Konferans Akışını Yönetmek İçin Olan İşaretleme Stratejileri

Etkinlik planlamacıları, katılımcıları geniş konferans sunumlarına ve konferans salonlarına götürürken iyi tabelanın oynadığı hayati rolü anlıyor. Olduğu söyleniyor, etkin bir olay tabela stratejisi planlamak nadiren bir avuç dolandırıcı köpük tahtası görüntüleri hazırlamak kadar basit. Yüzlerce insanı yabancı bir bölgede toplarken, en iyi trafik dönüşüm hunilerine bile istisnalar olacağını düşünmelisiniz.

Etkinlik bütçenize baskı masrafları için karar vermeden önce değerlendirmeniz gereken en önemli hususlardan 5 tanesini tartışalım.

Oda Adlarınızı Mülkiyetle Hizalama

Sponsorluk tanımanın bu modern çağında, katılımcı bir sponsorun adını taşıyan bir ara odası görürsünüz. Konferansa katkıda bulunanların dikkatini çekmenin harika bir yol olduğundan bu mantıklıdır. Ancak, yapmak istemediğiniz bir şey, mekanınızın oda adlarını geçersiz kılmaktır. Örneğin, mekan genel oturum odasını Ziyafet Odası 4 olarak tanımladıysa, bu bilgiyi tabela ve programlarınıza eklemeniz gerekir. Bu protokolü takiben, yöneticilerden tutuklulara, direkt olarak kayıp katılımcılara kadar doğru konuma herkes yardımcı olacaktır. Aksi takdirde, yaratıcı bir şekilde "Altın Oda" arayan kayıp bir ruh, doğru bilgiyi almadan önce birkaç kişiye devredilebilir.

Tabelanıza esneklik kazandırmak için Velcro kullanın

Bu, olay gününde size bir çok güçlük çıkarmayan basit bir numaradır.

Gerektiğinde değiştirebileceğiniz Velcro oklarıyla birkaç genel yön işareti oluşturun. Bazı trafik modelleri tahmin etmek imkansızdır ve yön işaretlerini bir çimdikte postalama esnekliği sizi felaketten kurtarabilir. Aynı çizgide, Velcro'nun işlevselliğini gelecekteki etkinlikler için tabelayı yeniden kullanmak üzere de kullanabilirsiniz.

Örneğin, park etme ve tuval işaretleri, hemen hemen her olay için kullanabileceğiniz tür şeylerdir.

İşaretlerinizin Geri kalanından Dikkat Etmesini Sağlayın

Etkinlik planlamacılar için ortak bir sıkıntı, otellerin ve konferans merkezlerinin sunduğu yaygın etkinlik tabelasının eksikliğidir. Geçişin en basit yolu, tüm tabela ihtiyaçlarının sorumluluğunu almaktır. Tabii ki, şirket içi seçeneklerin bulunduğu envanteri almak mantıklı olur, ancak bu kaynakların bazılarını etkinlik mekanındaki diğer etkinliklerle paylaşmanız gerekebileceğini unutmayın. Zarif mekan tabela dışı duran markalı işaretler konuklarınız için çok daha fazla fark edilebilir. İnsanlar ev işaretlerinin hemen önünden geçme eğilimindedir; bu nedenle dikkat çekmek için markanızın veya logonuzun açıkça görüntülendiğinden emin olun.

Misafirlerinizi Ön Kapıya İlk Alın

Katılımcıların mülkiyetini yönetmeye başlamadan önce beklemeyin.Giriş ve park işaretleri, katılımcıların binayı doğru yerde park etmelerinden ve girmelerinden emin olmak açısından önemlidir. Güven Bana; binanın yanlış tarafında park ettikleri için sadece bir buçuk kilometre yürüdükten sonra bir tescil ettiren tebrik eden kişi olmak istemiyorsunuz! İyi bir tabela stratejisi, bir konukun mülk gerekçesiyle ineceği ilk yerden başlar.

İnsan Etkileşiminin Gücünü Asla Küçümseyin

İşaretleriniz ne kadar göz alıcı olursa olsun, asla dostça bir yüzün değerini değiştiremezler. Greeters, mönüler ve park görevlileri kaybolan ve sinir bozucu katılımcılara karşı her zaman en iyi savunucudur. Çoğu konferans merkezi bu hizmetleri bir saatlik ücretle sunuyor veya kuruluşunuzdan gönüllüler isteyebilirsiniz. Stratejik olarak yerleştirilmiş bir kayıt tablosu, personel ihtiyacının bir kısmını hafifletir, ancak mekan mülkiyetinde dolaşırken ve misafirlerinizin kaybolabileceği yerleri belirlediğinizden emin olun.

İyi bir olay tabelası stratejisi geliştirmede en iyi yaklaşım tüm varsayımlarınızı pencereden atmaktır. Her otel ve konferans merkezi yerde bir miktar hisse levhasına sahiptir, ancak konferansınız için birincil yol tarif kaynağı olarak bu konuyu gözetmemelisiniz.

Reklamın bize her açıdan itildiği bir dünyada etkin olay tabelaları öne çıkmalı ve katılımcıların dikkatini çekmelidir. Konferans logonuzun tüm işaretler üzerinde bulunması kadar basit olabilir, konukların geldiği sırada gülümsemeleri ve sorulara cevap vermeleri için belirlenmiş bir personel gerekir.