Bir Konferans Planlama Rehberi hazırlamak için

Bir konferans planlamak, inanılmaz örgütsel becerileri, çoklu görev yeteneği, enerjiyi, yaratıcılığı, iş anlayışını, kişilerarası becerileri ve ayrıntılara olan dikkati içeren bir beceri seti gerektirir. Ayrıca, yalnızca sizi programda tutmakla kalmayıp yol boyunca bir şey unutmadığınıza dair gerekli güvence sağlayacak kapsamlı bir konferans planlama rehberini de gerektirir.

Konferans planlama, diğer etkinlik planlama türlerinden farklıdır ve ek adımlar içerir.

Konferanslar genellikle planlamak için bir yıl veya daha fazla süren büyük ölçekli olaylar olma eğilimindedir. Yapılacaklar listenizi bir mekan seçmek, otel odalarında rezervasyon yapmak, çevrimiçi kayıt yaptırmak, konuşmacıları güvence altına almak, misafirperverlik süitleri ayarlamak, sergi salonu ev sahipliği yapmak, toplantılar düzenlemek, yiyecek ve içecek ve diğer işlemleri yapmak yer alabilir. Adımları haritalandıran iyi organize edilmiş bir konferans planlama rehberinin hazırlanması, başarılı bir konferans plancısı için bir zorunluluktur.

Aşağıdaki adımlar, herhangi bir konferansı planlamak için bir ön plan görevi görecek bir konferans planlama kılavuzu hazırlamanıza yardımcı olacaktır. Planladığınız etkinliğe dayalı olarak kılavuzu kişiselleştirin ve değiştirin ve elinizin altında tutun. Hazırlanıp uygun bir şekilde kullanıldığında yakında en değerli konferans planlama aracı haline gelecektir.

Temel İlkelerle Başlayın

Konferans planlama rehberinizin ilk kısmı konferansla ilgili temel bilgileri içermelidir:

• Etkinlik tarihi ve saati
• Etkinlik konumu (biliniyorsa)
• Etkinlik amacı

Alternatif tarihler veya katılımcı sayısı gibi bilinen diğer unsurları ekleyin.

Plan nedir?

Bir konferanstaki çeşitli öğeleri planlamaya başlamadan önce, o farklı öğelerin ne olduğunu ve olayın genel düzenine uyduğunu anlamalısınız.

Dolayısıyla, kalem ve pedi çıkarın veya bilgisayarın önünde oturun ve akla gelen her şeyi yazmaya başlayın. İşleri önem sırasına göre veya herhangi bir kronolojik sırayla listeleme konusunda endişelenmeyin. Bu daha sonra gelecek. Şu anda, yapılacak işler listenizin esas olarak, planlama sürecinde tek tek ele alınması için ayrı bağımsız bileşenlere bölünecek çok basit ama kısa bir sürümü hazırlanıyor olacaksınız.

Bu bölüm aşağıdakilerin herhangi birini listeleyebilir:

• Mekân seçimi
• Otel seçimi
• Toplantı alanı
• Ağırlama suitleri
• Konferans sergi salonu ve kabinleri
• Açılış töreni
• Konuşmacı / Katılımcı kaydı
• Katılımcı kaydı
• Seyahat düzenlemeleri
• Katılımcı rozetleri
• Etkinlik programı
• Yiyecek ve içecek
• Görsel-işitsel
• Yerinde personel işleri

Bu listeyi derleyip hiçbir şeyi gözardı etmeyin ve devam edin ve sonradan gelecek herhangi bir şey ekleyin.Listelenen pek çok sorumluluk alanına sıkışmayın. Burada amaç, şimdi her şeyi düşünmektir; böylece her bir öğeyi etkili bir şekilde planlayabilir ve yönetebilirsiniz.

Bir Yer Seçin

Konferansın ne zaman yapılacağını ve olayın genel kapsamını anladığınızda, bir sonraki adım bir mekan seçmektir.

Konferansın boyutuna bağlı olarak, sergi salonundan toplantı salonlarına, ziyafet salonlarına ve otel odalarına kadar tüm konferans ihtiyaçlarınız için bir mekan seçebilirsiniz. Konferans, bir yerde barınak için çok büyükse, konferans katılımcılarının bir konferanstan diğerine geçiş yapmak için çok fazla seyahat etmesine gerek kalmaması için, dış otellere veya catering sitelerine yakın bir mekan arayın.

Katılımcı Kaydını Düşün

Katılımcılar bu konferansa nasıl kayıt olacak? Kayıt onayı nasıl alacak? Konferansa isim etiketleri nasıl üretilecek ve dağıtılacaktır? Konferans planlama rehberiniz tüm bu soruların cevaplarını içerecek ve konferans kaydı tamamlandıktan sonra güncellenecektir.

Eğer bir olayın büyük kalabalıklar yaratması bekleniyorsa, o zaman çevrimiçi bir konferans kayıt sistemi gitmek için yol.

Sistem ödemeleri işleyebilir, kayıtları takip edebilir ve diğer ilgili bilgileri organize edebilir ve raporlar üretmede yardımcı olabilir.

Katılımcı ve Konferans Salonları

Sergi alanları, konferanslarda ortak bir özellik olup, sponsorlar ve satıcıların ürünlerini ve hizmetlerini tanıtmak için alan kiralamasına olanak tanır. Bu aynı zamanda, sergi özelliği etkili bir şekilde tanıtıldığında ve iyi karşılanırsa konferans ev sahibinin gelir getirmesi için bir fırsattır. Konferansınızın boyutuna bağlı olarak, katılımcıları ve sergi salonunu yönetmek için ek zaman ve kaynaklar gerekir; buna göre plan yapın.

Yukarıda belirtildiği gibi çevrimiçi konferans kayıt sistemleri, kayıtları izlemenin en iyi yoludur; bu nedenle çok sayıda katılımcı bekliyorsanız katılımcı kayıt sistemini katılımcı kayıt sisteminize dahil etmeyi düşünün. Katılımcıların ayrıca aşağıdakilere ihtiyacı olacaktır:

• Katılımcı rozetleri
• Listelenen standlardaki konferans sergi salonu haritası
• Sergi standı kurulumu ve yıkılması için el kitapları
• Sergi standı sözleşmeleri
• Yerinde listesi sergi kiralama ve servislerine yardımcı olabilecek satıcılar

Konferans plancısı olarak, sergi salonunda bulunan malzemelerin güvenliğini sağlamak için güvenlik işlerinden siz sorumlusunuz.

Konferanstaki Ayrıntıları Planla

Konferans mekanı seçimi ve katılımcı kaydı gibi daha büyük sorumlulukların bir kısmıyla, konferansın ayrıntılarını planlamaya odaklanabilirsiniz. Her doğada bir etkinliği planlamanın durumunda olduğu gibi, ayrıntılara dikkat edildiğinde organizasyon önemlidir.

Şimdi, konferans planlama sürecinin başlangıcında bir araya getirdiğiniz yapılacak öğelerin uzun çamaşır listesini çıkarmanızın zamanı geldi.Listeyi inceleyin ve en son görev ve sorumlulukları yansıtmak için gerektiği gibi değişiklik veya ekleme yapın. Sonra, bu öğeleri kronolojik sırayla koyun, baştan sona tamamlamış veya tamamlamış olmanız gereken öğelerden başlayarak. Örneğin:

• Otel odaları kitaplığı
• Rezerv sergi salonu alanı
• Araştırma çevrimiçi konferans kayıt sistemleri
• Konferans pazarlama planı planı

Baştan başlayın ve oradan gidin. Eğililmesi gereken her detay için sözleşmelerin imzalanıp alınmadığından emin olmak için bir takip ekleyin. Konferans tarihi yaklaştıkça, eylem öğeleriniz şunlar gibi kısa vadeli görevleri içerecektir:

• Renk şemasını ve dekoru seç
• Çiçek düzenlemeleri yapma
• Menüyü seçin
• Hoparlörler veya VIP'ler için havaalanı ulaşımının düzenlenmesi > Konferans planlama rehberinizi, bir konferans planlamasına dahil olan her şey için, ne kadar küçük olursa olsun, kullanım kılavuzunuz olarak düşünün. Bu kılavuz, yalnızca sizi düzenli ve programlı tutmakla kalmayıp aynı zamanda büyük tarih yaklaşırken sinirleri rahatlatacak ve bir şeyi unutup unutmadığınızı soracak çok değerli bir araç haline gelecektir.