İşLetmeler İçin Toplama Mektubu

Koleksiyon mektuplarına meydan okuma mı gönderiliyor? Yalnız değilsin. Birçok işletme sahibi, bir toplama mektubu yazmayı veya referans olarak bir örnek vermeyi bilmiyor.

Koleksiyon mektupları iki şey yapmalıdır: müşteri iyi niyet sahibi olmak ve ücret ödemenize yardımcı olmak. Bir mektup gönderirken telefonunuz çalıyor ya da ödemeler posta ile başlamaya başlarken bir mektup çalışıyor. Harf toplu gönderirseniz ve cevap yoksa yeni toplama mektuplarının zamanı geldi.

Mektup yaratımının en iyi uygulamalarını anlamak için, aşağıda bir örnek toplama mektubu bulunmaktadır. Bu, gönderilecek ilk toplama mektubunun bir örneğidir.

Numune Toplama Mektubunun İş Profili

Satış şu an geçen sene olmamıştır. Frank yaşlı deneme bakiyesini yazdırırken gözlerini salladı, işinde kalmak isterse artık zorunluluk haline gelen rahatsız edici bir işle karşı karşıya kaldığını biliyordu.

Kendisine rehberlik eden bir uzman tarafından yazılan mektupların toplanmasıyla, sadece ne yapılacağını biliyordu. Uzman emretmişti "Daha sonra değil daha erken gönder" dedi. Frank geçmiş faturalar yığını aldı ve toplama mektubu şablonlarına müşteri bilgilerini girmeye başladı. Frank yığın boyunca ilerledikçe, kendisine olan borcunu ödemek düşünüldüğünde güveni arttı.

İlk Numune Alma Numarası # 1 Örnek 999 Numaralı Franks Sıhhi Tesisat

123 Ana Cadde

Herhangi bir yerdeki NH 05000

Hesap Numarası veya Fatura No: 123 > Vadesi Gelen Veya Geçmiş Dengesi: 100 Dolar. 00

Sevgili Jim,

Bu hesap bakiyenizin 100 $ olduğunu hatırlatan bir öğesidir. 00, 28 Kasım 2008 itibariyle gecikmiştir.

Lütfen bugün bu miktarı ödeyin, size kolaylık olması için damgalı bir ödeme zarfı eklemiş bulunmaktayım.

Ödemeniz için teşekkür ederiz.

Saygılarımızla,

Frank Smith

Franks Sıhhi Tesisat

Örnek koleksiyon mektubunda görebileceğiniz gibi, en etkin koleksiyon harfleri kısa ve noktaya kadar okunması kolay. Uzun veya kafa karıştırıcı kelimeler ve cümlelerden kaçının. Daha doğrudan mektup daha az yanlış anlamaya yol açar. Tahsilat mektubunuz:

İlk cümlede mektubunuzun gerekçesini söyleyin.

İkinci cümledeki ilk cümleyi daha fazla açıklayın.

Çözüm önerin.

• Alıcıya teşekkürler.
• Koleksiyon mektubu işinizin bir yansımasıdır, profesyonel kalmasını sağlayın. Mektubunuzun birisini sizi para göndermeye ikna etmek olduğunu unutmayın. Özellikle bu sizinle iş yapmaya devam etmek istediğiniz bir müşteri ise, ifade ve tonunuz önemlidir. Her zaman müşterinin ödeyeceğini varsayalım. Ödeme için bir zarfın muhafaza edilmesi daima iyi bir fikirdir.Ödeme zarfına posta ekleyebiliyorsanız, bu daha iyi. Müşterinin ödemeyi ne kadar kolay yaparsanız, ödeme şansınız o kadar iyi olur.
• Michelle Dunn zamanında veya erkenden ödeme yapan müşterilere sahip olmak isteyen şirketlere yardımcı oluyor, müşterilere geç ödeyen veya ödemeyen şirketlerle çalışıyor. Michelle, 21 yıldan fazla bir süredir kredi ve borç tahsilâtında tecrübeye sahip olan "Gıcırtılı Çark Olun, herkes için bir kredi ve koleksiyon rehberi olun" ve diğer pek çok kitabı yazan bir derstir ve ürün ve hizmetlerin bütün bir araç setini şirketiniz için büyük fark yaratabilir.