Teklif Verme Belgesi (RFP)

Giriş

Karmaşık bir işletme gereksinimi tanımlandığında, bir şirket şartları yerine getirmek için bir satıcı bulmaya hazırdır. Bir satıcı bulmanın ilk adımı, Teklif Çağrısı (RFP) oluşturup göndermektir. RFP belgesi, iş gereksiniminin her alanını ve RFP'de belirtilen şartları yerine getirmek için şirketin potansiyel bir satıcıdan ne istediğini ayrıntılı olarak içermelidir.

Satıcı, RFP'de belirtilen gereklilikleri anlayışına dayalı olarak bir teklif verecek ve rekabet eden teklifler, ya kazanan satıcı seçimi ya da bir kısa liste daha sonra şirkete sunum yapacak satıcılar.

Teklif Belgesi Talebinin Tanımlanması

RFP belgesi, bir müşterinin iş gereksinimlerini yerine getirebilecek bir satıcı edinmek için çok önemlidir. Belge, belirsiz gereklilikler, eksik şartlar veya satıcı üzerindeki mantıksız gerekliliklerle kusurluysa, RFP işlemi eksik tekliflere veya bazı durumlarda hiç teklif verilmeyecektir. Satıcılar aldıkları her RFP'ye teklif vermek zorunda değildirler ve RFP gereksinimlerini yerine getirebilseler bile, gereksinimleri zamanında teslim etme kapasitesine sahip olmayabilirler. Daha sonra, bir müşteri, alanlarında lider olabilecek, ancak müşterinin ihtiyaçlarını karşılayacak araç veya kapasiteye sahip olmayan daha küçük satıcılara RFP gönderdiğinde sıklıkla bulunur.

Her RFP, tanımlanan gerekliliklere ve müşterinin spesifik ihtiyaçlarına göre farklı olacaktır. Aynı şirkette bile, bir RFP dokümanı, birincil gerekliliklere bağlı olarak odak farklılık gösterebilir. Bazı RFP'ler için fiyat odaklı olabilir, diğerleri teslimat sürelerine veya ihtiyaç duyulan kalitelere odaklanabilmektedir.

RFP Belgesinin Özgü Özellikleri

RFP belgesinin bazı özellikleri gereklidir. Örneğin, her RFP'nin, müşterinin tüm potansiyel tedarikçilerin teklif vermesini istediği belirli bir tarih ve saati olmalıdır. Bu tarihten sonra teklifler sunulursa, bunlar atılmalıdır. Bir satıcı zamanında teklif sunamazsa, bu durum kuruluşla ve belki teslim endişeleriyle ilgili olası bir sorunu işaret edebilir.

Bununla birlikte, müşteri satıcılara teklif vermeye yetecek zamanı vermelidir. Gereksinimler özellikle karmaşıksa, tedarikçilerin gereksinimleri anlaşabileceği alanlara bölmek için bir yanıt ekibi oluşturması ve daha sonra teklif bir araya getirmeleri gerekebilir. RFP'de tanımlanan zaman çizelgesi çok kısa olursa, yanıtlar acele edilebilir ve satıcılar, projeyi tam olarak anlamak yerine, karmaşıklığını tahmin ediyor olabilir.Bu yanlış tekliflere ve RFP israfına yol açacaktır.

RFP belgesi, satıcıların RFP'de belirtilen gerekliliklerle ilgili ek soruları varsa süreci belirtmelidir. Satıcıların müşteriyi aramasına izin verilmemelidir; çünkü bir satıcıya onlara rekabet avantajı sağlayan ilave bilgiler verilebilir.

Her satıcı temsilcisinin müşteriye dönük sorular sormasını ve dinlemesini sağlamak için konferans araması düzenlemek en iyisidir. Bu, ihale sürecinde adilliği garanti eder.

Bir RFP belgesi, satıcıların RFP yanıt biçimini de açıkça belirtmelidir. Bu açıkça tanımlanmadıysa, farklı biçimlerde olan yanıt gönderilecek ve satıcıların tekliflerini karşılaştırmak mümkün olmayacaktır. Yanıt formatı, referanslar, potansiyel ekip üyelerinin özgeçmişleri, satıcılar tarafından gereksinimleri anlayan bir belge ve fiyatlandırma için bir format gibi her bölümdeki satıcıdan neyin gerekli olduğunu tanımlamalıdır. Her satıcı doğru yanıt biçimine bağlı kalırsa, tekliflerin karşılaştırılması daha kolaylaşır.