Giden Çağrılarda Zaman Kazanın

Telefon hala çoğu küçük işletme için birincil iletişim aracı olduğu için telefonla zaman yönetimi önemlidir. Ancak işletmelerin telefon kullanma harcamalarının çoğu zaman kaybıdır. Giden aramaları yaparken iletişim kurmak istediğimiz insanlarla iletişim kurmak yerine, diğer kişilere veya makinelere konuşurken zaman ayırarak telefon etiketinin sonsuz turlarını oynuyoruz.

Ancak, sadece konuşup konuşmak istediğimiz insanlarla konuşabilir ve ne söylemek istediğimize ve devam edersek?

Olabildiğince daha üretken olabileceğinizi ve ne kadar süreyle başka şeyler yapmak zorunda kalacağımızı düşünün.

Yapabiliriz - ve önceden hazırlanmak biraz hazırlık gerektirir.

Zaman Yönetimi Telefon Gelecek Aramalar için İpuçları

1) Tedarikçiler, düzenli müşteriler veya müteahhitler olsun, çoğumuz aynı kişileri tekrar tekrar aramaktayız. Temas bilgileriniz zaman kazanmak için ayrıntılarla güncellenmiş olun, böylece mevcut olmayan kişilere ulaşmaya çalışırken zaman harcamazsınız.

Örneğin, ulaşmak istediğiniz belirli bir kişinin öğle yemeğinden 1 - 2 p arası aldığını biliyorsanız. m. Her gün neden bu saatlerde onu aramaya çalışıyordum?

2) Telefonunuza düzenli aradığınız kişilerin numaralarını programlayın. Bunu yapmayan insanlara hayranım, sayıları aramadığınız zaman kaydettiğiniz zaman ve onları yumruklamak eşit derecede şaşırtıcı.

3) Giden çağrılarınızı planlayın. Aramadan önce, ana hedefi ve konuşmak istediğiniz kilit noktaları not edin.

Bu, telefonda olduğunuz noktaya sadık kalmanıza ve kapatılacak her şeyi kapsamanıza, çağrı sırasında zamandan tasarruf etmenize ve bir şey unuttuğunuz için tekrar aramak zorunda kalmamanıza yardımcı olmanıza yardımcı olur. Konuya devam etmenize yardımcı olacak bir açılış senaryosunun hazırlanması için Başarılı Satış için 11 Soğuk Çağrı Tekniği'ne bakın.

4999) Kişileriniz veritabanına girilen birini arıyorsanız, arayınca önünüzde aradığınız kişiyle ilgili tüm bilgilere sahip olun. İster masaüstü bilgisayar, ister mobil cihaz, isterse bir Rolodex kullanıyorsanız, bu görüşme sırasında mükemmel bir bellek yardımıdır. Artı, müşterinin kocasının adı gibi bir şey aramaya gerek duymuyorsanız, görüşme sırasında not alma seçeneğiniz olacak, böylece daha fazla zaman tasarrufu sağlanacaktır.

5) Tabii ki, bir görüşme sırasında not almak istiyorsanız (veya telefonda konuşurken başka herhangi bir şey yapmak istiyorsanız), iyi bir hoparlör veya kulaklık kullanılması gereklidir. Ellerinizi özgür bırakmak çok zaman boşa çıkarabilir.

6) Birinin telesekreterine veya telesekretere ulaşırsanız, telefon numaranızı iki kez veren eksiksiz bir mesaj bırakır ve neden artığınızı belirtir.Örneğin, "Susan Ward, (telefon numarası) Projenizin tahmini hakkında görüşmek üzere arıyorum, bugün öğleden sonra (telefon numarası) numaralı telefondan ulaşabilirsiniz."

Numaranızın iki kez belirtilmesi, mesajı doğru alıp mesajı tekrar oynatmadan yazması çok daha iyi bir şans.

7) Telefonla zorla kabul etmeyin . Birine ulaşmaya çalışırken ve bulmadıysanız, geri aramak caziptir - belki de her yarım saatte!

Fakat uygun bir mesaj verdiyseniz, tekrarlanan mesajları bırakarak (ve kişinin telesekreterini veya telesekreterini doldurarak) vaktinizi boşa harcamaya gerek yoktur. Aradığınız kişiye, bir sonraki iş gününe kadar olduğu gibi geri araması için makul bir süre verin.

8) Telefon görüşmelerinizi zamanlayın ve mümkünse tek bir zaman diliminde bir araya getirin. Çoğumuz çoklu görevlerde o kadar da iyi değil ve bir görevden diğerine ileri geri dönerken çok fazla üretkenlik kaybediyoruz. Belirli bir günde bir düzine görüşme yaptıysanız, bir veya iki saatlik bir aramadan bir saat içinde yapmak ve daha sonra bir saat sonra başka üç arama yapmak ve daha sonra iki dakika sonra 45 dakika daha yapmak daha verimli olur.

9) Mümkünse giden telefon görüşmelerinizi yaptırın. Hızlı bir görüşme olmazsa, ilk önce birini ararsanız, kendinizi tanıtın, neden aradıysanız ona söyleyin ve kendisine konuşmanın uygun bir zamanı olup olmadığını sorun veya bir süre kitap tercih etmesini isteyin tartışmak için.

O zaman onu arar ayarlayın. Bu yalnızca yerinde zaman kazanmakla kalmaz, aynı zamanda kişiyi geri çağırdığınızda zamandan kazanırsınız, çünkü her ikiniz de ilk çağrıldığınız sorunu tartışmaya hazır olursunuz.

10) Mümkünse, giden telefon görüşmelerinizi "en iyi zaman" ile yapın. Araştırma, sabahın erken saatlerinde ofislerinde daha fazla kişinin bulunduğunu ve 8 a. m. ve 11 a. m.

Telefon görüşmelerinde daha fazla ipucu ister misiniz? Ardından, bu makaleye, Gelen Telefon Aramaları İçin Zaman Yönetimi İpuçları bölümündeki eşlik dosyasını okumak isteyeceksiniz.

Ayrıca okumak isteyebilirsiniz:

Nasıl Zamandan Tasarruf Yapabilir ve Meşgul Vaktinize Daha Fazla Zaman Verebilirsiniz

11 Çalıştığınız Zaman Yönetimi İpuçları