşür hazırladım.

Aslında şirketi arkadaşlarına, müşterilerine ve meslektaşlarına vermek için ek kopyalar talep etmeleri için çağırdılar!

B. Durağan ürün

Başka bir vesileyle, durgun satışlarla bir ürünü yeniden canlandırmak için bir pazarlama kampanyası geliştirdim. Açıklayıcı yazı tutumunu uygulayarak, ürünün üç önemli faydasından doğru bir şekilde yararlanılmadığını keşfettim.

Neden? Üretici, ürünlerinin her şeyin önemli olduğunu düşünüyordu; bu nedenle, yıllarca, bu üç önemli avantajı, potansiyel alıcılara daha az ilgi duyan diğer bilgilerin çığ altında sistematik olarak gömmüştü. Yeni kampanya keskin bir şekilde temel faydalara odaklandı; Hemen hemen tüm diğer bilgiler arka plana taşındı veya ortadan kaldırıldı. Sonuç olarak, satışlar ilk yılında yaklaşık% 40'luk bir artış gösterdi.

Bazı nüanslar ile, bu aynı kendine özgü açıklayıcı yazma tutumu konuşmaya da uygulanabilir ve uygulanmalıdır.

Açıklayıcı yazım için temel yaklaşım

Yaratıcı yazma ve anlatımlı yazımda esasen farklı hedefler ve tutumlar olduğu için, esasen farklı yaklaşımlar gerektirir.

Yaratıcı yazma yaklaşımı

Dil eğlencesi için oyna.

Başka bir deyişle, eğlendirmek ve eğlenmek için dilin hakimiyetini kullanın.

Yazı yazımı yaklaşımı

İlgi oluşturmak için bilgi düzenleyin.

Akıllı dili kullanma, hiçbir zaman donuk bilgi ilginç kılmaz; Bununla birlikte, bilgiyi ilginç kılmak için bilgileri düzenleyebilirsiniz. Yazınsal piroteknik unutun. İçeriğe konsantre olun.

Şimdi, yaratıcı yazı yazmayı bırakacağız, çünkü yazdıklarımızdan çoğunun açıklaması dile getiriliyor.

"İyi yazı" ile ne demek istiyorsun?

Şimdi, matematiğin iyi iş yazarlığı için nasıl uygulanacağı ve iyi konuşmanın uzatılması fikrine geri dönmeye hazırız.

Birisi açıklayıcı bir metni okurken ya da açıklayıcı bir konuşmayı dinlediğinde, bunu iyi ya da kötü olarak değerlendirir. Muhtemelen bunu kendiniz yaparsınız. Ama bir metin veya konuşmanın "iyi" olduğunu söylediğinde aslında ne demek istiyorsun?

Bazı mücadeleden sonra, çoğu insan genellikle iki kritere göre karar verecektir: temiz ve özlü .

Matematik belirsiz tanımlara dayanır; Eğer problem hakkında net değilseniz, çözüm bulma olasılığınız düşüktür. Bu nedenle, bir metnin veya sununun gerçekten "iyi" olup olmadığının test edilmesi için objektif tanımların - hatta yarı matematiksel formüller - oluşturulması için bu ölçütleri biraz detaylı olarak inceleyeceğiz.

A. Berraklık

Bir iş yazısının açık olduğunu nereden biliyorsunuz?

Bu aptalca bir soru gibi görünüyorsa, cevaplamaya çalışın. Muhtemelen böyle bir şey yapacaksınız:

Soru: Bu metni net yapan nedir?
Cevap: Anlaşılması kolaydır.
Soru: Anlaşılması kolay olan nedir?
Cevap: Bu basittir.
Soru: Basit ifadesi ne demek?
Cevap: Açıktır.

Aslında siz bir çevreye dolaşıyorsunuz demektir. Metin anlaşılıyor çünkü açıktır … çünkü basittir … çünkü açıktır.

"Açık", "anlaşılması kolay" ve "basit" eşanlamlıdır. Eşanlamlılar arasında nüanslar olabileceği halde içeriği yoktur, bu nedenle kendi öznel değerlendirmeleriniz arasında kalır. Ancak açık olduğunu düşündüğünüz şey başkası tarafından anlaşılamamış olabilir.

Bu yüzden, neredeyse matematiksel bir formül gibi, "net" bir objektif tanım veriyoruz. Netlik sağlamak için - i. e. Neredeyse herkes açık olduğunu kabul eder - üç şey yapmanız gerekir.

1. Önemli olanı vurgulayın.
2. İkincil önemi olan şeyleri vurgulayın.
3. Önemsiz olanı ortadan kaldırın.

Kısacası: CL = EDE

Bu matematiksel formüllerin tümü gibi, yalnızca onu nasıl uygulayacağınızı biliyorsanız, ancak yargılamayı gerektiriyorsa çalışır.

Bu durumda öncelikle, önem derecesine neyin ne olduğuna karar vermelisiniz, e. okuyucularınızın metninizden almasını istediğiniz temel fikirler nelerdir? Bu yapmak her zaman kolay değildir. Her şeyin önemli olduğunu söylemek daha kolaydır, bu nedenle sahip olduğunuz her şeyi koyarsınız.

Ancak uyarı yapan bir söz vardır: Her şey önemli ise, o zaman hiçbir şey yoktur. Başka bir deyişle, önce okuyucularınızın bilmek istediklerinizi tanımlama işini yapmadıkça, bunu sizin için yapmazlar. Metninizde kaybolacaklar ve ne vaat edip vazgeçtikleri ya da okuduklarının farkında olmadan diğer ucundan çıkacaklardır.

Formülün ikinci unsuru ne, ikincil önemi olanın ne olduğunu vurgulamıyor musunuz?

Bu kadar kolay gelmiyor.Anahtar bilgiler ve fikirlerin ayrıntılarda kaybolmasını istemezsiniz. Başlıklar, İtalik, altını çizme veya yalnızca bilgiyi nasıl organize ettiğiniz aracılığıyla anahtar önemdeki şeyleri açıkça vurgularsanız, geriye kalan her şey otomatik olarak vurgulanır.

Şimdi yapılması gereken tek şey, önemsizliğin ortadan kaldırılmasıdır.

Ancak ikincil önemi olan ve önemsiz olanı ayırt etmek için ne yapıyorsunuz? Bir kez daha, bu, aşağıdaki çok önemli testin yardım ettiği yargıyı gerektirir.

İkincil önem , bir veya daha fazla temel fikiri destekleyen ve / veya geliştiren her şeydir. Aslında, bir bilginin bir veya daha fazla kilit fikri desteklediğini ya da ayrıntılarını geliştirdiğini düşünürseniz, onu tutarsınız. Değilse, ortadan kaldırırsın.

B. Özlülük

Bir metnin kısa olduğunu nasıl anlıyorsunuz?

Eğer bu bir kez daha saçma bir soru gibi geliyorsa, cevap vermeye çalışalım.

Soru: Bu metni neden kısaca kılan nedir?
Cevap: Kısa.
Soru: Kısaca ne demek istiyorsun?
Cevap: Çok fazla kelime yok.
Soru: Çok fazla kelimesi olmadığını nereden bileceksiniz?
Cevap: Çünkü öz.

Böylece bir kez daha bir daire içinde dolaşmaya başlıyoruz. Metin özlü, çünkü kısa … çünkü çok fazla kelime yok … çünkü öz.

Sorunu çözmek için yine bir matematiksel formüle sahibiz. Özet oluşturmak için, işletme yazınızın iki kritere uyması gerekir.

1. Gerektiği kadar uzun olmalıdır
2. Mümkün olduğunca kısa olmalıdır

Sembollerde: CO = LS

"Açıklık" ölçütlerini doğru bir şekilde yerine getirdiyseniz, "uzun süre" gerekli olarak". Bu, belirlediğiniz önemli öneme sahip tüm fikirleri ve bu temel fikirleri desteklemek ve / veya geliştirmek için ikincil önem taşıyan tüm fikirleri kapsamak demektir.

Burada kelime sayısı hakkında hiçbir şey söylenmediğine dikkat edin, çünkü alakasızdır. "Gerektiği kadar uzun süre" olmak için 500 kelime gerekiyorsa, 500 kelime kullanılmalıdır. 1500 kelimeyi alıyorsa, bu da tamam. Önemli olan, metnin içinde olması gereken her şeyin tamamen orada olmasıdır.

Peki, "mümkün olduğunca kısa" ne demektir?

Bir kez daha, bunun kelime sayısı ile hiçbir ilgisi yok. Başlangıçta, "Bu konuda 300'den fazla sözcük yazmamam" gerektiğini söylemek işe yaramaz, çünkü gerekli olan minimum 500 kelime olabilir.

"Mümkün olduğunca kısa", minimuma mümkün olduğunca yakın kalmak demektir. Ancak insanlar kısa metinleri tercih ettikleri için değil; Özetde, "uzun" ve "kısa" terimlerinin hiçbir anlamı yoktur. Önemli olan, minimumdan sonraki tüm kelimelerin netliği azaltma eğiliminde olmasıdır.

Bunun hakkında katı olmamalıyız. "Gerektiği kadar uzun süre" 500 kelimeyle yapılabiliyorsa ve 520 kullanırsanız, bu muhtemelen bireysel stil sorunudur. Hiçbir zarar vermez. Bununla birlikte, 650 kelimeyi kullanırsanız, metnin tamamen net olmayacağı neredeyse kesin ve okuyucunun kafası karışık, sıkılmış veya kaybolmuş olacak.

Özetle, özlülük, en az sözcükte söylenmesi gereken şeyleri söylemek demektir. Özünürlük:

• Bilgi en iyi şekilde yapılandırılarak netlik kazandırır.
• Asgari sürede azami bilgi sağlayarak okuyucunun ilgisini çeker.

İyi ticari yazı yazmanın da okuyucuyu ikna etmesi gerekiyor.

C. Yoğunluk

Yoğunluk, açıklık ve özlüden daha az tanıdık bir kavram olmakla birlikte, iyi iş yazarlığı için de aynı derecede önemlidir. Matematiksel formda yoğunluk şu şekildedir:

1. Hassas bilgi
2. Mantıksal olarak bağlanmış

Diğer bir deyişle: D = PL

Hassas bilgilerin önemi

"Bugün çok sıcak" diyor. Bu insanlardan biri Helsinki'den geliyor; Zihninde "sıcağı" yaklaşık 23 ° C olarak yorumluyor. Diğeri Hartum'tan geliyor; ona "sıcak" 45 ° C demektir.

Oldukça kötü bir başlangıç ​​yapmışsın, çünkü her biri söylemek istediğin şey tamamen farklı bir fikri vardır. Ama "Günümüzde çok sıcak; sıcaklık 28 ° C" diyorsunuz. Şimdi karışıklığa yer yok. İkisi de açıkça bunun 28 ° C dışında olduğunu ve bunun çok sıcak olduğunu düşünüyor.

İş yazışında olabildiğince kesin bilgi kullanmak yazara iki önemli avantaj sağlar:

1) Zihin Kontrolü

"Zihin kontrolü" teriminden utanmama izin verelim, çünkü tam da iyi açıklama budur yazar ulaşmak istiyor. Okuyucunun zihnini yalnızca yönlendirdiği yerde ve başka hiçbir yerde yönlendirmeye ihtiyacı var.

Bilinmeyen yollarla yorumlanabildikleri için "sıcak", "soğuk", "büyük", "küçük", "iyi", "kötü" vb. Gibi belirsiz terimler (sözde "weasel kelimeleri") ., okuyanın zihninin yazarın kontrolünden kaçmasına izin verin. Zaman zaman geçmek kritik değildir; Bununla birlikte, bir metindeki çok sayıda yabancı kelimenin kaçınılmaz olarak okuyucunun karışıklığına, can sıkıntısına ve ilgisizliğine yol açması gerekir.

2) Okuyucu Güveni

Kesin bilgi kullanımı, iş yazışmaları için önemli olan güven üretir; çünkü okuyucu, yazarın neden bahsettiğini gerçekten bildiğini söyler.

Okuyucu güvencesi her tür metinte önemlidir, ancak tartışmada çok önemlidir. Bir noktayı kazanmaya çalışıyorsanız, en son istediğin şey, verilerinize meydan okuyacak olan okuyucudur, ancak bu, yanlış tepki veren ilk tepki provoke edecektir. Kesin yazım, tartışmanın bilginin etkileri hakkında olmasını sağlar, e. her şeyin daha ileri araştırmalara geri dönülmesi gerekip gerekmediğine değil, hangi sonuçlara varılmalıdır.

Mantıksal bağlamın önemi

Kesin veriler (olgular) kendi başlarına iş yazışında yetersizdir. Anlamlı olmak için veriler, bilgi yaratmak için organize edilmelidir; e. okuyucunun anlamasını sağlayın.

Verileri bilgiye dönüştürürken uygulanacak iki önemli test var:

1. Uygunluk

Gerçekten belirli bir veri parçası gerekli mi? Gördüğümüz gibi, gereksiz veriler anlamaya zarar verir ve sonuçta güvenin altını oyar.Bu nedenle, güvenin anlaşılmasına veya teşvik edilmesine yardımcı olmayan herhangi bir veri yok edilmelidir.

2. Yanılgılar

Okuyucunun yanlış sonuçlara varmasını engellemek için veriler arasındaki mantıksal bağlantı açıkça belirtilmelidir. Örneğin, genel bir durum için belirli bir durum karıştırılabilir; Bir başarıya yönelik kredi gerçekten bir gruba ait olduğunda yalnızca bir kişiye ait gibi görünebilir; bir şirket politikası, ancak her koşulda değil, çok spesifik koşullarda uygulanmış gibi görünebilir.

Mantıksal bir bağlantının net olmasını sağlamak için, iki veri parçasını işletme yazdıkça olabildiğince birbirine yakın tutun, tercihen birbirinin hemen yanında.

Veriler yaygın olarak ayrıldığında, mantıksal ilişki maskelenir ve okuyucu bağlantı kurma olasılığı düşüktür.

Ne istiyorsun Okuyucularınız ne istiyor?

Metnini oluşturmak için klavyede oturup ne zaman düşündüklerini profesyonel olmayan yazarlara sık sık sordum. Cevap genelde "Maddi bilgimi nasıl sunmak isterim?" Gibi bir şeydir. "Hangi ton ve stili kullanmalıyım?" "Hangi sırayla ana fikirlerimi koymalıyım?" Ve bunun gibi.

Bununla birlikte, iş yazarlığı için doğru tutuma başlarsanız, kimsenin sizin yazdıklarınızı okumak istemediği ilk göreviniz bunlardan hiçbiridir. Her şeyden önce, insanların yazdıklarını okumak için vakit ayırmaları için neden neden gerekir? .

Genel olarak, bunu yapmak için para alsalar bile insanları istemedikleri şeyleri okumaya zorlamazsınız.

Örneğin, artan satış ve karlar için fırsatları tanımlayan bir rapor hazırlarsınız. Bununla birlikte, iyi yazılmıyorsa, işinin bir parçası olarak okumak zorunda olan insanlar bile, tüm dikkatini üzerine çekme olasılığı düşüktür. Diğer yandan, yazdıklarını okurken kendi ilgi alanlarını derhal görürlerse, çok memnuniyetle ve dikkatle yapacaklardır. Aslında muhtemelen okumasını engelleyemezdiniz!

Okuyucuların türüne ve bilgi türüne bağlı olarak, okumak için böyle güçlü bir arzu yaratmak için çeşitli yöntemler vardır. En uygun cihaz ne olursa olsun, önemli olan, onu kullanma zorunluluğunu tanımaktır. Bu ihtiyaç karşılanana kadar başka hiçbir şey önemsizdir.